Какие документы нужны для ведения ип

Какие документы должен вести индивидуальный предприниматель

Своевременно и грамотно составленная отчетность — обязательное условие для долгой жизни любого малого и среднего бизнеса. Какие документы должны быть у индивидуального предпринимателя (ИП)? Какую отчетность как предприниматель и как работодатель он должен вести? Чтобы избежать проблем, главное — знать четкие ответы на эти вопросы и предоставлять требуемые данные в нужное время и в нужном формате.

По сравнению с прочими сложностями предпринимательской жизни регистрация ИП — простая и быстрая процедура. Она требует точного соблюдения регламента, выполнив который, вы приобретаете заветный статус индивидуального предпринимателя уже через три дня. Казалось бы, главное позади, и теперь вы можете со спокойной совестью вести предпринимательскую деятельность. Но это лишь начало. Вместе со статусом ИП на ваши плечи ложится ответственность за своевременную и грамотно составленную отчетность, оформленную в соответствии со спецификой вашего бизнеса.

Полный перечень документов, которые должен вести ИП, определить сложно. Их список зависит от множества факторов: сферы деятельности бизнеса, места регистрации предприятия, условий труда и в некоторых случаях даже от личного выбора самого предпринимателя.

В любом случае, перед тем как готовить список необходимых документов, нужно прежде всего четко определиться с тем, какой вид налогообложения вам удобен и будут ли в вашей компании сотрудники.

Какие бухгалтерские документы должен вести ИП без сотрудников?

Самый простой путь ведения своего бизнеса — ИП без найма дополнительных сотрудников. В таком случае вы сами себе хозяин в ведении дел, у вас нет обязанности выплачивать заработную плату и — что особенно важно — вести дополнительную отчетность. Тем не менее полностью отказаться от ответа перед государством не получится, налоговые обязательства никто не отменял.

Вступая на предпринимательский путь, вы сразу оказываетесь перед выбором: вести свою деятельность в общем налоговом режиме или избрать альтернативный путь одного из специальных налоговых режимов. Каждому из них соответствует своя форма налоговой отчетности.

Общий налоговый режим

Выбрав общий налоговый режим, индивидуальный предприниматель должен вести и своевременно предоставлять в налоговые органы:

предоставляется в срок до 30 апреля;
уплата налога за год производится до 15 июля;
заполнить и сдать декларацию можно и в бумажном, и в электронном виде.

предоставляется в случае получения в течение года доходов от предпринимательской деятельности;
сдается не позднее пяти дней после окончания месяца, в котором получены такие доходы.

предоставляется не позднее 25-го числа, следующего за истекшим кварталом;
сдается только в электронном виде;
налог уплачивается ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за расчетным кварталом.

Книгу покупок НДС (примеры отражения записей по счетам-фактурам в книге покупок и книге продаж с указанием кодов видов операций)

Книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (КУДиР)

Специальные налоговые режимы

Как правило, общий налоговый режим отчетности оказывается более простым в понимании, но не всегда наиболее выгодным. Для облегчения жизни малых предпринимателей государством были введены специальные налоговые режимы.

УСН

Самый распространенный и простой из специальных режимов — Упрощенная система налогообложения (УСН) — заменяет сразу три налога. УСН дает ИП право не платить НДС, НДФЛ и налог на имущество. Все остальные налоги платятся в том порядке, который предусмотрен для ИП при общем налоговом режиме.

Поэтому основные документы, которые должен вести ИП на УСН — это:

предоставляется по итогам отчетного года не позднее 30 апреля следующего года;
в случае закрытия ИП необходимо подать декларацию не позднее 25-го числа следующего месяца.

ЕСХН

Отдельный налоговый режим разработан специально для тех предпринимателей, которые производят сельхозпродукцию. В случае если ИП подпадает под категорию Единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН), он обязан вести те же документы, что и предприниматели при УСН — Декларацию и КУДиР.

ЕНВР

Выбрав Единый налог на вмененный доход (ЕНВР), независимо от объемов заработка, вы будете платить фиксированные 15% от вмененного дохода. При выборе такого режима налоговой отчетности из всего перечня документов вы должны вести:

Налоговую декларацию — сдается по итогам каждого квартала не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Учет физических показателей (например, площадь торгового места, количество сотрудников и т.д.).
Книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (КУДиР) в данном случае вести не требуется

ПСН

Еще один вариант налогового режима — Патентная система налогообложения (ПСН). Стоимость патента будет зависеть от вида деятельности ИП. Однако обязательным документом в любом из случаев является только Книга учета доходов (КУД).

Подробную информацию о разных налоговых режимах и о формах обязательной отчетности каждого ИП можно получить на официальном сайте ФНС, в разделе с детальной информацией о налоговых документах, которые должен предоставлять каждый ИП.

Какие документы должен вести ИП как работодатель?

Если все-таки без дополнительной помощи ИП не обойтись и к работе привлекаются наемные сотрудники, необходимо вести специальные документы. Наем сотрудников на работу возлагает дополнительное бремя ответственности и отчетности.

Начав предпринимательскую деятельность, вы попадаете под регулярный контроль Федеральной налоговой службы (ФНС), Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС).

Так, в каждый из вышеперечисленных органов индивидуальный предприниматель как работодатель должен предоставлять свой комплект отдельных документов.

ФНС

Федеральная налоговая служба требует от ИП с сотрудниками:

Отчетность по форме 2-НДФЛ — до 1 апреля следующего года.
Среднесписочную численность работников (www.glavbukh.ru)подается по итогам отчетного года не позднее 20 января следующего года, в случае закрытия ИП среднесписочная численность подается не позднее фактической даты снятия с учета.

ФСС

В Фонд социального страхования необходимо предоставлять отчетность по форме 4-ФСС:

на бумажном носителе — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
в электронном виде — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

ПФР

Пенсионный фонд требует от каждого ИП как работодателя:

необходимо указать данные в целом по организации и отдельно данные индивидуального учета по каждому сотруднику;
в печатном виде требуется предоставить расчет не позднее 15-го числа второго месяца, следующего за отчетным периодом;
в электронном — не позднее 20-го числа второго месяца, следующего за отчетным периодом.

сдается ежемесячно, не позднее 10-го числа следующего месяца.

Какие кадровые документы должен иметь ИП?

Каждый ИП как работодатель должен иметь ключевые кадровые бумаги.
Оформление сотрудников на работу при любой форме ИП подразумевает наличие отчетности в виде следующих документов:

Контракт в двух экземплярах
Приказ о приеме сотрудника на работу
Должностная инструкция
Штатное расписание и график оплачиваемых ежегодных отпусков
Правила внутреннего распорядка
Личные карточки сотрудников по форме Т-2

Кроме того, для общего ведения кадровой документации требуется вести следующие отчетные документы:

Табель учета рабочего времени
График отпусков
Штатное расписание
Книга учета движения трудовых книжек, а также их вкладышей
Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности

В целом оформление нового работника в рамках ИП не очень сложная процедура. Главное — вести полный кадровый учет и документооборот. А своевременное заполнение всех необходимых форм по трудоустройству позволит избежать неприятных и неожиданных трудностей с контролирующими государственными органами и, что не менее важно, самими сотрудниками.

Автор: Анастасия Сухорослова

Дата публикации: 26 сентября 2016

46999 106

Oткрытие ИП в Польше

Как и в других странах, в Польше самая простая форма ведения бизнеса — это ИП (ФОП). Здесь это называется Jednosobowa działalność gospodarcza (JDG), то есть деятельность по получению прибыли индивидуально ведет одно лицо от своего имени и под свою ответственность.

В отличие от фирмы, в случае ИП все административные процедуры максимально упрощены, чтобы каждый мог без особых сложностей начать свой бизнес.

В последнее время JDG стали часто использоваться в качестве альтернативы традиционным трудовым отношениям между работодателем и работником, особенно в сфере ИТ. Выглядит это так: ИТ-специалист открывает ИП и заключает со своей компанией B2B-контракт вместо прежнего трудового договора о найме. Этот вариант сотрудничества на сегодня наиболее выгоден обеим сторонам в плане налогообложения и одновременно полностью соответствует требованиям польского законодательства.

Важно! Если сначала работать по трудовому договору, а потом уволиться, то на того же самого нанимателя по B2B-контракту можно работать через ИП только по общей и линейной системе налогообложения, упрощенную (ryczałt) в течение 5 лет использовать нельзя.

Кто может открыть ИП

Оформить ИП в Польше могут не только граждане страны, но и иностранцы. Но не все, а только которые имеют определенные основания:

Визу PBH. По программе Poland.Business Harbour визу получают ИТ-специалисты, а также бизнесмены, планирующие инвестировать в польскую экономику или релоцировать сюда бизнес.
Карту поляка. Об этом подробнее чуть ниже.
Временный вид на жительство. Но не любой, а только выданный на основании вступления в брак с гражданином или воссоединения семьи с гражданином Польши.
Постоянный вид на жительство. Здесь уже нет ограничений — независимо от основания получения можно открывать ИП.
Выданный в Польше вид на жительство долгосрочного резидента Европейского Союза. По сути, это аналог Карты сталого побыту.
Супруга или супругу, который/ая является гражданином Польши. Но есть нюанс — оба супруга должны проживать именно на Польской территории.
Гуманитарный статус: быть беженцем, иметь предоставленную дополнительную защиту, разрешение на толерантное пребывание и т.д.

Отдельно стоит выделить граждан Украины: если они приехали в Польшу до 24 февраля 2022 года, то открыть ИП можно только при наличии вида на жительства, статуса побытового и штампа в паспорте. Если граница была пересечена после этой даты, то открыть ИП можно на упрощенных основаниях — достаточно PESEL с пометкой UKR.

ИП в Польше по карте поляка

Наличие Карты поляка значительно упрощает весь процесс легализации — начиная от получения национальный визы и заканчивая тем, что на основании Карты поляка можно зарегистрировать ИП — хоть в тот же день, когда ее обладать въехал на территорию Польши.

Кстати, в нашей практике большинство регистраций ИП происходит на основании Карты поляка, а также визы Poland.Business Harbour.

Но также не стоит расстраиваться, если у вас нет ни одного из вышеперечисленных оснований, которые позволяют открыть ИП в Польше для иностранцев. Потому что вести бизнес в Польше иностранцы могут и в формате юридического лица — Sp. Z o. o., или Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością).

Что выгоднее — ИП или фирма?

Нет однозначного ответа на вопрос о том, какая форма ведения бизнеса лучше — все зависит от той деятельности, которой вы планируете заниматься. Для малого бизнеса открытие ИП в Польше гораздо проще с точки зрения администрирования бизнеса, но иногда требуется и регистрация фирмы.

Мы собрали в одной таблице плюсы и минусы ведения бизнеса в качестве ИП и в формате фирмы:

JDG	SP. Z O.O.
Регистрация бизнеса
Проще, быстрее и бесплатно. Можно и самому зарегистрировать, но лучше воспользоваться предложением от Siiami	Нужно заплатить пошлину, самостоятельно справиться с регистрацией очень тяжело
Кто может открыть
Нужно основание. Самые распространенные — виза PBH, Карта поляка, ПМЖ, статус UKR	Любой иностранец, легально находящийся на территории Польши — даже по туристической визе. Также для открытия фирмы не нужен договор о съеме жилья — учредители могут жить даже в отеле или хостеле (но требуется юридический адрес для компании — или виртуальное бюро)
Формирование уставного капитала
Не требуется	Требуется. Минимальная сумма — 5000 zł
Система налогообложения
Можно выбрать подходящую систему налогообложения. До определенного порога можно не платить НДС.	Только общая система налогообложения
Нужно ли платить взносы в ZUS
Да, но на первое время есть льготы	Да

Стоимость бухгалтерского обслуживания в Siiami
от 185 zł в месяц (без VAT)	от 300 zł в месяц (без VAT)
Ответственность
Предприниматель отвечает по обязательствам всем своим личным имуществом	Материальная ответственность ограничивается имуществом фирмы
Можно ли иметь партнера в бизнесе
Нет. Но можно делегировать управление деятельностью	Да. Несколько учредителей могут внести первоначальный капитал для старта бизнеса и закрепить это, определив доли каждого участника и распределив роли партнеров (доли, участие в правлении, руководстве и т.д.)
Основание для получения ВНЖ
Является	Является. Но это немного сложнее по сбору пакета документов

Но все случаи индивидуальны — мы в Siiami готовы рассмотреть вашу ситуацию и бесплатно проконсультировать по поводу выбора оптимальной формы ведения хозяйственной деятельности.

онлайн регистрация JDG за 1 час
1 МЕСЯЦ бесплатного бухгалтерского обслуживания
детальная первичная консультация

онлайн регистрация JDG за 1 час
1 МЕСЯЦ бесплатного бухгалтерского обслуживания
детальная первичная консультация

онлайн регистрация JDG за 1 час
1 МЕСЯЦ бесплатного бухгалтерского обслуживания
детальная первичная консультация

Как зарегистрировать ИП в Польше — пошаговый алгоритм

Регистрация ИП в Польше довольно проста — все можно сделать онлайн, нет необходимости носить распечатанные документы в государственные учреждения.

Подготовили для вас алгоритм, который позволит понять процедуру регистрации ИП:

Нужно получить номер PESEL и иметь право для открытия ИП — визу Poland.Business Harbour, Карту поляка, ПМЖ, PESEL с пометкой UKR и т.д.

Также необходим адрес проживания (с заключенным договором о найме этой квартиры или дома).

Если вы намерены все сделать онлайн и без походов с бумагами по госучреждениям, то нужно зарегистрировать и подтвердить Profil zaufany — с его помощью нужно будет подписывать электронные документы.

На сайте biznes.gov.pl заполнить форму CEIDG-1 — нужно будет указать свои данные, адрес регистрации, выбрать код предпринимательской деятельности, вид системы налогообложения (общая, линейная, упрощенная), указать банковский счет и т.д.

Подписать с помощью Profil zaufany заполненное заявление и отправить его на рассмотрение.

Получить номера REGON и NIP. Каких-либо специальных действий для этого предпринимать не нужно — они будут присвоены автоматически при регистрации JDG. Подтверждение регистрации ИП и присвоение номеров обычно занимает до 7 дней.

REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej) — это девятизначный номер, который нужен любому бизнесу для статистических целей.

NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) — это десятизначный идентификационный номер налогоплательщика, который выдается налоговой инспекцией. Он будет указываться на всех ваших инвойсах и использоваться для расчета налогов.

Открыть бизнес-счет в банке — это не обязательное действие, можно пользоваться и личным счетом. Но, как показывает практика, это неудобно — среди транзакций по покупкам в «Бедронке» сложно найти операции по ИП. А при налоговых проверках инспекция может запросить пояснения по приходу сумм на счет: если для ИП вы пользуетесь личным счетом, то придется доказывать по некоторым поступлениям, что это был подарок, возврат долга, продажа б/у вещи на Olx, а не доход от предпринимательской деятельности.

Все, больше ничего не нужно — можно начинать работу как индивидуальный предприниматель в Польше!

Важно! Мы крайне не рекомендуем регистрировать ИП самостоятельно, с помощью инструкций в чатах или рассказов знакомых. Хотя сам процесс и довольно простой, но есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать при заполнении формы CEIDG-1 (как зарегистрировать в ZUS себя и семью, какую систему налогообложения и код деятельности выбрать, с какой даты лучше зарегистрироваться и т.д.) Лучше обратитесь в Siiami: наши юристы проконсультируют об особенностях ведения бизнеса в Польше, расскажут о нюансах налоговой системы и по видеосвязи в онлайн режиме пошагово помогут зарегистрировать ИП на сайте biznes.gov.pl.

Бухгалтерия на аутсорсе

Ведение предпринимательской деятельности значительно отличается от работы по трудовому договору. Если при работе в штате компании сотруднику нужно только лишь добросовестно трудиться и за это регулярно получать на карточку зарплату, то предприниматель полностью несет ответственность за ведение своего бизнеса.

заключение контрактов с клиентами;
корректное оформление инвойсов;
ведение бухгалтерии;
подачу налоговой и статистической информации;
правильность расчета и своевременная уплата налогов и взносов в ZUS;
хранение документов.

Чтобы не отвлекаться на администрирование бизнеса, многие ИП и компании отдают на аутсорс ведение бухгалтерии и заполнение налоговых деклараций — это позволяет сосредоточиться на своей основной деятельности и иметь уверенность, что с бухгалтерий, налогами и другими документами все в полном порядке.

В компании Siiami работают опытные бухгалтера и юристы — мы готовы зарегистрировать вам ИП и взять его на полное бухгалтерское обслуживание.

Помощь / FAQ

В Польше действует программа Poland.Business Harbour, по которой ИТ-специалист и его семья могут очень легко получить визу. Это вид эмиграции, позволяющий (кроме всех остальных преимуществ программы) открыть ИП на территории ЕС. Кроме того, по визе Poland.Business Harbour можно довольно быстро и просто получить ВНЖ в Польше на 3 года.

Да, иностранцы могут открывать в Польше юридическое лицо (Społka). Но в отличии от ИП, который свободно распоряжается своими денежными средствами на счету, фирма не имеет такого права. Денежные средства с банковского счёта фирмы можно вывести путем выплаты дивидендов учредителям данной кампании после оплаты налога 19% с этих дивидендов.

Польша имеет среди стран ЕС одни из самых низких налоговых ставок для ИТ-бизнесов, а также впоследствии позволяет получить гражданство ЕС. С этим статусом можно до 10 месяцев в году жить в любой комфортной стране.

Вид на жительство Польши дает возможность работая удалённо, иметь полностью легальный доход, приобретать недвижимость (в том числе в ипотеку) и автомобили (в лизинг и кредит), посещать страны ЕС до 90 дней в году.

ВНЖ для предпринимателя в Польше: какие документы нужны для подачи

Многие переезжающие в Польшу воспользовались возможностью открыть ИП. Это разрешено обладателям виз Бизнес Харбор и гражданам Украины, а также тем, кто пребывает в Польше на основании вида на жительство по учебе. Чтобы легализоваться на основании ведения хозяйственной деятельности, нужен определенный комплект документов. Выглядит внушительно, но не так страшно, как кажется. Вполне реально подготовить их самостоятельно или с помощью своего бухгалтера.

Итак, в первую очередь нужны основные документы: заполненное заявление (wniosek), копия паспорта и фотографии, подтверждение оплаты 340 зл за рассмотрение заявления, подтверждение проживания (договор найма жилья), страховка — NFZ или полис частного страхования здоровья. Что касается проводимой деятельности, то цель документов — подтвердить отсутствие задолженности и размер заработка. Справки об отсутствии задолженностей по соцвзносам и подоходному налогу берутся в отделениях ZUS и налоговой инспекции соответственно. Сейчас большинство соискателей выбирает онлайн вариант получения этих справок.

Законодатель определил необходимый минимум заработка ИП в 12 среднемесячных заработков по стране/воеводству. Эта цифра берется из данных за 3 квартал календарного года, предшествующего году подачи заявления. Вместо этого критерия можно применить критерий создания как минимум 2 рабочих мест.

В идеале 12 средних вознаграждений должен быть размер заработка за предыдущий финансовый год. Но если ИП зарегистрирован недавно, то есть возможность показать перспективы достижения этого заработка в текущем году. Такая ситуация будет у большинства переехавших в Польшу предпринимателей, поэтому рассмотрим эти документы подробно. Курсивом мы выделили документы, которые скорее всего к вам не относятся, но есть в официальных списках.

Что может служить подтверждением намерений достигнуть требуемого финансового результата?

бизнес-план (подходит для стартапов и другого бизнеса на начальном этапе) — если ваше ИП зарегистрировано недавно
заключенные договоры с клиентами (подходит для ИП, обслуживающих одного главного клиента, тут будет полезно указать в договоре ориентировочную сумму за период и сделать период как можно более длительным — год/два/три), договор должен быть с переводом на польский язык — важно!
проекты договоров из предыдущего пункта (если самих договоров еще нет)
выписка с банковского счета, подтверждающая наличие оборотных средств
справка о состоянии личного банковского счета, если в качестве источника дохода кроме приходов ИП указываются личные сбережения (oszczędności)
фактуры ВАТ/счета на закупку основных средств, другие документы, подтверждающие инвестиции
подтверждения оплат от клиентов, налогов и взносов ZUS
договоры с наемными работниками (если таковые имеются)

книга приходов/расходов или текущий баланс предприятия — для ИП на рычалте это ewidencje przychodów, готовит бухгалтер
подтверждение складских остатков — если есть склад
декларации PIT и ZUS — поскольку декларации PIT подаются раз в год, берем промежуточный документ rozliczenie zaliczki PIT, готовит бухгалтер
иные бухгалтерские документы, которые могут показать ваш доход

Последнюю часть вам поможет составить ваш бухгалтер.

Для единоличных предпринимателей бизнес-план может состоять из краткого перечня своих компетенций, описания текущей деятельности — клиенты, обороты, расходы, а также перспектив на будущее — привлечение новых клиентов, расширение, найм помощников и пр. Здесь нет четких правил, главное, что следует помнить — все документы должны быть максимально понятными клерку в уженде и служить одной цели: продемонстрировать ваш текущий или вероятный доход.

В завершение заметим, что практика выдачи ВНЖ предпринимателям уже стала обыденностью. Инспекторы ужендов не считают заявки ИП с 3-4 месячной историей чем-то из ряда вон выходящим. Это как регистрацией ИП по визе Бизнес Харбор: еще в 2021 году назад был кейс для обсуждения всем отделом, а потом их стали регистрировать автоматом. У вас 2 основные задачи: 1) максимально облегчить работу инспектора и 2) не давать ему лишней работы в виде избыточных документов.

Индивидуальный предприниматель в Польше. Кто им может стать и как зарегистрировать деятельность?

В сегодняшнем видео мы детально разбираем процесс регистрации так называемой jednoosobowa działalność gospodarcza, а ниже мы представляем короткую текстовую версию, к которой ты можешь всегда вернуться.

В рамках Закона «О помощи гражданам Украины» каждый украинец получил возможность регистрировать себе ИП (ФОП).
Это значительно упростило процедуру начала предпринимательской деятельности в Польше, так как раньше гражданам Украины регистрировать ИП было намного сложнее.

Сейчас, если гражданин Украины заехал в Польшу после 24.02 и зарегистрировал свое пребывания в рамках закона о помощи гражданам Украины, то есть получил PESEL с пометкой UKR — на его основании он может зарегистрировать предпринимательскую деятельность без каких-либо проблем. Здорово, правда?

Так как же зарегистрировать свою фирму в Польше?

офлайн – физическая подача заявления в Ужонде города по месту жительства;
онлайн – с помощью электронной заявки.

Поговорим детальнее о том, как зарегистрировать ИП онлайн.

Необходимо зарегистрироваться на сайте https://www.biznes.gov.pl/pl
После — подтвердить свой профиль profilem zaufanym
Выбрать założenie działalności gospodarczej. И следующим шагом заполнить заявление,
Подписать документ и одной кнопкой отправляете его в Ужонд.

На что нужно обратить внимание при заполнении заявления?

важно определить форму налогообложения, так как менять ее можно раз в год;
обязательно необходимо правильно выписать символы деятельности, которую предприниматель будет осуществлять — так называемый PKD или КВЕДЫ. Полный перечень всех доступных PKD находится тут;
название фирмы индивидуального предпринимателя должно включать имя и фамилию владельца;
стоит выделить адрес проживания и адрес ведения деятельности, если они будут отличаться.

Если же ты нуждаешься в исчерпывающей консультации касательно старта своего дела в Польше, смело обращайся к нам.

Заполни форму ниже или звони по указаному номеру телефона.

Больше о наших услугах для предпринимателей ты найдёшь тут.

Полезные материалы: