Как сделать выписку из электронной трудовой книжки работодателю в 1с

Электронная трудовая книжка (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде)

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Сроки перехода на электронную трудовую книжку

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

• Ф.И.О. работника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

Если никаких кадровых движений, перечисленных выше, не было, то отчет не сдается. Но если от сотрудника было заявление, то отправляется последняя кадровая запись до 01.01.2020 г. совместно с записью о подаче заявления (пока в программе это не реализовано).

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности

Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:

• Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
• При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.

2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек

Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.

3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.

Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку.

В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде.

4. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь, следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

• Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей
• Положение о ведении и хранении трудовых книжек
• Трудовые и коллективные договоры
• Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

5. Передавать в ПФР данные о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников.

Отчетность необходимо сдавать по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 24 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если работников 25 и больше — только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

С 01.01.2020 сведения в ПФР нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий:

• прием на работу
• перевод на иную постоянную работу
• увольнение
• предоставление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде
• обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

Таким образом, впервые предоставить сведения в ПФР нужно не позднее 17 февраля 2020 г. (срок сдачи отчета продлен на выходные дни) за январь 2020 г.

С 01.01.2021 г. направлять в ПФР форму персотчетности будет нужно (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• в случае подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (переходе на ведение электронной трудовой книжки), а также в случае перевода на другую постоянную работу — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
• в случае приема на работу или увольнения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Электронные трудовые книжки в программе «1С:ЗУП» ред.3

Электронные трудовые книжки

Новые документы расположены в журнале «Электронные трудовые книжки» (в разделах «Кадры» и «Отчетность, справки»).

Заявление о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности (доступно, начиная с версий 3.1.10.276 и 3.1.12.110)

Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» позволяет сформировать печатные формы в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

В зависимости от выбранного сотрудником способа ведения трудовой книжки, в соответствии с законодательством можно сформировать:

• заявление на продолжение ведения бумажной трудовой книжки;
• заявление о предоставлении сотруднику сведений о трудовой деятельности в электронной форме.

В документе доступны для выбора только сотрудники, имеющие на дату документа основное место работы в организации.

Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников»

По кнопке «Заполнить» в документ заполняются сотрудники, по которым в кадровых документах отчетного периода (прием, перевод, увольнение) установлен новый флажок «Отразить в трудовой книжке».

При заполнении используются сведения, указанные в поле «Трудовая функция». Ее можно задать для должности/позиции штатного расписания, тогда в кадровых документах она будет заполняться автоматически.

Кроме того, заполняется последнее по времени событие (прием или перевод), произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года и отмеченное новым флажком. Если установить флажок в документах прошлого периода возможности нет, то необходимые строки можно включить в форму вручную.

Если по сотрудникам, автоматически заполненным в документ, были введены заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности, информация о них также будет заполнена в строках автоматически.

Если по сотруднику не зарегистрировано мероприятий, но было зарегистрировано заявление, автоматически такие сотрудники в СЗВ-ТД не включаются, их нужно подобрать вручную по кнопке «Подбор».

ВОПРОСЫ ЗАПОЛНЕНИЯ ОТЧЕТА

. Для корректного формирования отчета в программе должно быть верно заполнено штатное расписание (должности и подразделения должны быть заполнены в соответствии с записями, которые вносятся в бумажную трудовую книжку).

. Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

. Остается вопрос с номерами кадровых приказов. Чаще всего в программе они не совпадают с номерами в действительности. Пока в отчете эти поля являются ссылками на документ и НЕ редактируются.

КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ ПО СДАННЫМ ОТЧЕТАМ

В случае, если необходимо отменить ранее предоставленные по сотруднику сведения, то подается новая форма СЗВ-ТД, где графы табличной части заполняются первоначальными данными, а в колонке «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется «Х».

Если необходимо будет исправить ранее представленные сведения, то в новом отчете СЗВ-ТД потребуется заполнить две строки:

• в первой указать исходные данные, и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» установить знак «Х»;
• во второй — внести новые правильные данные.

Если требуется скорректировать только дату подачи «Заявления о продолжении ведения трудовой книжки» и/или «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», то в новом отчете СЗВ-ТД на этого сотрудника необходимо будет просто указать новую дату. Если возникнет потребность в отмене сведений о дате подачи заявления, то в новой форме СЗВ-ТД вносится ранее указанная дата, а в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».

Если работнику необходимо получить сведения из трудовой книжки

Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД, проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проект приказа об утверждении других форм:

• для заполнения работодателем — форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»
• для заполнения органами ПФР — форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

На данный момент формы официально не утверждены.

Сведения из электронной книжки можно получить:

• у последнего работодателя
• по запросу в ПФР или МФЦ
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы, либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» в «1С:ЗУП ред. 3»

Добавлена форма, выдаваемая на руки сотрудникам, перешедшим на электронные трудовые книжки. Данные в ней заполняются аналогично СЗВ-ТД, но по одному сотруднику.

Документ можно ввести из Увольнения.

Часто задаваемые вопросы:

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Префиксы в номерах приказов

Как быть, если в программе ведется учет по нескольким организациям с префиксами в нумерации, а в печатной форме номер идет без префикса?

Пока решение не найдено, разработчики записали это пожелание.

Нужен отчет, показывающий, по каким сотрудникам еще не создано «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Пока его можно настроить через «Универсальный отчет», а в дальнейшем это будет реализовано в программе.

Что такое трудовая функция и как ее заполнять?

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» указываются: наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии с штатным расписанием работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов[1] или реестров соответствующих должностей.

[1] Статьи 57, 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2015, № 18, ст. 2625).

В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняется с 1 января 2021 года (при наличии)) указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

• первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
• последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

Обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Как сделать выписку из электронной трудовой книжки работодателю в 1с

Дата публикации 03.12.2020

Использован релиз 3.1.15

Для формирования отчета, в котором можно увидеть, кто из сотрудников подал заявление о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности, можно использовать отчет «Штатные сотрудники» (раздел Кадры – Кадровые отчеты – ссылка «Штатные сотрудники»).

1. В поле «Дата» укажите дату, на которую необходимо сформировать отчет (рис. 1).
2. В поле «Организация» укажите организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
3. Для изменения структуры отчета нажмите на кнопку «Настройки», «Вид» – «Расширенный».
4. На закладке «Поля и сортировки» установите флажки в тех полях, которые необходимо отразить в отчете.
5. Также на этой закладке нажмите на кнопку «Добавить». При этом откроется специальная форма «Выбор поля отчета».
6. Нажмите на кнопку «Выбрать» и в разделе «Работа» выберите необходимые поля – «Заявление», «Вид», «Вид занятости».
7. Кнопка «Закрыть и сформировать» (рис. 2).

Если колонки «Заявление» и «Вид» пустые, то заявление не было подано. В противном случае в колонках отражаются документы, которыми был зарегистрирован факт выбора ведения трудовой книжки сотрудниками.

Эти колонки будут заполнены, если:

• при приеме на работу новых сотрудников, которые подали заявления у предыдущего работодателя, в документе «Прием на работу» зарегистрирован этот факт (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения). Для этого установите флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» и укажите способ, который выбрал новый сотрудник на прежнем месте работы – «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» и дату заявления (рис. 3);
• для сотрудников, которые предоставили заявление у этого работодателя, что зарегистрировано документом «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (раздел Кадры или раздел Отчетность, справки – Электронные трудовые книжки – кнопка «Создать»);
• по данным колонки «Вид занятости» можно понять, кто заявление предоставлять не должен. Например, внешний совместитель заявление о выборе способа ведения трудовой книжки подает на имя основного работодателя.

Смотрите также

• Регистрация или отмена заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности
• Составление сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем (форма СТД-Р)
• Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по форме СЗВ-ТД

Подпишитесь на новости

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

• десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
• рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
• ваш e-mail не передается третьим лицам;

Переход на электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это условный термин, определяющий сведения о трудовой деятельности работника, которые в электронном виде хранятся в ПФР. Данные в ПФР передает работодатель, сдавая форму отчетности СЗВ-ТД о каждом кадровом мероприятии (ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, далее — Закон N 27-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности организация обязана выдать работнику по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ):

• при увольнении — в последний рабочий день;
• по запросу — в течение 3 рабочих дней.

Выписка о трудовой деятельности в электронном виде доступна:

• в Личном кабинете на сайте ПФР;
• на сайте Госуслуги.

В связи с этими изменениями работодателю нужно:

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

• не позднее 31.10.2020 уведомить в письменной форме каждого работника о том, что он может сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887, ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее — Закон N 439-ФЗ);
• до 31.12.2020 получить от каждого работника заявление о способе ведения его трудовой книжки: с сохранением бумажной трудовой книжки или только в электронной форме;
• работникам, отказавшимся от бумажной трудовой книжки, выдать ее на руки с записью о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности;
• на работников, которые решили сохранить бумажную трудовую или не заявили о своем выборе, продолжать вести трудовые книжки и в бумажном, и в электронном виде (п. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ);
• впервые принятым на работу в 2020 (без трудовой книжки) предложить выбор: завести бумажную трудовую книжку или ЭТК;
• работникам, которые впервые трудоустроятся с 2021, трудовые книжки вести только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

• выбравшие бумажную трудовую книжку — могут в любое время изменить решение (п. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ);
• не подавшие заявление о способе ведения трудовой книжки до 31.12.2020 — могут сделать это в любой момент после этой даты (Письмо Минтруда от 11.02.2020 N 14-2/В-141);
• выбравшие электронный вид трудовой книжки, вернуться к бумажному уже не смогут (Письмо Минтруда РФ от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180).

Если сотрудник при приеме предъявляет сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), проверьте, есть ли в документе отметка об отказе от бумажной книжки. Если отметки нет — попросите работника предоставить трудовую книжку.

Электронные сведения о трудовой деятельности практически дублируют бумажный вариант трудовой книжки. Они содержат (ст. 66.1 ТК РФ):

• информацию о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу, включая дату подачи заявления о способе ведения сведений о трудовой деятельности;
• место работы (сведения о работодателе);
• вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессию, специальность, квалификацию, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• код выполняемой функции (при наличии);
• основание кадрового мероприятия (дату, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Переход на электронные трудовые книжки в 1С

Форма уведомления и заявления законодательно не утверждена, поэтому работодатель может:

• разработать собственные формы;
• использовать формы, реализованные в 1С.

В программе можно сформировать документы на всех работников в разделе Заплата и кадры — Электронные трудовые книжки — Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности .

Заполните табличную часть всеми или отдельными сотрудниками.

Укажите любой из вариантов в графе Вид заявления и нажмите Записать .

Проводить документ не нужно, иначе сведения попадут в форму СЗВ-ТД.

По кнопке Заявление на всех указанных сотрудников сформируются:

• уведомление;
• два заявления о способе ведения трудовой книжки.

Печатные формы документов можно распечатать, сохранить или отправить по электронной почте из программы.

По мере того как сотрудники будут сдавать заявления, создавайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности и выбирайте в графе Вид заявления способ, указанный работником.

Укажите актуальную дату, указанную работником в заявлении.

При проведении Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности данные о выборе сотрудника отразятся в СЗВ-ТД указанной датой.

До 15 числа направляйте в ПФР сведения СЗВ-ТД по работникам, которые подали заявления в предыдущем месяце.

См. также:

• Памятка по ЭТК от ПФР
• Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки в программах 1С
• Заполнение формы СЗВ-ТД в 1С
• Как сделать корректировку СЗВ-ТД в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Электронные трудовые: ПФР разъясняет подробности

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как сформировать электронную трудовую книжку в 1С

Перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году просто. Создаем уведомления, принимаем заявления, формируем электронные книжки и отчетность в ПФР. При переходе на электронные трудовые книжки необходимо создать уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись и принять от них заявления о способе ведения его трудовой до конца 2020 год. Рассмотрим как можно это сделать.

Создадим уведомление о переходе организации на электронные трудовые. Шапку документа оформите стандартно, как обычно делаете для вашей организации. Текст для уведомления о переходе на электронные трудовые может быть примерно таким:

Уведомление об оформлении
электронных трудовых книжек

1. Настоящим оповещаем, что с 01.01.2020 сведения о Вашей трудовой деятельности формируются и ведутся в электронном виде (хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ).

2. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволит работнику получать доступ к содержащимся в ней сведениям не только путем обращения за ними к работодателю, но и путем направления запроса:

• в отделение Пенсионного фонда РФ;
• в Многофункциональный центр.

3. Сведения о трудовой деятельности также будут доступны в личном кабинете работника:

• на сайте Пенсионного фонда РФ;
• на портале Госуслуг.

4. В связи с этим трудовая книжка на бумажном носителе больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности, от ее ведения Вы можете отказаться. Решение об оформлении трудовой книжки исключительно в электронном виде является добровольным и принимается работником самостоятельно по собственному усмотрению.

5. Работнику, который согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В этом случае бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.

6. Работнику, который не согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе).

7. Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, его трудовая книжка будет вестись в соответствии со статьей 66 ТК РФ (то есть на бумажном носителе).

8. Право на ведение трудовой книжки на бумажном носителе сохранится за работником и при смене места работы. Перейти на ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде можно и после указанной даты путем подачи работодателю соответствующего заявления.

И прикрепить к этому документу лист ознакомления, где сотрудники ставят подпись и дату.

После этого необходимо принять от каждого сотрудника заявление о том хочет ли он чтобы его трудовая стала полностью «электронной» или он желает продолжить ведение трудовой в бумажном формате, при этом вам всё равно будет необходимо дублировать ведение в электронном виде.

Покажем как напечатать заявление от сотрудников двух видов — бумажном и электронном:

заявление сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

Внутри заявления нужно выбрать его вид:

вид заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

В зависимости от выбранного способа: в бумажном или электронном виде — формируются соответствующие печатные формы заявлений:

печатная форма заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

Электронная трудовая книжка ведется с даты приема этого заявления. Не забудьте выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику, в ней нужно сделать запись в свободной форме, она может быть примерно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»

печатная форма заявления от сотрудника в 1С в случае ведения бумажной трудовой книжки

При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя всё равно обязанность по ведению электронных книжек не пропадает. Так что вести её нужно параллельно с бумажной.

Переходим к непосредственному созданию электронных трудовых.

Перед формированием электронной трудовой книжки в 1С нужно не забыть проставить галочки в кадровых документах, об этом можно прочитать в инструкции про СЗВ-ТД здесь. Когда у вас уже всё готово и настроено, то можно перейти к процессу создания новой электронной трудовой для сотрудника.

Открываем в меню программы «Электронные трудовые книжки», нажимаем создать, выбираем «СТД-Р»:

создать электронную трудовую книжку в 1С

В форме «СТД-Р» программа автоматически заполнит данные по сотруднику:

форма СТД Р электронная трудовая книжка в 1С

Выводим печатную форму электронной трудовой книжки и получаем:

печатная форма электронной трудовой книжки в 1С

Её можно распечатать, подписать и выдать сотруднику при необходимости.

Про электронную отчетность в ПФР по новым трудовым читайте в статье про СЗВ-ТД.

Бесплатный мини-курс по оборотке!

Получите бесплатный мини-курс по ОСВ!
Найдите курс в закрепленных сообщениях в нашем Телеграм канале.
А если еще и подпишитесь, то увидите новые полезные статьи и видео по 1С!