Как сделать мчд на сотрудника

Переход на МЧД

С 1 сентября 2023 года все работники компаний, у которых нет сертификата сотрудника, должны использовать для подписания документов сертификат физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). То же касается всех сотрудников, которые будут наняты после 31 августа. Компании необходимо получить новые сертификаты, выпустить доверенности и наладить процесс работы. Как сделать это правильно, расскажем в статье.

В этой статье:

• Кратко о МЧД
• Шаг 1. Получить КЭП руководителя в ФНС
• Шаг 2. Получить КЭП физлиц на сотрудников
• Шаг 3. Выпустить МЧД на сотрудников
• Шаг 4. Загрузить МЧД в Диадок и настроить работу

В Диадоке уже все готово к МЧД

Выпустите доверенность и начните работать по новым правилам

Кратко о МЧД

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части полномочий. Например, подписания электронных документов от лица организации.

Пока для подписания электронных документов работники используются сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) сотрудника юрлица, в которой указаны данные физлица и данные организации. Для работы с этим типом подписи не нужно прикладывать МЧД. При этом скоро некоторым категориям сотрудников юрлиц и ИП необходимо будет использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность для подписания документов от имени компании.

Обязательность использования доверенностей и сертификатов физлиц должна была наступить с 1 сентября 2023 года, но новые поправки в 63-ФЗ продлили возможность работать по старой схеме до 31 августа 2024 года. Однако с 1 сентября 2023 года работники, у которых нет сертификата сотрудника, а также вновь принятые в компанию после 31 августа того же года, смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и МЧД от руководителя.

Шаг 1. Получить КЭП руководителя в ФНС

С 1 января 2022 года КЭП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц. В 2023 году в обороте еще находились КЭП руководителей, полученные компаниями до этой даты в удостоверяющих центрах (УЦ). У последних таких КЭП срок истек 31 марта 2023 года.

Теперь получить КЭП руководителя можно только в УЦ ФНС. Новый сертификат электронной подписи — неизвлекаемый и неэкспортируемый. Его нельзя скопировать и одновременно использовать на нескольких компьютерах, это сделано для безопасности. Если раньше вы работали по-другому, понадобится время, чтобы перестроиться.

К сожалению, практика показывает, что не все пользователи КЭП отождествляют его с собственноручной подписью и иногда пренебрегают элементарными требованиями безопасности. Например, передают сертификат третьим лицам с потерей контроля его применения. На практике это может привести к компрометации ключей подписи и к тому, что руководитель станет жертвой мошенников или злоумышленников. Поэтому новые КЭП руководителя защитили от этих рисков.

Чтобы получить КЭП руководителя, необходимо подготовить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• токен, на который запишут сертификат.

Обратиться за получением КЭП руководитель должен лично в отделение налоговой или в офис доверенного лица. Процедура занимает от нескольких минут до суток.

Шаг 2. Получить КЭП физлиц на сотрудников

КЭП сотрудника юрлица можно использовать до 31 августа 2024 года. После этой даты такие сертификаты электронных подписей перестанут действовать. Чтобы продолжить работать с электронными документами, необходимо выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, имеющим право подписи.

Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Чтобы выпустить сертификат в УЦ Контура, понадобится:

1. Оставить заявку на сайте.
2. Оплатить счет.
3. Подготовить комплект документов: паспорт, ИНН, СНИЛС.
4. Получить сертификат электронной подписи в сервисном центре.

Шаг 3. Выпустить МЧД на сотрудников

Сейчас выпустить машиночитаемую доверенность можно тремя способами.

В специализированном сервисе

Расскажем на примере сервиса Контур.Доверенность.

1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.

2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Доверенность».

3. Создайте заявку на доверенность для электронного документооборота. Укажите период действия, организацию-доверителя и реквизиты физлица, которое получает доверенность.

4. Подпишите доверенность.

На сайте ФНС

На портале налоговой есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.

Чтобы создать доверенность:

2. Выберите тип доверенности — B2B, для обмена электронными документами между организациями.

3. В открывшемся окне укажите дату выдачи и окончания доверенности.

4. Заполните сведения об организации, подписанте (руководителе) и представителе (сотруднике).

5. Выберите полномочия из раскрывающегося списка.

6. Нажмите кнопку «Скачать XML-доверенность».

В информационной системе компании

Для компаний, которые хотят выпускать МЧД самостоятельно, ФНС и Минцифры разработали форматы для подготовки XML-файла. Они хранятся на портале Госуслуг.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый формат МЧД, который тоже можно использовать. Он будет применяется одновременно и для B2B-, и для B2G-обмена. Подробнее об этом написали в новости.

После выпуска доверенностей в собственной системе необходимо организовать их регистрацию в реестре ФНС.

Выпустите доверенность в Контуре

Создайте МЧД в удобном сервисе и начните работать с доверенностями в Диадоке

Шаг 4. Загрузить МЧД в Диадок и настроить работу

Веб-версия

Доверенности в веб-версии Диадока добавляет администратор ящика или сам сотрудник.

Чтобы добавить доверенность администратору:

1. Откройте список сотрудников в пункте меню «Настройка» → «Сотрудники».
2. Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».
3. В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».

4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

6. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

7. При необходимости после добавления настройте доверенность для использования по умолчанию. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить».

8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить».

Теперь при подписании сертификатом физического лица сотрудник будет использовать назначенную машиночитаемую доверенность.

Установить доверенность по умолчанию может сам сотрудник. При подписании документа КЭП физлица нажмите на МЧД из списка или добавьте новую. После нажмите «Использовать по умолчанию».

Если у вас есть сертификат физлица, но нет МЧД, то добавить доверенность можно в меню «Настройки» — «Добавить МЧД».

Кроме того, добавить МЧД сотрудник может в разделе «Персональные настройки». В меню «Настройки» перейти в раздел «Персональные настройки» — «Доверенность для подписания» — «Выбрать или добавить».

Модуль для 1С

Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, обновите интеграционное решение до актуальной версии по инструкции. Работа с МЧД доступна в модуле «Универсальный», начиная с версии 4.14.

Чтобы добавить доверенность:

1. Войдите в модуль с сертификатом физлица.

2. Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Доверенности».

Если у вас нет раздела «Доверенности», необходимо авторизоваться с сертификатом физлица. Нажмите на ФИО в правом верхнем углу, выберите кнопку «К авторизации», заполните свои данные и войдите в модуль.

3. Выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

4. Нажмите «Добавить доверенность».

5. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

6. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

7. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

Чтобы назначить доверенность по умолчанию в модуле, выполните следующие шаги. Если при работе с документами организации нужно прикладывать одну и ту же доверенность, отметьте ее в настройках.

Войдите в сервис по сертификату физлица. В настройках появится раздел «Доверенности».

Нажмите на раздел «Доверенности» и выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

Чтобы доверенность подставлялась автоматически при обработке документов, выберите доверенность и нажмите «Назначить по умолчанию».

Как добавить МЧД в модуле Диадока для 1С, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите небольшое видео:

API

Зарегистрируйте МЧД в API одним из двух способов:

• по регистрационному номеру МЧД и ИНН доверителя,
• загрузите XML-файл МЧД с электронной подписью руководителя.

В первом случае доверенность обязательно должна быть зарегистрирована в сервисе ФНС для работы с МЧД, во втором — нет.

Для регистрации МЧД вызовите метод RegisterPowerOfAttorney, который вернет идентификатор задачи taskId. По этому идентификатору с помощью метода RegisterPowerOfAttorneyResult можно узнать результат регистрации.

После регистрации МЧД понадобится привязать ее к сотруднику и установить доверенность по умолчанию. Об этом и о том, как отправлять и получать МЧД в API, читайте в инструкции.

Начните работать с МЧД в Диадоке

В сервисе уже все готово для применения электронных доверенностей — передавайте документы контрагентам по новым правилам

Коннекторы

Для использования доверенностей в коннекторах, загрузите их в веб-версию сервиса по инструкции выше. Далее для настройки МЧД в коннекторе обратитесь в техническую поддержку с идентификатором доверенности и ИНН организации, которая работает с коннекторами.

Если вы не хотите использовать МЧД при подписании документов КЭП физлица, обратитесь в техподдержку с просьбой снять требование о необходимости использовать МЧД. Иначе при отправке документа будет появляться ошибка.

Пользователям, которые работают в нестандартном интеграционном решении, необходимо обратиться к менеджеру за доработками. Это важно сделать как можно раньше, чтобы успеть подготовиться к переходу на МЧД.

Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2023 году

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты юрлиц. Когда срок действия старых электронных подписей закончится, нужно будет использовать электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность.

В этой статье:

• Что такое МЧД или электронная доверенность
• Сроки введения машиночитаемых доверенностей
• Принципы работы МЧД и содержание доверенности
• Как передоверять машиночитаемую доверенность
• Что еще появится в машиночитаемых доверенностях
• МЧД в налоговой отчетности уже работает
• МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе
• Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами
• Сервис Контура для работы с доверенностями
• Зачем вводят МЧД

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией.

Поэтому МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. В нем вы сможете формировать, отзывать, отслеживать актуальность и управлять всеми МЧД вашей компании.

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Машиночитаемую доверенность должен подписывать руководитель. Получите электронную подпись директора с нашей помощью.

Сроки введения машиночитаемых доверенностей

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Когда истечет срок действия старых, документы от имени компании нужно будет подписывать сертификатом физлица и прикладывать к ним машиночитаемую доверенность.

Пока сертификат юрлица действует, сотрудники могут использовать два варианта:

1. Подписывать документы сертификатом юрлица на площадках, которые не перешли на новые правила работы.
2. Использовать подпись физлица в системах, которые принимают машиночитаемые доверенности. Сейчас МЧД можно использовать в электронном документообороте с контрагентами, ФНС, СФР, Честном ЗНАКе, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК.

После того, как сертификат юрлица перестанет действовать, останется только один способ — сертификат физлица плюс машиночитаемая доверенность. Поэтому откладывать переход на МЧД не стоит. Поскольку в любой момент может измениться состав наделенных полномочиями сотрудников, а получить после 1 сентября 2023 года сертификат юрлица не получится.

Чтобы сотрудники могли удобно работать в переходный период в Контуре, к сертификату с реквизитами юрлица для сотрудника, мы дополнительно выдаем подпись физлица.

Принципы работы МЧД и содержание доверенности

Порядок работы с МЧД еще дорабатывается.Ниже расскажем то, что уже известно про машиночитаемые доверенности на данный момент.

Выпуск доверенностей

Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — личная ЭП физлица не подойдет.

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Пример заполнения машиночитаемой доверенности в сервисе Контура. Указываются сроки действия доверенности, данные сотрудника и компании.

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы:

• операторов ЭДО, в том числе Контура;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• головного удостоверяющего центра (ЕСИА);
• система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
• системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

Отправка и использование доверенностей

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
• указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

• информация о МЧД — название и номер, срок действия;
• данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
• данные представителя и полномочия, которые он получает;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер.

Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие ФОИВ. Но пока единый формат носит рекомендательный характер.

Пока требования к МЧД не стали едиными для каждой системы, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам Контура. Они помогут разобраться во всех тонкостях.

Как передоверять машиночитаемую доверенность

Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют правила:

• Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст.187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
• В других случаях необходимо заверить у нотариуса МЧД, выданную в порядке передоверия. Например, если бухгалтер передоверяет доверенность другому сотруднику — нужно обращаться к нотариусу.

Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.

Это основные моменты передоверия МЧД. Практические нюансы — читайте в материале Контур.Диадока.

Что еще появится в машиночитаемых доверенностях

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.

Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.

МЧД в налоговой отчетности уже работает

Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.

МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе

Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, у Росстата и Росреестра. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД, но не в полном объеме.

До 1 сентября 2023 года сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.

Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Сервис Контура для работы с доверенностями

Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность.

В сервисе можно создавать, подписывать, передавать, проверять и отзывать МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

Контур.Доверенность позволяет управлять всеми МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия. Если он не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.

Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами (B2B-отношения), например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.

Зачем вводят МЧД

Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с марта 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами:

• использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий;
• использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.

По новым правилам сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Управлять всеми МЧД компаниями поможет сервис Контур.Доверенности. В нем можно создавать, отправлять и отзывать МЧД, следить за их актуальностью и полномочиями сотрудников

Заверяй, но проверяй: как работают машиночитаемые доверенности

С 1 сентября схема электронного документооборота становится одновременно и проще, и строже. При подписании документов от имени компании ее работники начнут использовать электронную подпись физического лица, а не подпись, выданную на сотрудника организации. Право подписи будет подтверждать машиночитаемая доверенность (МЧД). Эксперимент с ее применением стартовал в прошлом году, и с тех пор больше тысячи компаний убедились, что отчетность бизнеса стала более прозрачной и упорядоченной. Объясняем, за счет чего это происходит и как «довериться» цифровому нововведению.

Безопасность превыше всего

Машиночитаемая доверенность представляет собой xml-файл с «зашитыми» в нем сведениями о руководителе предприятия, полномочиях работника и окончании срока действия этих доверительных отношений. В каждой МЧД содержится идентификатор — уникальный номер, присваиваемый документу в момент его создания, подделать его не получится.

Оформить МЧД на бухгалтера или другого ответственного сотрудника можно было еще с марта 2022 года, но закон к этому не обязывал. Многие продолжали по старинке пользоваться сертификатом, оформленным на начальника, либо дубликатом закрытого ключа подписи руководителя, завладеть которым мог кто-то посторонний. Это бросало вызов финансовой безопасности, к примеру, в случае хакерских атак на корпоративные серверы или нечистых на руку сотрудников, заключавших сделки за спиной у начальства.

Именно для того, чтобы обезопасить операции с электронными документами и свести к минимуму шансы на подлог или путаницу, была внедрена машиночитаемая доверенность. Без нее подпись рабочих электронных документов будет считаться недействительной. С 1 сентября переходный период завершается, и МЧД становится неотъемлемой частью любого производственного процесса.

Многоступенчатый контроль

Отныне при подписании электронных документов от имени организации или ИП сотрудники должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) физического лица, то есть персональную, а не УКЭП, выданную на сотрудника организации. Машиночитаемую доверенность оформляет работодатель. Сотрудник заверяет документы личной УКЭП и прикладывает МЧД — она автоматически подтверждает его полномочия действовать от имени организации или ИП.

Доверенность можно выдать на какой угодно срок, но если ее обладатель утратил право подписи, например при увольнении, то доверитель волен в любой момент отозвать МЧД.

Новые правила касаются сотрудников, которые вовлечены в юридически значимый документооборот компании: сдают отчетность в электронной форме, взаимодействуют с налоговой и госструктурами, участвуют в торгах или подписывают документы с контрагентами.

Не пригодится МЧД лишь «единоличным исполнительным органам» — генеральным директорам и самим индивидуальным предпринимателям. Они продолжат подписывать документы электронной подписью своей организации, что в целом логично.

Доверительная база

Проще всего заказать МЧД через портал госуслуг, тогда представитель сможет подавать заявления и оформлять документы на «Госуслугах» от лица компании или ИП. Для этого руководитель в личном кабинете организации заходит в «Доверенности и доступы» → «Делегирование полномочий» → «Создать новую», заполняет все поля и визирует МЧД собственной УКЭП, после чего доверенность отправляется в головной Удостоверяющий центр ФНС. Так формируется единая база МЧД.

Аналогично, чтобы отозвать доверенность, достаточно отправить заявку на ее отмену и завизировать УКЭП руководителя.

Важно: когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юрлица, которую раньше использовали сотрудники при подписании документов от имени организации, утратит силу. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры станут выпускать только электронные цифровые подписи для физлиц, и такие подписи будут работать исключительно при наличии МЧД. Электронные подписи сотрудников, выпущенные до этой даты, окажутся действительны без МЧД еще год — до 31 августа 2024 года.

Изменения не затронут УКЭП, выданные Удостоверяющим центром ФНС на руководителя компании или ИП: этими подписями можно пользоваться до окончания срока действия их сертификата.

Масштаб имеет значение

Ожидается, что МЧД, выпущенная на «Госуслугах» в едином формате, разработанным Минцифры РФ, будет применима при взаимодействии с любыми контрагентами и органами власти — с той же налоговой, Росстатом, Социальным фондом России, ЕГАИС, таможней и другими учреждениями.

Можно оформить МЧД и прямиком на сайте ФНС. Здесь есть два вида доверенностей: B2B подходит для обмена электронными документами между организациями, а B2G — для предоставления отчетов налоговикам. В зависимости от задачи выбирайте подходящий вариант.

Кроме того, можно сгенерировать МЧД через сайт Социального фонда России, скачав загрузочный файл АРМ Доверенность, либо с помощью провайдера ЭДО или внешних сервисов наподобие «Контура», «Такскома», СБИС, 1С. А можно использовать готовый модуль и сформировать доверенность в привычном интерфейсе вашей информационной ECM-системы, на базе платформы цифрового документооборота компании, если эта опция доступна. Крупному бизнесу, как правило, на доработку такого функционала требуется время, ведь не так просто разом выпустить десяток тысяч экземпляров МЧД с периодическим отзывом или передоверием.

Приложить для порядка

МЧД следует прикладывать к документам при их подписании на доверительной основе. Способов несколько.

Первый — прикрепить файл с доверенностью к основному пакету подписанных документов. Чтобы не прикладывать МЧД каждый раз заново, можно разместить ее в системе хранения доверенностей и заключить соглашение с контрагентом. Просто предъявите МЧД один раз, а в соглашении укажите, в какой системе она хранится и как ее найти.

Другой способ — указать номер доверенности, присвоенный ФНС. По нему получатель сможет проверить, до какого срока действует МЧД, обладает ли подписант необходимыми полномочиями сотрудника, достоверна ли электронная подпись руководителя. И подспудно убедиться, что честную сделку можно подкрепить рукопожатием.

Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи меняются. Сертификат будут выдавать не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники начнут подписывать документы компании личными подписями. Разбираемся в законодательстве: какие обязанности появятся у работников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять МЧД в электронном документообороте.

В этой статье:

• Что такое МЧД
• Требования к МЧД
• Электронная доверенность с передоверием
• Классификатор полномочий
• Переходный период
• Машиночитаемые доверенности в ЭДО
• Кого коснутся новые правила по выпуску сертификатов ЭП?
• Электронная подпись руководителя
• Электронная подпись работника
• Будет ли действовать сертификат ЭП после 1 сентября 2023 года?
• Где найти аккредитованные УЦ?
• По каким требованиям аккредитуют УЦ?
• Как часто проходит аккредитация УЦ?
• Как проверить срок действия сертификата ЭП?
• Можно ли руководителям получить сертификат ЭП не в УЦ ФНС?
• Как управлять электронными доверенностями?
• Вопросы-ответы

Работайте с МЧД в Диадоке

Поможем выпустить электронную подпись и доверенность для ЭДО

Что такое МЧД

В 2023 году вступают в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые вводят новые правила работы с электронными документами. Работники, у которых нет сертификата электронной подписи (ЭП) сотрудника, будут подписывать документы с помощью сертификата ЭП физлица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать сертификаты сотрудников. Все сертификаты, полученные до этой даты, можно использовать для подписания электронных документов до 31 августа 2024 года или до срока окончания действия сертификата, смотря что наступит раньше. После сотрудник обязан перейти на схему подписания документов сертификатом физлица.

Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность на передачу части полномочий представителю, выданная руководителем.

Теперь такую доверенность можно оформить в электронном виде по утвержденному формату. Этот вид доверенности называется машиночитаемым. Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.

Директор наделяет физлицо правом на совершение некоторых действий от своего имени, например на подписание документов. Руководитель может сам указать конкретные действия, на которые уполномочивает сотрудника — как и в бумажной доверенности. Машиночитаемую доверенность (МЧД) можно отправлять в пакете с документом или указывать в документе ее реквизиты.

С 1 сентября 2023 года обязательно использовать электронную подпись физлица и МЧД. Чтобы вы успели адаптироваться к изменениям, выпустим дополнительный сертификат физлица вместе с сертификатом на сотрудника юрлица. Подробнее

Требования к МЧД

Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Он закрепляет формат xml — привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Подписывать машиночитаемые доверенности нужно квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ.

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 устанавливает требования к содержанию электронной доверенности:

• Наименование и номер.
• Данные о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
• Данные о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.
• Данные о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф. И. О. руководителя.
• Данные о представителе: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
• Дату совершения (дату создания метки доверенного времени).
• Срок действия документа при его наличии.
• Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
• Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа.
• КЭП, с помощью которой подписали документ.
• Возможность передоверия документа.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала универсальный формат МЧД. Его можно применять для разных целей, например для ведения B2B- и B2G-документооборота. Подробнее — в нашей новости.

Электронная доверенность с передоверием

Как и бумажные доверенности, МЧД можно передоверять. Возможность закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Это может сделать лицо, наделенное правом передоверия. Например, руководитель выпускает МЧД с передоверием на финансового директора компании, а он может перепоручить свои полномочия по подписанию документов бухгалтеру, если выдаст на него доверенность в порядке передоверия.

Когда нотариальное заверение МЧД не требуется

Доверенности, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, не нужно заверять у нотариуса. Это возможно, потому что руководители действуют от имени юридических лиц без доверенности. Что касается руководителей филиалов и представительств юрлиц, они тоже могут выдавать МЧД без нотариального заверения, хоть и действуют от имени юрлица по доверенности. Норма закреплена в ст.187 ГК РФ.

Когда нотариальное заверение МЧД обязательно

Нотариального заверения требуют все остальные доверенности, выданные в порядке передоверия, которые не подпадают под критерии в предыдущем подзаголовке.

Доверенности заверяют на основании всей цепочки выданных в порядке передоверия МЧД (до корневой) и проверяют на наличие права передоверия. Нотариус просматривает данные о доверенности в Единой информационной системе (ЕИС) нотариата. Его задача — выяснить, что доверенность не отменена и действует. То же самое нотариус проверяет по корневой доверенности.

Как работает право последующего передоверия МЧД

В доверенности можно указать право последующего передоверия. По нему возможна передача как всех полномочий, указанных в ней, так и отдельных. Объем полномочий устанавливается доверителем, но не может превышать объем по основной доверенности.

При передоверии допускается конкретизация передаваемых полномочий. Например, в первоначальной доверенности указано право подписывать все виды электронных документов, а в доверенности, выданной в порядке передоверия, только право подписи первичных документов.

Доверенность в порядке передоверия может быть выдана нескольким представителям организации. Если в доверенности с передоверием нет указаний на то, что представители реализуют полномочия совместно, то каждый из них может передоверить полномочия другому лицу. Если представитель, передавший полномочия другому лицу в порядке передоверия, утрачивает какие-либо полномочия, указанные в доверенности, это должно быть отражено в удостоверяемой в порядке передоверия доверенности. Иначе полномочиями по доверенности будут обладать как первоначальный представитель, так и лицо, получившее их в порядке передоверия.

В доверенности может закрепить запрет на передоверие полномочий. Для этого в тексте документа можно указать: «Доверенность выдана без права передоверия» или «Передача полномочий по данной доверенности как полностью, так и в части, запрещена».

Какой срок действия у МЧД с передоверием

Согласно ст.186 ГК РФ доверенность с передоверием, как и любая другая доверенность, действительна в течение года, если в ней не указан другой срок действия. При этом обязательно должна быть указана дата совершения доверенности, иначе она не будет иметь юридической силы. Однако доверенность с передоверием теряет силу вместе с окончанием срока действия корневой доверенности. А еще лицо, которое передает полномочия по доверенности, может в любой момент отменить такую доверенность.

Подписывайте документы электронной подписью по всем требованиям законодательства

Классификатор полномочий

Минцифры РФ занимается формированием классификатора, с помощью которого будут определены полномочия представителя, указываемого в доверенности. Классификатор полномочий должен был появиться в марте 2023 года, но пока этого не произошло. Скорее всего, ФНС выпустит его в апреле. Действие классификатора регулируется Приказом министерства от 18.08.2021 № 856.

Классификатор создается, чтобы информационная система головного УЦ, в которой будут фиксироваться все данные, могла автоматически определять полномочия подписанта. Каждое полномочие будет содержать уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Для получения сведений заинтересованные лица смогут использовать «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (Госуслуги).

Переходный период

Расскажем подробнее об изменении сроков введения МЧД.

• До 31 августа 2024 года работники могут использовать сертификаты ЭП сотрудников, в которых прописаны их личные данные и сведения об организации.
• С 1 сентября 2024 года новая схема работы с ЭП физлица и МЧД станет обязательной.

При этом важно помнить, что работники, у которых нет сертификата сотрудника, обязаны использовать МЧД с 1 сентября 2023 года. То же касается каждого, кто будет принят в компанию после этого срока, так как он уже не сможет получить сертификат ЭП сотрудника.

Переходный период никак не повлиял на правила, связанные с получением ЭП руководителя. С 1 января 2022 года их выдают только УЦ ФНС и ее доверенные УЦ.

Машиночитаемые доверенности в ЭДО

По текущему законодательству только руководитель или его официальные представители могут подписывать документы от имени компании. Самое главное изменение в 63-ФЗ — это обновленный способ работы с электронными подписями как для руководителя, так и для сотрудников. У руководителей поменялось место получения сертификата ЭП — выдача переходит от любого УЦ в офисы ФНС и ее доверенных лиц. У сотрудников меняется тип сертификата — от юрлица к физлицу. При этом с такой подписью работника для юридически значимого документооборота в компании потребуется МЧД.

Кого коснутся новые правила по выпуску сертификатов ЭП?

Новые правила уже действуют для всех руководителей и коснутся сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте компании. Работники в обязательном порядке будут выпускать личные подписи и использовать их при подписании документов. Только так руководитель сможет обеспечить бесперебойную работу ЭДО по новым требованиям законодательства вместо заполнения бумажных копий для контрагентов и ФНС.

Поможем получить сертификат электронной подписи, подключим к Диадоку и обучим работе в сервисе

Электронная подпись руководителя

С 2022 года руководители получают КЭП у налоговой службы и ее доверенных УЦ. Она действует в случае с коммерческими компаниями и ИП. Кредитные организации обращаются в УЦ Банка России, а должностные лица госорганов, руководители и сотрудники бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства (УЦ ФК).

При этом сертификат электронной подписи необходимо забрать самостоятельно, при подтверждении личности. Отправить заместителя или любого другого сотрудника с доверенностью не получится.

Сертификат выдают на физическом носителе — токене, который сертифицирован ФСБ. Внешне токен похож на обычную флешку. Его нужно приобрести в удостоверяющем центре или специализированном магазине перед посещением ФНС или офисов ее доверенных лиц.

Свой сертификат ЭП гендиректор должен применять самостоятельно, передача другим лицам запрещена. Ключ сертификата, записанный на токен, нельзя скопировать в реестр или на другой носитель. Сертификат загружают на единичный физический носитель, поэтому использовать его можно только на одном компьютере.

На каждый компьютер, с которого подписывают документы, необходимо обязательно установить одно из средств криптозащиты. Для работы с Диадоком подходит криптопровайдер КриптоПро CSP. Программу можно скачать с сайта разработчика или установить с диска. Так как требования к криптопровайдеру часто обновляются, важно проверять его актуальность при использовании. Дополнительно к программе покупают лицензию — можно выбрать на неограниченный срок или на год.

Электронная подпись работника

Сотрудники фирм могут использовать сертификаты ЭП юрлиц до 31 августа 2024 года. Такой сертификат представляет собой набор данных об организации и о самом работнике — его полное имя, СНИЛС или ИНН. Его можно было получить до 1 сентября 2023 года.

По новым правилам сотрудники коммерческих организаций начнут применять сертификат ЭП физлица. В нем указывают только Ф. И. О. и ИНН конкретного пользователя. Сертификат физлица можно получить в любом аккредитованном УЦ. При этом ЭП может остаться у сотрудника для личного использования.

Сотрудники бюджетных организаций получают сертификат должностного лица — их выдает только УЦ Федерального казначейства.

Чтобы сотрудники могли работать с электронными документами, организация должна выпустить на него МЧД. Доверенность подписывается руководителем, и ее реквизиты указываются наравне с сертификатом ЭП в документах.

Поможем выпустить КЭП руководителю и сотруднику, расскажем как оформить МЧД и научим работать в сервисе

Будет ли действовать сертификат ЭП после 1 сентября 2023 года?

Сертификаты ЭП сотрудников можно использовать до 31 августа 2024 года или до окончания их срока действия. С 1 сентября 2024 года для подписания документов все сотрудники должны использовать только сертификаты физлица в сочетании с МЧД.

Сертификаты руководителей, которые выпустил не УЦ ФНС до 1 января 2022, уже не активны. У последних таких сертификатов срок истек 31 марта 2023 года.

Где найти аккредитованные УЦ?

Перечень УЦ доступен на информационном ресурсе Минцифры России. На сайте можно посмотреть полный список аккредитованных центров и найти местное отделение, которое находится недалеко от вас. УЦ Контура работает в стабильном режиме, так как прошел аккредитацию.

По каким требованиям аккредитуют УЦ?

В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, удостоверяющий центр должен соответствовать следующим требованиям:

• Минимальный размер капитала — более одного миллиарда рублей или 500 млн рублей, если более чем в ¾ субъектах РФ есть не меньше одного филиала или представительства УЦ.
• Наличие лицензии на разработку, производство, распространение криптосредств и информационных систем, выполнение работ в области шифрования, техническое обслуживание процессов ЭДО.
• Финансовое обеспечение при убытках третьих лиц из-за информации в сертификате электронной подписи УЦ — не менее чем 100 млн и 500 тыс. рублей.
• Право собственности на аппаратные средства электронной подписи и средства УЦ, которые соответствуют требованиям безопасности федеральных органов исполнительной власти.
• Более двух работников, которые создают и выдают сертификаты электронной подписи. Сотрудники должны иметь высшее профильное образование в сфере информационных технологий или информационной безопасности либо высшее или среднее профессиональное образование с последующим получением дополнительного по применению электронной подписи.
• Соответствие требованиям к деловой репутации руководителей и учредителей УЦ, которые имеют право распоряжаться более 10 % акций.
• Прописанный порядок функций и обязанностей УЦ.
• Отсутствие досрочно прекращенной аккредитации в течение трех лет до подачи заявления.
• Руководитель УЦ, который претендует на аккредитацию, не должен быть директором центра, чья деятельность прекращена досрочно в течение трех лет до подачи заявления.

Как часто проходит аккредитация УЦ?

Раз в три года, если только в заявлении УЦ не указан более короткий срок. Так, плановая переаккредитация УЦ Контура будет проходить в июне 2024 года.

Начните переход на МЧД. Получите сертификат физлица от Контура дополнительно к сертификату сотрудника

Как проверить срок действия сертификата ЭП?

Проверку можно выполнить через криптопрограмму для сертификатов электронной подписи. Например, в криптопровайдере КриптоПро CSP для этого нужно зайти в программу, выбрать вкладку «Сервис» и нажать на кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере». После этого нажмите «Обзор» и найдите свой сертификат электронной подписи. Программа выведет всю информацию: название, субъект, поставщик, серийный номер, даты выдачи и окончания действия.

Если у вас не одна электронная подпись, поиск может затянуться. Поэтому проверку можно значительно упростить. Зайдите в личный кабинет своего удостоверяющего центра и посмотрите срок действия сертификата электронной подписи там. В УЦ Контура для этого нужно перейти на вкладку «Действующие». В ней выводятся названия сертификатов ЭП и даты, до которых их можно использовать.

Можно ли руководителям получить сертификат ЭП не в УЦ ФНС?

С 1 января 2022 года руководитель может получить сертификат электронной подписи только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц. Сертификаты, выпущенные ранее в другом УЦ, активны до конца срока их действия.

Как управлять электронными доверенностями?

Работать с электронными доверенностями можно в специализированных сервисах, например в Контур.Доверенности. В нем поддерживается актуальный формат МЧД.

Также компания может работать в собственной информационной системе. В таком случае необходимо выполнять требования законодательства по формату и содержанию, о которых мы писали выше.

Вопросы-ответы

Может ли руководитель получить сертификат без личного посещения ФНС?

Получить сертификат руководителя можно без личного посещения ФНС, если обратиться к доверенному лицу ФНС — АО «Аналитический центр», который работает в сервисных центрах УЦ Контура. Подробная инструкция доступна по ссылке.

Может ли сотрудник в 2023 году получить сертификат, содержащий данные организации?

Такой сертификат можно было получить в аккредитованном УЦ до 31 августа 2023 года. С 1 сентября 2023 сертификаты сотрудников перестали выдавать.

Может ли сотрудник в 2022 году получить сертификат, содержащий данные организации?

Можно получить такой сертификат в аккредитованном УЦ до конца 2022 года. Важно учитывать, что, согласно Федеральному закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, такие сертификаты будут действовать только до 31.12.2022.

Чем отличается сертификат физического лица от текущего обычного сертификата бухгалтера?

В текущем сертификате на сотрудника есть информация как о физическом лице (сотруднике), так и об организации, от лица которой сотрудник подписывает документы. Но там нет информации о полномочиях сотрудника.

Сертификат физлица — это сертификат, где нет сведений о юрлице (ИНН, названия). В сертификате также не будет должности, только реквизиты физического лица. А все полномочия и информация, от лица какой организации подписывает, будут в машиночитаемой доверенности.

Что такое машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя организации. Она заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически. Документ содержит сведения о доверителе, доверенном лице и полномочиях. Реквизиты МЧД необходимо передавать вместе с каждым документом, который был подписан сертификатом физического лица.

Что такое полномочие?

Полномочие — это право доверенного лица на выполнение определенного действия, которое ему поручил доверитель. Например, полномочие подписывать электронные документы от лица компании.

Что такое классификатор полномочий?

Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, каждому из которых присваивается уникальный идентификатор, наименование и дату включения в список.

Как создать машиночитаемую доверенность?

1. Доверенность может выпустить руководитель или сотрудник в сервисе Контур.Доверенность. Подробнее о сервисе читайте в руководстве пользователя.
2. Создать доверенность на сайте реестра машиночитаемых доверенностей.
3. Создать самостоятельно доверенность в формате XML, опираясь на требования к форме доверенностей, прописанные в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Ограничений на способ создания такого файла нет.

Подробные инструкции по созданию МЧД читайте в нашей статье.

Как создать МЧД в порядке передоверия?

Если вам не нужно заверять МЧД, то выпустить доверенность можно в сервисе Контур.Доверенность или на сайте ФНС. Понадобится указать сведения из корневой доверенности, которая была выдана руководителем на сотрудника, наделенного правом передоверия.

Если в вашем случае заверять МЧД необходимо, обратитесь к нотариусу и предоставьте ему: данные корневой доверенности, сведения о доверителе и доверенном лице.

Как оформить электронную доверенность?

Электронная доверенность — это то же, что и машиночитаемая доверенность. Поэтому оформить документ можно по тем же инструкциям, что мы описали выше: в сервисе Контур.Доверенность, на сайте ФНС или в информационной системе компании.

Можно ли подписать доверенность ЭЦП?

Электронная доверенность должна быть обязательно подписана электронной подписью (ранее ЭЦП) руководителя компании, чтобы она могла иметь юридическую силу.

Как подписать доверенность электронной подписью?

Создайте доверенность в специализированном сервисе, на сайте ФНС или в собственной информационной системе и подпишите ее электронной подписью руководителя. Например, сделайте это в сервисе Контур.Доверенность.

Как подписывать документы по доверенности?

Чтобы подписывать документы по доверенности, сотрудник должен:

1. Использовать КЭП физлица.
2. Указывать реквизиты МЧД или прикладывать ее к каждому пакету документов.

Как указывать информацию о МЧД в форматах документов, утвержденных ранее 2022 года

ФНС опубликовала Письмо от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@ с пояснениями о том, как следует указывать информацию о МЧД в некоторых действующих форматах документов. Это те форматы, которые еще не были обновлены, — в них отсутствуют поля для заполнения сведений о доверенности. Поэтому налоговая рекомендует использовать свободные информационные поля.

Речь идет о документах, регулируемых приказами ФНС России:

• № ММВ‑7‑15/820@ (счет-фактура и УПД) и N ЕД‑7‑26/736@ (корректировочные документы);
• № ММВ‑7‑10/551@ (товарная накладная) и № ММВ‑7‑10/552@ (акт выполненных работ);
• № ММВ‑7‑15/423@ (акта приемки с расхождениями).

Пояснения по заполнению каждого формата доступны по ссылке.

Также Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ предусматривает возможность передавать информацию о МЧД другими способами, в том числе как отдельный файл в пакете с документом.

Сейчас Диадоке реализована возможность передачи данных о МЧД в метаинформации. Она визуализируется непосредственно в сервисе. Получатель документа с МЧД видит номер доверенности, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица, а также ссылку на систему хранения доверенности. Для этого отправителю достаточно указать номер доверенности при отправке документа. Сервис запрашивает информацию о доверенности в распределенном реестре ФНС и визуализирует ее для получателя. Позже в Диадоке будет также реализован способ передачи доверенности отдельным файлом в пакете с документами.

Где смотреть номер доверенности?

Реквизиты доверенности можно посмотреть прямо в Диадоке. Для этого нужно открыть документ и выбрать раздел «Доверенности документа». Откроется окно, в котором будут виды номер доверенности, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица. Также посмотреть номер МЧД можно на сайте ФНС.

Когда использование МЧД становится обязательным?

Использование МЧД становится обязательным с 1 сентября 2023 года для всех работников, у которых нет сертификата сотрудника.

Какой срок действия МЧД?

Срок определяется доверителем и указывается в МЧД. Если его не указали, то согласно 186 статье ГК РФ доверенность сохраняет силу в течение года со дня выпуска.

Есть ли формат МЧД?

МЧД в актуальном формате можно сформировать в реестре ФНС и в специализированных сервисах, например в Контур.Доверенности. 28 марта 2023 года был опубликован единый универсальный формат от ФНС. Он подходит как для B2B-, так и для B2G-обмена документами.

Нужна ли МЧД для внутреннего ЭДО?

Решение принимается внутри организации. Если в уставе или внутренних документах организации (например, приказах) не установлена необходимость применения МЧД, то использовать не надо. В случае с кадровым ЭДО, если со стороны работодателя документы подписывает его представитель, МЧД необходима.

Заменит ли электронная доверенность бумажную?

Машиночитаемая доверенность не заменяет бумажную полностью. МЧД будут применяться в контексте конкретных информационных систем и набора полномочий.

На бумаге же этих ограничений нет, поэтому бумажные доверенности продолжают действовать, как минимум когда нужно уполномочить физическое лицо на те действия, которые находятся вне информационных систем.