Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году сотруднику

Какие документы выдавать при увольнении

Когда сотрудник покидает компанию, его нужно рассчитать и выдать ему документы. Часть из них — обязательные, другие готовятся по запросу. В 2023 году в этой сфере многое поменялось. Обобщим все правила и разберемся, какие же документы теперь нужно выдавать человеку при увольнении.

В этой статье:

• Обязательные документы
• Документы по запросу
• Когда выдать
• Что будет, если не выдать документы
• Что в итоге

Стикеры для бухгалтеров

Переходите в наш телеграм-канал,
чтобы установить!

Обязательные документы

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, если ее продолжают вести, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, заверенные выписки, в том числе из сведений о страховом стаже, и раздела 3 расчета по страховым взносам.

Трудовая книжка или СТД-Р

Основной документ каждого работника — его трудовая книжка. Она может быть классической бумажной или электронной.
В бумажной книжке следует сделать запись об увольнении и выдать ее в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если же сотрудник прежде написал заявление об отказе от бумажной трудовой или начал свой трудовой путь после 1 января 2022 года, ему нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Они выдаются в виде справки СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н.

Выдать СТД-Р при увольнении можно либо на бумаге, либо в виде электронного документа, подписанного КЭП работодателя.

Важно! Закон обязывает работодателя формировать СТД-Р только для сотрудников, у которых нет бумажной трудовой. Но эту справку вправе запросить и тот, у кого она имеется. В этом случае компания может пойти навстречу и сделать СТД-Р, но обязанности такой у нее нет (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Расчетный листок

В последний день работы в компании сотрудник должен получить все причитающиеся ему деньги (ст. 140 ТК РФ). Как правило, это часть зарплаты до дня увольнения и компенсация за неиспользованный период отпуска. Но могут быть дополнительные суммы, например, выплаты по больничному или выходное пособие при сокращении.

Каждая выплата сопровождается письменным оповещением работника (ст. 136 ТК РФ). Для этого оформляется расчетный листок. Его необходимо включить в комплект документов и при увольнении.

Обязательная форма расчетного листка не утверждена — компании разрабатывают ее сами.

Расчетный листок можно оформить на бумаге или передать в электронном виде, но есть нюанс. Прежде Минтруд не возражал против того, чтоб документ направлялся на email работника. Однако вышло письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, из которого следует, что такой способ не соответствует требованиям трудового законодательства.

Поэтому если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то можно без опаски слать электронный расчетный листок. Если же КЭДО не применяется, в случае направления расчетных листков на email есть риск возникновения спора.

Выписка из ЕФС-1

Согласно положениям п. 12 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в день увольнения застрахованному лицу нужно передать данные, предусмотренные п. 2 той же статьи. Это информация о застрахованном лице, сведения и документы о страховом стаже и его особенностях.

До 2023 года часть этой информации содержалась в формах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Теперь они отменены, а сведения, которые в них включались, подаются в новый Социальный фонд в подразделах 1.1, 1.2, 2 и 3 Раздела 1 отчета ЕФС-1. Причем заполняется форма с такими особенностями:

• Подраздел 1.1 — на всех работников, в отношении которых были кадровые события;
• Подраздел 1.2, Подраздел 2 — только на тех, у кого есть право на досрочную пенсию;
• Подраздел 3 — на тех, за кого страхователь платит дополнительные взносы.

При увольнении сотруднику нужно сделать выписку из ЕФС-1 — это следует из письма СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754. Но есть письмо Минтруда от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661, где прямо сказано, что выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется. Специалисты ведомства аргументируют тем, что информация о трудовой деятельности работника содержится в трудовой книжке или справке СТД-Р, и дублировать ее не нужно.

Скорее всего, в Минтруде имели в виду, что не нужна выписка из Подраздела 1.1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Действительно, эта информация есть в трудовой книжке или СТД-Р. А вот данных о дополнительных страховых взносах и о документах, подтверждающих право работника на досрочную пенсию, в трудовой книжке нет. Но обязанность страхователя предоставить эти сведения застрахованному лицу в день увольнения никто не отменял. Именно такая информация и будет содержаться в выписке из подразделов 1.2, 2 и 3 Раздела 1 ЕФС-1.

Чтобы не рисковать и не давать повода для споров, следует все же сделать выписку из ЕФС-1 при увольнении сотрудника. Тем более Минтруд этого не запрещает, а говорит лишь о том, что она не требуется.

Не забудьте подать в СФР Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 на уволенного сотрудника! Это нужно сделать не позже следующего рабочего дня.

Выписка из Раздела 3 РСВ

Раздел 3 Расчета по страховым взносам содержит информацию о застрахованном лице и выплатах ему, в том числе подлежащих обложению взносами. Эти данные должны быть предоставлены увольняющемуся работнику согласно п. 8 ст. 11 закона № 27-ФЗ.

Актуальная форма РСВ содержится в Приложении 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписку заполняют на увольняющегося человека за период с начала квартала по дату прекращения работы.

Выписка из отчета Персонифицированные сведения

Еще один новый отчет 2023 года — Персонифицированные сведения о физических лицах (Приложение 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). В нем содержатся личные данные человека и информация о произведенных ему выплатах.

Отчет заменил отмененную СЗВ-М, которая входила в комплект документов при увольнении. Так что на покидающего компанию сотрудника вместо СЗВ-М теперь нужно сделать выписку из Персонифицированных сведений. Период выписки — текущий месяц.

Ранее предоставленные работником документы

Если отдел кадров хранит копии документов сотрудника, например, диплома, СНИЛС или военного билета, при увольнении их необходимо вернуть. Иначе потом их придется уничтожать.

Важно знать, что и в период работы человека держать у себя его документы можно только при наличии его письменного согласия. Если такого согласия нет, а документы (или их копии) в компании хранятся, то она нарушает закон о персональных данных. Это подтверждают ответы представителей Роструда на портале онлайнинспекция.рф.

Что же касается ранее предоставленных сотрудником в отдел кадров справок, то их оригиналы работодатель возвращать не обязан. Вместе с тем у увольняющегося есть право запросить любые документы, связанные с работой. И если такой запрос поступит, эти справки придется выдать.

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Документы по запросу

Прочие документы работодатель не обязан выдавать сотруднику, если тот не напишет заявление.

Копия приказа об увольнении

Сотрудник должен подтвердить, что прочитал приказ об увольнении, и поставить свою подпись. Он также вправе запросить заверенную копию этого приказа. Она может пригодиться ему, например, на случай споров с бывшим работодателем.

Если такой запрос поступил, сотруднику нужно выдать заверенную копию приказа об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).

Справка о доходах

Раньше работодатели при увольнении работников делали им справку 2-НДФЛ, но она давно отменена. Вместо нее выдается справка о доходах и суммах налога физического лица. Она содержится в Приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Справка нужна работнику для предъявления в разные органы и организации для подтверждения его платежеспособности или права на вычеты.

Справка о зарплате 182н

Справка 182н — это устоявшееся название справки о сумме среднего заработка. Ее форма была утверждена приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, отсюда и ее название. Эту справку предъявляли следующему работодателю для расчета пособий, в том числе больничного.

Теперь все данные передаются в СФР. Поэтому с начала 2023 года приказ № 182н был отменен. Получается, оформлять эту справку больше не нужно, даже если работник ее запросил? Нужно — говорят специалисты Роструда в ответах на вопросы работников.

Проблема в том, что взаимодействие между компаниями и СФР не всегда оперативно. Практика показала, что в действительности фонд зачастую не располагает данными, нужными для расчета пособий. В итоге человеку с высоким доходом начисляют больничный исходя из МРОТ.

Специалисты Роструда напоминают, что работник может подать запрос на выдачу любых документов, связанных с работой, в том числе справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах (ст. 62 ТК РФ). И работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней.

Другие документы, связанные с работой

Увольняющийся сотрудник может запросить и другие документы. Выдавать их или нет — зависит от того, связаны ли они с его работой. Если связаны и при этом содержат сведения только о нем, то выдать такие документы нужно. Например, нельзя отказать в выдаче трудового договора, приказа о приеме на работу или о переводе внутри компании.

Важно! Нельзя выдавать сотруднику документ, в котором есть персональные данные других людей. Нужно сделать выписку из него или копию, содержащую данные только того человека, который запросил документ.

А что насчет внутренних нормативных актов работодателя? Допустим, работник запросил Положение об оплате труда или Должностную инструкцию. Нужно ли их выдать? Нет, ведь это локальные документы, не относящиеся к нему персонально и не содержащие его данных.

И когда человек уволится, эти документы уже не будут иметь к нему никакого отношения.

Когда выдать

Обязательные документы выдаются работнику в день увольнения, то есть в его последний трудовой день в компании. Прочие справки и приказы следует выдать не позднее трех рабочих дней с даты поступления от сотрудника запроса.

Выдачу документов желательно зафиксировать. Можно передать их по описи, составить акт приема-передачи или взять с работника расписку о том, что он все получил.

Бывает, что своевременно передать документы работнику невозможно. Например, он болеет или по какой-то причине отказывается их получать. В таком случае следует направить ему уведомление о необходимости забрать документы или согласиться с их пересылкой по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Задерживая выдачу документов, работодатель нарушает закон. Однако со дня отправки сотруднику уведомления компания освобождается от ответственности за такое нарушение.

Если бумажной трудовой книжки у человека нет, то СТД-Р можно направить ему почтой.

Если работник не забрал документы своевременно, но явился за ними позже, с него следует взять письменное обращение. Сведения по форме СТД-Р он может запросить по email — если такой порядок принят в компании. Он также может выбрать способ получения документа — на бумаге или в электронном формате с КЭП компании, если она есть.

Что будет, если не выдать документы

Если своевременно не выдать увольняющемуся документы, компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Для ИП штраф составит 1-5 тыс. рублей, для организации — 30-50 тыс. рублей.

За задержку выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по своей вине работодатель должен выплатить сотруднику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). Для этого человек может обратиться в суд и доказать, что отсутствие трудовой книжки помешало ему работать. А сам он прилагал усилия, чтобы получить ее обратно.

Если это удастся, то период между днем увольнения и выдачей трудовой будет признан судом вынужденным прогулом. Его нужно оплатить исходя из среднего заработка, рассчитанного по правилам ст. 139 ТК РФ.

Кроме того, бывший работник может потребовать от компании возмещения морального вреда, нанесенного ему задержкой документов.

Что в итоге

1. В 2023 году в день увольнения сотруднику нужно выдать трудовую книжку или СТД-Р, расчетный листок, выписки из РСВ, Персонифицированных сведений, ЕФС-1, а также его личные документы (включая копии), если они хранились в компании.
2. По запросу работника в течение трех дней следует выдать ему документы, связанные с работой — справки, выписки, копии приказов и распоряжений. В том числе справку 182н, которая формально отменена, или ее аналог.
3. Если сотрудника нет на работе в последний день, нужно направить ему уведомление о том, что необходимо получить документы. Иначе работодатель будет нести ответственность за задержку их выдачи.
4. Нарушение этих правил может повлечь штраф. А иногда и выплату в пользу работника более крупных сумм в виде компенсации.

Какие документы работодатель должен выдавать уволенному работнику в 2023 году

С начала 2023 года для работодателей изменен перечень и формы документов, предоставляемых сотрудникам при увольнении. Рассказываем, какие документы и в какие сроки компании должны предоставлять своим работникам при увольнении в 2023 году.

Что изменилось в вопросах увольнения

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.

Трудовая книжка

Трудовая книжка, в том числе, и электронная по форме СТД-Р, подлежит обязательной выдаче работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока прекращения трудового договора считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496). В таких ситуациях выдать трудовую книжку работодатель должен в ближайший рабочий день. К примеру, если последний рабочий день работника приходится на воскресенье, то трудовую книжку ему можно выдать в понедельник.

За пропуск законного срока выдачи трудовой книжки работодатель несет перед работником материальную ответственность. Так, работодатель обязан возместить уволенному работнику не полученный им заработок в результате невозможности трудоустроиться по новому месту работы из-за задержки работодателем выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Поэтому, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника, его отказ от ее получения и т.д.), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

При увольнении работника работодатель обязан выдать:

• трудовую книжка/электронную трудовую книжку по форме СТД-Р;
• выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (в ней указывают персональные данные уволенного и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения);
• выписку из третьего раздела РСВ;
• выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1;
• расчетный листок.

По письменному заявлению работника работодатель должен выдать:

• документы, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копии приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате и о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, сведения о периоде работы у данного работодателя).
• справку о доходах (приложение к расчету по форме 6-НДФЛ, аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ), в которой указаны сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.

Сведения о трудовом стаже и страховых взносах

До 2023 года работодатели выдавали уволенным работникам выписки из отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, а также из третьего раздела Расчета по страховым взносам (РСВ) «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Данные сведения необходимы для правильного формирования страхового стажа уволенного сотрудника и начисления ему пенсионных баллов.

Объединение внебюджетных фондов и введение новой персонифицированной отчетности не повлияло на обязанность работодателей по выдаче уволенным работникам сведений о трудовом стаже и страховых взносах. Эта обязанность по-прежнему закреплена в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Однако представлять указанные сведения уволенным работникам теперь необходимо по новым формам.

В частности, персонифицированные сведения по новым правилам нужно представлять уволенному сотруднику путем выдачи ему выписки из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписка представляется строго по уволенному сотруднику. В ней указывают персональные данные уволенного работника и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения.

Выписку из третьего раздела РСВ нужно выдавать уволенным сотрудникам по форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Раздел 3 РСВ заполняют на уволенного работника с начала квартала по дату увольнения. При этом выписку необходимо представлять не только уволившимся работникам, с которыми был расторгнут трудовой договор, но и сотрудникам, с которыми было прекращено действие договоров гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Что касается информации о трудовом стаже, то ее работодатели теперь представляют уволенным работникам путем выдачи им выписки из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1. Сведения представляют по форме, утв. постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п. Данную выписку также нужно выдавать уволенному сотруднику в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения с ним договора гражданско-правового характера.

Документы, связанные с работой

Эту группу документов работодатели не обязаны представлять сотрудникам при их увольнении, но должны их представить по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ). К документам, связанным с работой, относятся по сути любые запрошенные уволенным работником документы, содержащие персональную информацию о самом работнике (ст. 85 ТК РФ). К их числу относят:

• копии приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводах на другую работу;
• копии приказа об увольнении с работы;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
• сведения о периоде работы у данного работодателя.

Копии указанных документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Выдать их работодатель обязан в течение 3 дней с момента получения соответствующего заявления от работника (ст. 62 ТК РФ).

В то же самое время ТК РФ не обязывает работодателя предоставить работнику по его письменному заявлению копии коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому работодатель не обязан выдавать уволенным работникам копии штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании и положения об отпусках (см., например, определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 02.03.2023 № 88-3895/2023 и определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 № 88-13027/2021).

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Также при увольнении работник вправе запросить у работодателя справку о доходах (аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ). Данная справка представляет собой приложение к расчету по форме 6-НДФЛ. С 2023 года расчет и справка должны оформляться по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. В справке указывают сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.

Штрафы за непредставление документов при увольнении работника

Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:

• от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;
• от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;
• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

Кроме того, если работодатель своевременно не выдаст уволенному сотруднику его трудовую книжку или электронную трудовую книжку, он обязан будет возместить работнику не полученный им заработок по причине незаконного лишения его возможности трудоустроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ). Данную компенсацию с работодателя взыщут в размере среднего заработка уволенного работника за весь период, в течение которого работодатель удерживал у себя трудовую книжку.

Увольнения в 2023 году: новшества и ключевые особенности

При увольнении сотрудник получает перечень документов. Часть из них являются обязательными, часть можно получить по запросу. В статье рассмотрим правила и актуальный список того, что необходимо выдать при увольнении в 2023 году.

Обязательные документы

В этот список входят:

• трудовая книжка (при условии ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• расчетный листок;
• заверенные выписки: из ЕФС-1, раздела 3 РСВ, Персонифицированных сведений по физлицам.

Рассмотрим порядок предоставления этих документов.

Трудовая книжка или СТД-Р

Трудовая книжка может вестись как в бумажном виде, так и в электронном. Согласно ст. 84.1 ТК РФ , если по сотруднику велась бумажная трудовая книжка, то в ней нужно отразить запись об увольнении и в последний день работы выдать сотруднику.

Если же ранее сотрудник написал заявление на ведение электронной трудовой книжки или был принят после 1 января 2022, и при этом организация была первым местом его работы, то на руки сотруднику выдаются сведения о трудовой деятельности в виде справки по форме СТД-Р ( ст. 66.1 ТК РФ ).

Форма справки СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н . Выдача справки возможна и на бумаге, и в электронном виде (в этом случае документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью работодателя).

При этом сотрудник, имеющий бумажную трудовую книжку, может запросить справку по форме СТД-Р. При наличии бумажной трудовой книжки в обязанности работодателя не входит выдача справки СТД-Р, однако, в соответствии с письмом Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465, компания все же может пойти навстречу сотруднику и выдать её.

Расчетный листок

Согласно ст. 136 ТК каждая выплата заработной платы сотрудника должна сопровождаться его письменным оповещением. Для этого необходимо оформлять расчетный листок, который также будет входить в комплект документов при увольнении. В этом случае в него входит, как правило, часть заработной платы работника до дня увольнения и компенсация за неиспользованный отпуск. Помимо этого, в расчетный листок при увольнении могут включаться и дополнительные суммы: выплаты по больничному листу, выходное пособие при увольнении и пр.

Форма расчетного листка не регламентируется законодательством, поэтому каждая организация вправе разработать ее самостоятельно.

Предоставить расчетный листок сотруднику можно либо на бумажном носителе, либо в электронном формате. Конкретный способ извещения сотрудника организация определяет самостоятельно, закрепляя это в соответствующем локальном нормативном акте.

Выписка из отчета ЕФС-1

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику данные, перечисленные в п. 2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ – это данные о нем как о застрахованном лице, сведения и документы о страховом стаже и его особенностях.

Ранее для этого заполнялись отчеты по формам СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. С 2023 года данные формы упразднены, а вся перечисленная информация включается в новый отчет ЕФС-1 (его подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 Раздела 1), который сдается в Социальный фонд России – результат объединения ПФР и ФСС.

Заполнение указанных подразделов отчета ЕФС-1 имеет свою специфику:

Сейчас нет четкой информации о необходимости включать выписку из ЕФС-1 в список обязательных документов для выдачи уволенному сотруднику, однако есть следующие нюансы, исходя из которых данную выписку все же лучше предоставить:

1. О необходимости предоставления выписки из ЕФС-1 прописано в письме СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754, но есть также письмо Минтруда от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661, в котором говорится, что такая выписка при увольнении не нужна. Минтруд объясняет это тем, что вся информация уже есть в трудовой книжке либо справке СТД-Р.
2. Информация в трудовой книжке и справке СТД-Р соответствует данным из Подраздела 1.1 (ранее – СЗВ-ТД), однако данные о дополнительных страховых взносах и документах, которые подтверждают право сотрудника на досрочную пенсию, в нем не содержатся. При этом работодатель обязан предоставить их сотруднику в день увольнения. Содержатся эти данные только в подразделах 1.2, 2 и 3 Раздела 1 ЕФС-1.
3. Отсюда следует, что, несмотря на некоторые законодательные противоречия, оптимальным решением будет все же предоставить сотруднику выписку из ЕФС-1. Это обезопасит работодателя от возможных трудовых споров.

Также нужно помнить о необходимости представить в СФР Подраздел 1.1 ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) по уволенному сотруднику. Срок его отправки – один рабочий день, следующий за днем увольнения.

Выписка из Раздела 3 Расчета по страховым взносам

Согласно п. 8 ст. 11 закона № 27-ФЗ , работодатель обязан выдать сотруднику данные раздела 3 РСВ, в котором отражены сведения о застрахованном лице и его выплатах, в том числе облагаемых страховыми взносами.

Период, за который предоставляются сведения, охватывает временной отрезок с начала квартала до даты увольнения. Актуальную форму РСВ можно найти в Приложении 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ .

Выписка из Персонифицированных сведений по физлицам

Персонифицированные сведения по физлицам – это новый отчет, введенный с 2023 года. Он включает личные данные по сотруднику и его выплатам. Аналогом этого отчета ранее был отчет по форме СЗВ-М. Период выписки должен охватывать текущий месяц.

Что делать с документами, которые ранее предоставлял увольняемый сотрудник

Если ранее сотрудник предоставлял в отдел кадров копии своих документов (паспорта, СНИЛС, военного билета, диплома и т.п.), то при увольнении их нужно ему вернуть. В противном случае их нужно будет уничтожить. Исключением являются оригиналы ранее предоставленных сотрудником справок – их работодатель может не возвращать, однако если от сотрудника поступит такой запрос, то выдать их все же придется.

Важно отметить, что в период работы хранение документов сотрудника у работодателя возможно только при наличии письменного согласия работника. Отсутствие такого согласия считается нарушением закона о персональных данных.

Документы по запросу сотрудника

Среди необязательных документов, выдаваемых сотруднику только по его запросу, можно выделить:

• Копия приказа об увольнении. Чаще всего этот документ запрашивают на случай возникновения споров с бывшим работодателем. Согласно ст. 84.1 ТК РФ , по запросу работодатель должен выдать заверенную копию приказа.

• Справка о доходах. Документ необходим работнику для представления в проверяющие органы для подтверждения его платежеспособности или наличия права на вычеты. Ранее сотрудникам выдавали справку 2-НДФЛ, сейчас вместо нее работодатель формирует справку о доходах и суммах налога физического лица ( Приложение № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ ).

• Справка о зарплате 182н или справка о сумме среднего заработка для следующего работодателя. Несмотря на то, что приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, утвердивший данную справку, утратил свою силу с 2023 года и все данные передаются теперь в СФР, по запросу сотрудника работодатель в любом случае обязан ее выдать. Объясняется это тем, что взаимодействие компаний и СФР иногда бывает недостаточно оперативным, в связи с чем фонд может не располагать необходимой информацией для расчета пособий.

Сотрудник имеет право запросить любые документы, связанные с его работой. Если же документы с работой не связаны или содержат в себе персональные данные других людей, то выдавать такие документы работодатель не обязан.

Если это все же необходимо, то из документа, содержащего чужие персональные данные, делается выписка или копия, где будут только данные человека, сделавшего запрос. Также работодатель не обязан предоставлять по запросу локальные нормативные акты компании, так как они напрямую не связаны с сотрудником и после увольнения не будут иметь к нему никакого отношения.

Сроки и правила выдачи документов

Срок выдачи документов зависит от их вида:

• обязательные документы должны быть предоставлены в день увольнения;
• документы по запросу — не позднее трех рабочих дней со дня поступления запроса.

Рекомендуется зафиксировать факт выдачи документов. Например, можно взять с сотрудника расписку об их получении, или составить акт приема-передачи.

В случае невозможности в срок передать документы сотруднику (например, по причине болезни), согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель должен отправить ему уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте. Таким образом компания обезопасит себя от нарушения законодательства.

Если сотрудник не получил документы вовремя, но пришел за ними позднее, то ему необходимо оформить письменное обращение, где будет указан способ получения документов.

Ответственность за непредоставление документов

За несвоевременную выдачу документов предусматривается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП в виде штрафов:

• Для ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
• Для юрлиц — от 30 до 50 тыс. руб.

При задержке выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности сотрудник вправе обратиться в суд. Если будет доказано, что вина лежит на компании, а сотрудник пытался ее получить и при этом ее отсутствие мешало ему работать, бывший работодатель обязан будет выплатить ему неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ). Кроме того, сотрудник может потребовать возмещения морального вреда, который был нанесен ему задержкой документов.

Поделитесь с друзьями!

Отчетность за август 2023 года: шпаргалка для бухгалтера

Наша традиционная памятка с основными сроками сдачи отчетов за август 2023.

Ежегодный отпуск работников 2023: отвечаем на основные вопросы

Топ-15 вопросов о ежегодном отпуске: продолжительность, график отпусков, болезнь в период отпуска, сроки выплаты отпускных.

«Отмененная» справка 182н в 2023 году: кому выдавать, как заполнить

До 2023 года существовала справка №182н, которая была необходима для расчета суммы больничного. После появления СФР справку упразднили. Информация о доходах за последние 2 года теперь содержится в персонифицированных сведениях о сотрудниках, которые работодатель подает в налоговую ежемесячно. Больше подробностей вы найдете в статье.

По каким причинам можно уволить сотрудника и как это сделать по трудовому кодексу

Когда сотрудник увольняется по собственному желанию, всё более-менее понятно. Главное — соблюсти установленный законом порядок увольнения. Гораздо сложнее ситуация, когда инициатором увольнения выступает работодатель. В таком случае сотрудник может не согласится с решением работодателя и обжаловать увольнение через суд. Чтобы избежать неприятностей, важно иметь в виду некоторые моменты, о них и расскажем в статье.

Как уволить работника дистанционно

Необходимость увольнения без личного присутствия актуальна не только для удаленно работающих сотрудников, но и в других ситуациях, например, при переезде работника в другой город. При дистанционном увольнении важно соблюдать порядок увольнения и требования закона к оформлению этой процедуры.

Как соблюсти нормы ТК РФ при приеме на работу совместителей

При приеме на работу совместителей важно соблюсти все нормы Трудового кодекса РФ. В статье рассмотрим внешнее и внутреннее совместительство, узнаем об особенностях заключения ТД, поговорим о зарплате и отпуске для совместителей.

Обсудить

Мы хотим принести в Россию самые передовые облачные технологии и заботимся о каждом пользователе.

Array ( [0] => Array ( [TEXT] => Продукты [LINK] => /arenda-1c/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 0 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => 1 ) [1] => Array ( [TEXT] => Аренда 1С [LINK] => /arenda-1c/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 0 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => Аренда 1С ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [2] => Array ( [TEXT] => Аренда 1С:Фреш [LINK] => /arenda-1c/1c-fresh/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 1 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => Аренда 1С:Фреш ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [3] => Array ( [TEXT] => Аренда сервера 1С [LINK] => /arenda-serverov/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 2 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => Аренда сервера 1С ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [4] => Array ( [TEXT] => Аренда виртуального сервера [LINK] => /arenda-serverov/arenda-virtualnogo-servera/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 3 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => Аренда виртуального сервера ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [5] => Array ( [TEXT] => Облако 1С [LINK] => /oblako-1c/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 4 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => Облако 1С ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [6] => Array ( [TEXT] => 1С онлайн [LINK] => /online-1c/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 5 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => 1С онлайн ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [7] => Array ( [TEXT] => Бухгалтерия Онлайн [LINK] => /buhgalteria-online/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 6 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => Бухгалтерия Онлайн ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [8] => Array ( [TEXT] => Программы 1С для ИП [LINK] => /programmy-1c-dlya-ip/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 7 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Продукты [1] => Программы 1С для ИП ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [9] => Array ( [TEXT] => Сервисы [LINK] => /1c-contragent/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 1 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Сервисы ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => 1 ) [10] => Array ( [TEXT] => 1С:Контрагент [LINK] => /1c-contragent/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 0 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Сервисы [1] => 1С:Контрагент ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [11] => Array ( [TEXT] => 1С-Отчетность [LINK] => /1c-otchetnost/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 1 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Сервисы [1] => 1С-Отчетность ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [12] => Array ( [TEXT] => 1СПАРК Риски [LINK] => /1c-sparkriski/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 2 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Сервисы [1] => 1СПАРК Риски ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [13] => Array ( [TEXT] => 1С:Распознавание первичных документов [LINK] => /1c-raspoznavanie-pervichnyh-dokumentov/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 3 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Сервисы [1] => 1С:Распознавание первичных документов ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [14] => Array ( [TEXT] => 1С:Кабинет сотрудника [LINK] => https://e-office24.ru/1c-kabinet-sotrudnika/ [SELECTED] => [PERMISSION] => Z [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 4 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Сервисы [1] => 1С:Кабинет сотрудника ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [15] => Array ( [TEXT] => Поддержка [LINK] => /support/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 2 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Поддержка ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => 1 ) [16] => Array ( [TEXT] => Техническая поддержка [LINK] => /support/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 0 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Поддержка [1] => Техническая поддержка ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [17] => Array ( [TEXT] => Часто задаваемые вопросы [LINK] => /support/faq-voprosy-1c/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 1 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Поддержка [1] => Часто задаваемые вопросы ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [18] => Array ( [TEXT] => Форум 1С [LINK] => /support/forum-1c/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 2 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Поддержка [1] => Форум 1С ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [19] => Array ( [TEXT] => Выбор программы [LINK] => /support/vybor-programmy/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 3 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Поддержка [1] => Выбор программы ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [20] => Array ( [TEXT] => Предоставить доступ [LINK] => /support/connect/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( [TEST] => Y ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 4 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => Поддержка [1] => Предоставить доступ ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [21] => Array ( [TEXT] => О нас [LINK] => /company/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 3 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => О нас ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => 1 ) [22] => Array ( [TEXT] => О проекте [LINK] => /company/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 0 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => О нас [1] => О проекте ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [23] => Array ( [TEXT] => Новостной блог [LINK] => /news/ [SELECTED] => 1 [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 1 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => О нас [1] => Новостной блог ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [24] => Array ( [TEXT] => Отзывы клиентов [LINK] => /company/otzyvy-klientov/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 2 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => О нас [1] => Отзывы клиентов ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) [25] => Array ( [TEXT] => Контакты [LINK] => /company/contacts/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 3 [PARAMS] => Array ( ) [CHAIN] => Array ( [0] => О нас [1] => Контакты ) [DEPTH_LEVEL] => 2 [IS_PARENT] => ) )

• Продукты
  • Аренда 1С
  • Аренда 1С:Фреш
  • Аренда сервера 1С
  • Аренда виртуального сервера
  • Облако 1С
  • 1С онлайн
  • Бухгалтерия Онлайн
  • Программы 1С для ИП
  • 1С:Контрагент
  • 1С-Отчетность
  • 1СПАРК Риски
  • 1С:Распознавание первичных документов
  • 1С:Кабинет сотрудника
  • Техническая поддержка
  • Часто задаваемые вопросы
  • Форум 1С
  • Выбор программы
  • Предоставить доступ
  • О проекте
  • Новостной блог
  • Отзывы клиентов
  • Контакты

  

  +7 (804) 333-16-02 звонок по России бесплатный Москва: +7 (499) 649-16-02 Санкт-Петербург: +7 (812) 425-17-02 Екатеринбург: +7 (343) 222-16-02 info@e-office24.ru sales@e-office24.ru

  Обязательные документы при увольнении в 2023 году: руководство для работодателей

  В 2023 году изменился перечень документов, которые обязательно должны быть выданы сотруднику при увольнении. Рассказываем, какие документы обязательно должны быть переданы непосредственно увольняющемуся сотруднику, а какие могут быть предоставлены по запросу. Наша статья содержит актуальный список документов на 2023 год, а также шпаргалки, образцы и рекомендации экспертов.

  Какие документы выдаются сотруднику при увольнении

  При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.

  Все документы при увольнении должны быть выданы в последний рабочий день. Если по какой-то причине сотрудник не является на работу в этот день, работодатель обязан как можно скорее отправить письменное уведомление с запросом на отправку документов по почте.

  Напомним, что в 2023 году список документов при увольнении изменился из-за объединения двух фондов — ПФР и ФСС. Кроме того, часть документов придется оформлять по новым формам.

  Перечень документов, которые обязательно необходимо предоставить работнику при увольнении, включает:

  • Трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в форме СТД-Р.
  • Выписку из РСВ по разделу 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за текущий год.
  • Выписку из ЕФС-1 по подразделу 1.2 «Сведения о страховом стаже» (ранее известную как СЗВ-СТАЖ).
  • Выписку из персонифицированных сведений о физических лицах вместо СЗВ-М.
  • Расчетный листок.
  • Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

  Прочие документы, включая «Справку о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказов о приеме на работу и увольнении и др., выдаются только при наличии заявления работника о предоставлении указанных документов. Список документов, которые обязательно выдаются при увольнении, со временем меняется, поэтому рекомендуем регулярно его проверять. В частности, с 1 января 2023 года не требуется выдавать справку 182н и выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.

  В СБИС увольнение сотрудника происходит максимально просто и быстро благодаря чек-листу, который помогает не забыть выполнить все необходимые действия при увольнении. Из чек-листа можно:

  • автоматически сформировать кадровые документы
  • произвести расчеты с увольняемым сотрудником
  • заполнить форму СТД-Р для сотрудника

  Чек-лист в СБИС можно настроить под нужды компании. Например, для дистанционных сотрудников можно добавить пункты о выдаче бумажной трудовой книжки или получении согласия на ее отправку по почте.

  

  Оставьте заявку, наши специалисты расскажут про все возможности СБИС, подберут выгодные тарифы, настроят программное обеспечение и окажут техническую поддержку

  Напомним также, что увольнение сотрудника не меняет сроки представления отчетности в СФР и ИФНС, поэтому необходимо соблюдать установленные сроки. В большинстве случаев для увольняющегося сотрудника документы придется сформировать заранее до окончания отчетного периода. По истечении отчетного периода необходимо сформировать отчетность заново, включив информацию об уволенных сотрудниках. Важно учесть, что при увольнении работника необходимо также обеспечить своевременную передачу всех документов и сведений в СФР и ИФНС, не связанных с отчетностью согласно установленным требованиям и срокам.

  СБИС Электронная отчетность быстро и легко подготовит и сдаст все ваши отчеты. Узнайте, как подключиться к СБИС со скидкой до 50%.

  Заполнение трудовой при увольнении

  Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.

  После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.

  При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.

  Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.

  Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.

  Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении

  Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.

  При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.

  Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.

  Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника

  В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.

  Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.

  Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

  Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах» при увольнении

  Персональная выписка о физических лицах заменила ранее действующую форму СЗВ-М. Отчет содержит персональные данные работников и информацию о выплатах и других вознаграждениях, полученных ими. Форма утверждена Приказом ФНС от 29 сентября 2022 года № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

  В разделе 3 формы РСВ дублируются данные из персональных сведений, однако в законе о персональных данных не указано, какую именно форму необходимо выдавать при увольнении (пункты 8 и 12 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому наиболее безопасным вариантом будет выдача обеих форм.

  Выдача расчетного листка при увольнении

  При увольнении работника необходимо выдать ему расчетный листок за период, за который производится окончательный расчет. Если увольнение происходит до официальной даты выплаты за прошлый месяц, то необходимо выдать расчетный листок за оба месяца.

  В расчетном листке за текущий месяц должны быть учтены все начисления при увольнении, а итоговая сумма к выплате должна соответствовать сумме, которую вы перечислите работнику.

  Законодательно не установлена форма расчетного листка, поэтому вы можете разработать и утвердить свою форму, которая обычно соответствует форме, используемой в учетной программе.

  В день увольнения работник должен получить все оригиналы своих документов, которые были переданы работодателю, включая медицинскую книжку (даже если она была оплачена за счет работодателя), дипломы, свидетельства и др.

  Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот

  Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:

  • Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
  • Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
  • Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
  • Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.

  Штрафы за невыдачу документов при увольнении

  Если вы не выдадите работнику его документы в день увольнения или не отправите ему уведомление о необходимости их получения (если он отсутствует на работе), вам может грозить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для компании — от 30 000 до 50 000 ₽
  • для руководителя и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽
  • За повторное нарушение размеры штрафов еще выше: для компаний до 70 000 ₽, для руководителей и ИП до 20 000 ₽

  Кроме того, если вы нарушили сроки выдачи трудовой книжки (или отправили ее по почте без согласия работника), вам придется выплатить работнику денежную компенсацию, равную его среднему заработку за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).

  СБИС организует кадровый учет любой сложности, а наши специалисты подберут выгодные тарифы, установят программное обеспечение, настроят рабочие места и окажут техническое сопровождение. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.

  АБТ Сервисы для бизнеса

  Мы автоматизируем ваш кадровый документооборот быстро и качественно. Возьмем на себя все вопросы по подключению КЭДО, переносу данных, созданию электронного архива, подготовим рабочие места и обучим сотрудников.

  Подключиться Заказать консультацию

  • Подключим к программному обеспечению из реестра Российского ПО
  • Техническая поддержка для клиентов 24/7
  • Работаем круглосуточно 365 дней в году
  Похожие публикации:

  1. Как восстановить пенсию по потере кормильца
  2. Как узнать положен ли налоговый вычет за покупку квартиры
  3. Как часто можно делать кт с контрастом без вреда здоровью
  4. Какие документы продлеваются автоматически на 3 месяца