Электронные трудовые книжки с какого года вводятся

Электронные трудовые книжки: как они работают в России

Владимир Гердо/ ТАСС

В России с 1 января 2020 года появился новый формат трудовых книжек — электронный . А до конца года сотрудники вместе со своими работодателями должны были определиться, в каком виде будут вестись их трудовые книжки.

Новшества, предположительно, должны были затронуть около 60 млн работников и 8,4 млн компаний, фирм и индивидуальных предпринимателей, уточнял ранее председатель Госдумы Вячеслав Володин. По данным на декабрь 2020 года, электронный формат трудовой выбрали более 4 млн россиян.

Объясняем, что именно изменилось.

Что такое электронная трудовая книжка?

1

Это полная база данных о карьере гражданина — его профессии, приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении и любой другой информации от работодателя. Компании теперь получают возможность собирать эти сведения в электронном виде и каждый месяц передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). Хотя некоторые данные в электронную базу не попадут — например, о наградах работника.

Еще в начале обсуждения законопроекта в Минтруде подчеркивали, что переход на электронные трудовые книжки будет для работников бесплатным.

Когда изменения заработали? И как именно?

2

Закон вступил в силу с 1 января 2020 года.

До 1 июля 2020 года работодатель должен был сообщить сотрудникам, что они могут выбрать, как вести их трудовые книжки — в бумажном виде или электронном. Те, в свою очередь, до 31 декабря 2020 года должны были ответить, что выбирают. Переход строго добровольный.

Если вы ничего не решили, то компания продолжит вести бумажную трудовую. Вы сможете сохранить ее, даже сменив работу. То есть новый работодатель не должен навязывать электронную трудовую. Но и поменять бумажный вариант на электронный тоже можно в любой момент после наступления 2021 года.

Если вы все-таки предпочтете электронный формат, то отдел кадров запишет это в трудовую книжку и вернет ее вам.

При этом у граждан, которые впервые начнут работать после 1 января 2021 года, будут только электронные трудовые книжки.

Какие документы мне тогда выдадут при увольнении, если я выберу электронный формат трудовой?

3

При увольнении работодатель выдаст справку о трудовой деятельности — в бумажном или электронном формате. В этом документе будут данные только о работе непосредственно у него. За бумажным подтверждением всего трудового стажа придется обратиться в ПФР или многофункциональный центр (МФЦ), в электронном виде сведения будут доступны на портале госуслуг.

Если вы выбрали электронный вариант трудовой, то бумажная при этом не теряет силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Ее нужно сохранить, так как она остается источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии изначально фиксируются только данные с 2020 года. Впрочем, уже с 2021 года работники смогут включить в электронную трудовую книжку записи о своем стаже за все предыдущие периоды, а не только с 1 января 2020 года. Для этого необходимо будет направить заявление в Пенсионный фонд.

Просмотреть же сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут через личный кабинет гражданина на сайте ПФР или портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

А если вдруг в ваших данных окажется ошибка, то можете сообщить об этом работодателю, и он должен будет все исправить.

А что если я вдруг не работал все то время, когда надо было определиться и выбрать вид трудовой?

4

Такой случай законодатели тоже предусмотрели. Например, вы ушли в отпуск по уходу за ребенком, временно не могли трудиться из-за длительного лечения или просто были безработным.

Право выбрать, как вести трудовую книжку, за вами все равно остается. Для этого нужно будет подать соответствующее заявление при первой возможности — при возвращении на работу или трудоустройстве на новое место.

Зачем нужно менять трудовые?

5

Во-первых, власти рассчитывают, что при внедрении электронных трудовых книжек работодатели смогут снизить издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных аналогов. «Этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников», — заявлял Вячеслав Володин.

Во-вторых, цифровой формат позволит оптимизировать и ускорить документооборот.

И в-третьих, для работника должен снизиться риск потери трудовой. «Бумажная трудовая книжка может быть утрачена, подделана, или может не сохраниться информация о работодателе, и тогда возникает необходимость в восстановлении трудового стажа по довольно сложной процедуре», — объяснял в свое время бывший тогда премьер-министром Дмитрий Медведев.

Напомним, если человек потерял трудовую книжку, когда официально работал, то восстанавливать ее обязан работодатель. А вот если хозяин лишился ее, когда был безработным, то процесс восстановления рискует затянуться. В первую очередь гражданин должен обратиться на последнее место работы. Но если организация, например, обанкротилась или перестала существовать, то придется идти к работодателю, который был до этого, и так далее.

Централизованная электронная база должна помочь избежать таких трудностей. Как следствие, электронная трудовая сможет защитить от проблем с получением пенсий, если работники не смогут подтвердить свой стаж с помощью бумажной трудовой.

К тому же передача сведений в режиме онлайн должна облегчить и оформление для тех, кто работает удаленно, рассчитывают в правительстве.

С 1 января 2021 года впервые трудоустроившимся гражданам оформляются только электронные трудовые книжки

В России второй год действуют электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. У электронной книжки нет физического носителя, поэтому ее невозможно потерять или испортить, а передача сведений в цифровом виде снижает вероятность ошибок и обеспечивает постоянный доступ к данным о трудовой деятельности. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники к этому времени должны были определиться, какую форму трудовой книжки оставить, то есть выбрать ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде или продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Всего на территории Приморского края в 2020 году написали заявление о выборе ведения трудовой книжки 666 148 работников, работающих по трудовому договору. Из них 568 710 (85%) оставили бумажную трудовую книжку, и только 15% или 97 438 приморцев решили перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Для всех работающих граждан переход к новому формату ведения сведений о трудовой деятельности добровольный. Исключением являются только те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года – для них сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление по уважительной причине вправе сделать это в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы.

К таким причинам относятся: временная нетрудоспособность; отпуск (в том числе декретный); временное отстранение от работы; если гражданин, имеющий стаж работы, в указанный период не состоял в трудовых отношениях и не подавал ни одного письменного заявления.

Граждане, которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, могут в дальнейшем пересмотреть свое решение и подать своему работодателю новое письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Приморцы, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Необходимо сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.

При увольнении — в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности за время работы у него по форме СТД-Р[*]. Эта информация выдается на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом, или в форме электронного документа (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи). Если в день прекращения трудового договора выдать сведения из электронной трудовой книжки невозможно, например, работника нет на рабочем месте, работодатель обязан направить их работнику в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением.

Сведения о трудовой деятельности могут быть выданы работодателем не только при увольнении, но и в период работы. Срок представления сведений — не более трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Получить информацию из своей электронной трудовой книжки, в том числе в электронном виде по форме СТД-ПФР**, работник может и самостоятельно: в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг. Электронная выписка о трудовой деятельности формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ ПФР. Документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, распечатать или направить по электронной почте.

При приеме на новую работу граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, должны представить работодателю следующие документы:

— бумажную трудовую книжку с записью, о переходе на ведение ЭТК;

— выписку по форме СЗВ-Р, оформленную последним работодателем.

В случае если работодатель не выдал такую выписку, ее можно получить в территориальном органе ПФР или в личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или на портале «Госуслуги» (gosuslugi.ru) (при наличии регистрации на портале Госуслуги).

То есть гражданин при приеме на работу предоставляет и трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности одновременно. Предоставление бумажной трудовой книжки обязательно, ведь в ней находятся сведения о работе за весь период трудовой деятельности гражданина до 2020 года.

Специалист отдела кадров по новому месту работы должен будет сделать себе копию бумажной трудовой книжки и отдать ее обратно работнику. Хранить у себя бумажную трудовую книжку работодатель не имеет права.

Напоминаю, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдает ее на руки работнику вне зависимости, продолжает сотрудник работать или увольняется.

Для работников, не подавших заявление о выборе варианта ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Что касается работодателей, то всю информацию о кадровых мероприятиях в отношении своих сотрудников они предоставляют в органы Пенсионного фонда в электронном виде для хранения её в информационных ресурсах ПФР в установленные законодательством сроки: специалисты кадровых служб предприятий и организаций сдают в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД.

С 1 июля 2021 года отчетность по электронным трудовым книжкам предоставляется в новом формате. Добавлен раздел для работодателей после реорганизации. После первого раздела «Сведения о страхователе» новый раздел называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Заполнять его будут компании после процедуры реорганизации в случае корректировки ранее поданных форм СЗВ-ТД.

В новой форме отсутствует строка «Отчетный период». Так как периодичность сдачи отчета по форме СЗВ-ТД один календарный день для основных кадровых мероприятий, то и нет необходимости заполнять реквизит «Отчетный период».

Введена новая графа и коды для «северных» работников. В СЗВ-ТД нужно будет указывать коды (РКС или МКС) для северян. Если человек работает на Крайнем Севере — РКС, в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера — МКС. Для этих кодов появилась новая четвертая графа.

— В графе 6 формы СЗВ-ТД появился обязательный к заполнению код выполняемой функции, который состоит и 5 цифровых знаков. Берется он из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Работодатели должны будут указывать данный код из классификатора, исходя из работы, которую выполняет сотрудник. Ориентироваться нужно будет именно на фактическую работу, а не на должность работника, которая указана в трудовом договоре и иных документах.

С 1 июля эта графа стала обязательной, и, если там будет допущена ошибка, придется отменить ранее сданный отчет и представить правильные сведения.

Электронная трудовая породила трудности

В том, что введение электронных трудовых книжек усложнило кадровое делопроизводство в их компании, убеждены 35% менеджеров по персоналу. Такие выводы сделали специалисты из компании SuperJob, опросив HR-специалистов из разных компаний России. Чаще всего причиной недовольства было возросшее количество работы и отсутствие доступа к электронной трудовой книжке при приеме на работу. Менеджеры по персоналу рассказывали о сложностях с расчетом трудового стажа для оплаты больничного, о сбоях в ИТ-системах ПФР и прочих сложностях. Часть кадровиков столкнулись с проблемой безответственного отношения сотрудников к увольнению: поскольку забирать трудовую книжку не нужно, некоторые просто перестают являться на работу, не оформляя заявление об уходе.

Ирина
Приборкина

Электронные трудовые книжки начали вводить в России в 2020 г. Напомним, что тогда были приняты поправки в Трудовой кодекс, федеральный закон «Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования» и КоАП, вводящие в России электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 г. работодатели по выбору работника получили возможность вести трудовые книжки в электронном виде. Так, до 30 июня 2020 г. работодатель был обязан в письменной форме уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой. В свою очередь работник до 31 декабря 2020 г. должен был подать работодателю письменное заявление, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал. При этом если заявление не было подано, то работодатель продолжал вести трудовую книжку в бумажном виде. Лицам, впервые поступившим на работу после 31 декабря 2020 г., бумажные трудовые книжки больше не оформляются (см. новость ComNews от 4 декабря 2019 г.).

Сейчас, спустя два года эксперты говорят о промежуточных результатах нововведения. Как отметили в пресс-службе компании SuperJob, 2020 г. считался «переходным периодом», а в 2021-м все работодатели так или иначе испытали на себе преимущества и недостатки новой системы. HR-сервис в первую рабочую неделю наступившего года провел опрос среди 1000 представителей предприятий и организаций из 171 населенного пункта России. По итогам 29% опрошенных считают, что в их компании кадровое делопроизводство с введением электронных трудовых книжек упростилось — стало меньше бумаг. Каждый четвертый менеджер по персоналу уверен, что появление электронных трудовых книжек ничего не изменило. А 35% опрошенных по-прежнему испытывают трудности с их ведением.

Главное недовольство у специалистов по кадрам вызывает возросший объем работы в связи с тем, что появилась необходимость одновременно вести и бумажные, и электронные трудовые книги. Также одним из факторов опрошенные отмечали, что при приеме на работу у HR-менеджера нет доступа к электронной трудовой книжке специалиста, а значит, нет и возможности оперативно проверить достоверность сведений, указанных в его резюме. Менеджеры по персоналу рассказывали о сложностях с расчетом трудового стажа для оплаты больничного, о сбоях в ИT-системах ПФР и прочих проблемах. Часть кадровиков столкнулись с проблемой безответственного отношения сотрудников к увольнению: поскольку забирать трудовую книжку не нужно, некоторые просто перестают являться на работу, не оформляя заявление об уходе. Юридическая служба SuperJob, проведя десятки консультаций кадровых служб компаний-работодателей по этому вопросу, пришла к выводу, что такая проблема появляется в случаях, когда в локальных нормативных актах компании четко не регламентирована процедура прекращения трудового договора, либо когда кадровые работники не до конца усвоили тонкости трудового законодательства, регламентирующего данный вопрос.

В пресс-службе SuperJob отметили, что, по сравнению с аналогичным исследованием, на 6 п.п. снизилось число работодателей, отмечающих усложнение кадрового делопроизводства после введения электронных трудовых книжек. Напротив, тех, кому легче работать в новых условиях, стало больше на 12 п.п. «Электронный документооборот — новая реальность на российском рынке труда, и этот прогресс уже не остановить. Кадровые службы еще выстраивают свои процессы, но мы видим, что за год удалось адаптироваться», — отмечают в пресс-службе.

По данным исследований компании hh.ru, среди причин отказа от перевода трудовой книжки в цифру основная — это непонимание, как это будет работать (55%). По 35% респондентов, отказавшихся от перехода, считают это ненадежным с точки зрения безопасности личных данных либо не доверяют цифровым инициативам государства. А 8% респондентов сам работодатель советовал пока не переходить на электронную трудовую. Также среди названных причины были «бумажный документ привычнее», «иногда нужны корректировки задним числом», «непонятны гарантии сохранности электронного варианта в случае сбоев», «просто не захотела», «система новая и пока не проверена временем», «смогу и потом перейти», «нет смысла данного перехода», «до выхода на пенсию остался один год».

Руководитель проектов ITS Konica Minolta Business Solutions Russia Михаил Ганжа рассказывает, что по их наблюдениям переходов на электронные трудовые книжки очень мало, даже в компаниях с участием иностранного капитала и полностью «белых». «Допускаем, что это связано со спецификой бизнеса, ведь для сотрудников, у которых раньше была заведена бумажная трудовая книжка, этот переход необязателен. Обязательным использование электронной трудовой является только для вчерашних студентов, которые только начинают набирать трудовой стаж. Поэтому, с нашей точки зрения, для компаний с большим потоком молодых специалистов переход на электронную трудовую будет только в плюс», — считает Михаил Ганжа. Также он отмечает и другие плюсы, например, то, что через личный кабинет Госуслуг каждый работник, сделав пару кликов, может получить полную информацию о своем стаже. «Нередка ситуация, когда стаж в трудовой книжке неполный: в этом случае также спасает электронная выписка, оформленная через Госуслуги. Еще снизилось количество случаев проведения изменений задним числом», — добавляет Михаил Ганжа.

«Предполагаем, что среди всех респондентов треть — представители полностью «белых», но инертных в плане использования технологий компаний, которые выполняют все требования регуляторов. Им стало сложнее — появились новые обязанности и дополнительная работа. Предполагаем, что отклик этой группы был негативным. Еще одна треть, с нашей точки зрения, — прогрессивные «белые» компании, которым переход дался легко. У них, возможно, большой штат молодых специалистов, обладающих только электронной трудовой книжкой. Соответственно, сотрудники отделов кадров в этих компаниях позитивно отреагировали на переход. Последняя треть опрошенных, возможно, «теневые» компании, для которых нововведение не сыграло никакой роли, поскольку они как игнорировали требования регуляторов, так и продолжают это делать при введении новых правил», — считают в компании Konica Minolta Business Solutions Russia.

Эксперты рынка отмечают, что переход на электронную трудовую (ЭТ) находится только на этапе внедрения и еще рано судить о результатах. «Что мнения работодателей о полезности или удобстве перехода на электронные трудовые книжки разделились — это вполне закономерное явление в момент переходного периода на новый формат работы, потому что любая новая система — это живой механизм, достаточно подвижный и пока незнакомый. В любом случае введение новых бизнес-процессов — это неизбежно и направлено не только на упрощение работы, но и повышение производительности компаний. Но чтобы достигнуть идеала, нужен переходный период, и для каждой новинки, в том числе для ЭТ, этот период всегда разный», — отмечает руководитель пресс-службы компании «hh.ru Северо-Запад» Мария Бузунова.

Заместитель генерального директора, директор по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов рассказал, что государством принято решение реализацию предложенного бизнесом перевода трудовых отношений в электронный вид осуществлять в несколько этапов. «С этого года доступен частичный переход на трудовой документооборот. Полный переход, включая этап расторжения трудового договора, находится в стадии обсуждения. И оценка сделана фактически только для первого этапа. Мы надеемся, что совместно с коллегами из профильного министерства и бизнес-сообщества сможем сделать процесс трудового электронного документооборота максимально полным, эффективным и комфортным для работодателей и работников, когда станет возможным полный переход в электронный вид для всего жизненного цикла», — отметил Дмитрий Тер-Степанов.

Мария Бузунова из «hh.ru Северо-Запад» считает, что с учетом развития кадрового ЭДО в целом разумно предположить, что доработки ЭТ будут. «Скорее всего, они будут направлены на полный отказ от бумажных трудовых книжек — для работников, трудоустроенных до 2021 г. и имеющих бумажную трудовую, — и закрепление на федеральном уровне всех нюансов взаимодействия работника и работодателя в электронном виде», — считает она.

Ми хаил Ганжа из Konica Minolta Business Solutions Russia также считает, что два года — период незначительный и пока недостаточно полноценной статистики. «Можно считать текущий период переходным и продолжить наблюдения. В целом законодательной базы для инициативы достаточно. Нужно больше времени для перехода на электронные трудовые книжки и формирования практики работы с ними в рамках предприятий» — говорит он.

Заместитель генерального директора компании CorpSoft24 Дмитрий Пучков считает, что переход на электронные трудовые книжки — это своевременная мера, послужившая наряду с электронными больничными локомотивом для полного перевода кадрового документооборота на электронные рельсы. «Сейчас они повсеместно используются в компаниях, а ведение обычных трудовых книжек сотрудниками сходит на нет. Это говорит об эффективности применения ЭТК. С точки зрения автоматизации, очень многое стало легче. Например, при переходе на новое место работы теперь для учета стажа работника кадровику не нужно все вводить вручную в учетную программу. Можно загрузить данные о стаже автоматически. Государству тоже стало проще. Все сведения о стаже работников доступны онлайн. Да и сотрудник может в любой момент сформировать сведения о своем трудовом пути, что также очень удобно» — отмечает он.

Руководитель пресс-службы hh.ru рассказала, что есть данные и исследования, которые показывают, что у работодателей до сих пор возникают нюансы и вопросы в работе с электронными трудовыми. «Так, на первом этапе внедрения и на данный момент у кадровых работников в компаниях явно прибавилось работы. Например, ежегодная отправка отчетов в Пенсионный фонд РФ о переходе работников на электронные трудовые. В данном вопросе сотрудники HR-служб могут сталкиваться с тем, что в заявлениях работников просто отсутствует информация о выборе ведения трудовой», — рассказывают в hh.ru. Также, по словам экспертов компании, есть прецеденты, когда данные электронных трудовых могут некорректно отображаться и в них могут отсутствовать отметки о том или ином профессиональном стаже, и из-за этого также возникают сложности. «Есть нюансы и с тем, что пока нет общей базы данных, куда могли бы обращаться кадровые работники с запросами информации по ЭТ. По сути, на данный момент все нюансы специалистам нужно уточнять у самих работников, а те в свою очередь могут не помнить ту или иную информацию — например, дату перехода на ЭТ. Все это может затягивать процесс документооборота», — поясняет Мария Бузунова из hh.ru.

Руководитель департамента аутсорсинга компании Kontakt InterSearch Russia Ирина Рыбак говорит, что сама система электронных трудовых книжек, позволяющая избавиться от бумажной волокиты, задумана интересно, однако она несовершенна, в связи с чем очень сильно нагружает специалистов КДП и бухгалтеров. «По моему опыту, около 85% сотрудников не понимают, в чем разница между электронной и бумажной книжками. Часто при трудоустройстве человек утверждает, что электронная версия оформлена, а на самом деле ее нет. Работодатели не объясняют своим сотрудникам, в чем особенности новой системы и зачем она нужна. Еще одна проблема: у сотрудников, впервые устроившихся на работу в 2021 г. и позже, электронная книжка есть. С остальными же начинается путаница. Для определения стажа и расчета больничного необходимы сведения с предыдущих мест работы. Не во всех организациях соблюдается регламент и правила записи. Из-за этого возможны ошибки в подсчетах. И конечно, негативным аспектом является необходимость дублирования сведений как на бумаге, так и в электронном виде», — объясняет Ирина Рыбак.

Эксперты считают, что пока введение электронных трудовых книжек не уменьшило количество бумажной работы. Так, начальник отдела кадров компании «Ланит-Терком» (входит в группу «Ланит») Наталья Кудрявцева отмечает, что к перечню отчетов добавился еще один, который также подается в контролирующие органы. «В любом случае с 2000 г. в Пенсионном фонде России всегда присутствовала информация о работающих гражданах РФ», — отмечает она.

Начальник отдела кадрового администрирования компании «Т1 Интеграции» Лиана Бакулина рассказывает, что в их компании на электронный вариант трудовой книжки перешло 30% людей. «По оставшимся 70% мы ведем двойную работу: бумажную и электронную. Электронная подразумевает под собой ежедневную и ежемесячную отправку отчетов в ПФР России. Для соблюдения требований отчетности в ПФР пришлось дорабатывать кадровые системы, в которых ведется КДП и расчет заработной платы. Риски, с которыми нам пришлось столкнуться на практике при ведении электронной книжки, — это неявка сотрудника на подписание приказа при увольнении. У человека отсутствует вынужденная необходимость приходить к HR за физической книжкой, ведь выписку всегда можно получить на портале Госуслуг», — делится опытом Лиана Бакулина.

Наталья Кудрявцева из «Ланит-Терком» говорит, что раньше можно было ознакомиться с записью в трудовой книжке и увидеть негативные статьи увольнения сотрудника до приема на работу, а сейчас потенциальному кандидату на должность достаточно сказать, что у него электронная трудовая книжка, потому что не все предоставляют сведения по форме СТД-Р при приеме на работу. «Это влияет и на стаж для больничных листов: если раньше его рассчитывали по трудовой книжке, то сейчас этой информации нет, и мы сами объясняем сотрудникам, какие документы они должны предоставить. Однако для опытного и грамотного специалиста кадровой службы нововведения, связанные с вводом электронных трудовых книжек, не представляют трудностей. Это работа, которую необходимо выполнять четко и правильно», — уточняет Наталья Кудрявцева.

Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы

С 2020 года начался переход к электронным трудовым книжкам. При переходе к ЭТК могут возникать сложности как у работников, так и у работодателей. В этой статье мы собрали ответы ведомств на самые распространённые вопросы.

Ольга Колчушкина
31 Августа 2020
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

&#160— Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

&#160— Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.

При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

&#160— В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?

&#160— До конца 2020 года работодатели должны:

принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

&#160— Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

&#160— Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки. После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

&#160— Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

&#160— Если работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за которыми сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности и отпуска, не имели возможности обратиться к работодателю с заявлениями о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ до 31.12.2020, они могут сделать это в любое другое время после этой даты.

Если работник не подаст до 31 декабря 2020 года заявление о выборе формата трудовой книжки и не подпадёт под категорию лиц, имеющих право написать заявление в любое время (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ), означает ли это, что он в дальнейшем не сможет отказаться от ведения бумажной трудовой книжки?

&#160— Нет, не означает. Даже если работник не относится к тем лицам, которые могут написать заявление в любое время, возможность в последующем отказаться от ведения трудовой книжки у работника сохраняется.

В случае если работник до 31.12.2020 не подал работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 ТК РФ.

Пунктом 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ прямо предусмотрено, что для работника, воспользовавшегося своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (пункт 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 11.02.2020 № 14-2/В-141

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку и подал соответствующее заявление, может ли он впоследствии вернуться к бумажной версии?

&#160— Закон не предусматривает возможности отозвать заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ или обратиться с заявлением о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьёй 66 ТК РФ взамен ранее поданного заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

Вправе ли работник отозвать такое заявление в срок до 31 декабря 2020 года? Или выбор в пользу ЭТК уже нельзя изменить, даже несмотря на установленный в законе срок?

&#160— Отзыв заявления о переходе на электронную трудовую книжку законодательством не предусмотрен.

В какие сроки нужно выдать работнику бумажную трудовую книжку, если он выбрал ЭТК?

&#160— Действующим законодательством не предусмотрена специальная норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления на предоставление сведений о трудовой деятельности.

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки допустимо применение части 1 статьи 62 ТК РФ, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

Источники: онлайнинспекция.рф и Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260

Какую запись нужно сделать в бумажной трудовой книжке при её выдаче работнику при переходе работника на ЭТК?

&#160— В данном случае необходимо руководствоваться буквальным содержанием ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ и сделать следующую запись в трудовой книжке работника:

в графе 1 указать следующий порядковый номер;
в графе 2 указать дату выдачи трудовой книжки;
в графе 3 сделать запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ»;
в графе 4 в качестве основания указать заявление работника.

Кроме того, для целей инвентаризации рекомендуем издать приказ о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о выдаче её работнику. Реквизиты этого приказа в трудовой книжке указывать не нужно.

Как правильно внести запись в трудовую книжку о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде?

&#160— Минтруд рекомендует вносить запись в том же порядке, как и при увольнении.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца и года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учёта движения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления.

Источник: Письма Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 16 марта 2020 г. № 14-2/В-267

Как отразить в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей в них выдачу бумажной трудовой книжки работнику на руки, если он пожелал перейти на электронную трудовую книжку?

&#160— В этом случае книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется обычным способом: записи делаются в столбцах № 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и № 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Можно ли использовать свою форму журнала регистрации выдачи трудовых книжек работникам в связи с решением работника перейти на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ? В унифицированной форме журнала учёта движения трудовых книжек нет соответствующей графы для внесения предложенной Минтрудом записи: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

&#160— Можно. В настоящее время ответственности за нарушение рекомендаций Минтруда в части оформления унифицированной формы журнала учёта движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки работнику в связи с его решением отказаться от ведения бумажной трудовой книжки не установлено.

Нужно ли заводить новый журнал учёта выдачи трудовых книжек для выдачи СТД-Р? Каким документом работодатель должен подтверждать выдачу СТД-Р работнику?

&#160— Нет, это не обязательно. Трудовое законодательство не устанавливает требования о ведении какого-либо журнала предоставления работнику сведений о его трудовой деятельности. Способ подтверждения предоставления указанных сведений зависит от способа их предоставления (на бумажном носителе или в форме электронного документа).

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по внутреннему совместительству?

&#160— Да, должен. Каких-либо исключений по внесению сведений в электронной форме о работе сотрудника по совместительству нормами действующего законодательства не установлено.

Как работнику получить сведения из своей электронной трудовой книжки?

&#160— Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде. При необходимости сведения могут быть получены работником (лицом, имеющим стаж работы по трудовому договору) на бумаге. Предоставить их может нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется бесплатно, без привязки к месту жительства или работы работника (лица, имеющего стаж работы по трудовому договору).

В какой срок работник имеет право получить у работодателя сведения ЭТК за период работы у данного работодателя?

&#160— В период действия трудового договора работник может получить сведения о трудовой деятельности в течение трёх дней после подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Что делать, если работодатель указал неправильную информацию в электронной трудовой книжке?

&#160— Следует обратиться с письменным заявлением к работодателю, который обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в Пенсионный фонд Российской Федерации.

До какого года работник имеет право на сохранение бумажной трудовой книжки?

&#160— Право работника на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ не ограничено во времени и сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Работодатель освобождается от обязанности по ведению трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) только после её выдачи работнику, согласившемуся с формированием сведений о его трудовой деятельности в электронном виде. Поэтому непоступление от работника в срок до 31 декабря 2020 года письменного заявления о продолжении ведения его трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ не освобождает работодателя от выполнения обязанности по её ведению и хранению.

Если работник не подал заявление, сохраняется ли за ним право пользоваться трудовой книжкой при смене работы? Вправе ли новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки?

&#160— Нет, новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки на бумажном носителе не может.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 г. № 14-2/В-136

Как оформлять трудовые книжки работникам, которые устраиваются впервые?

&#160— Сведения о трудовой деятельности работников, устраивающихся впервые на работу с 1 января 2021 года, должны формироваться только в электронном виде. До этой даты работник, устраивающийся на работу впервые, вправе сделать выбор как в пользу трудовой книжки, которая ведётся в соответствии со ст. 66 ТК РФ, так и в пользу сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде.

В том случае если работник, проработавший у работодателя свыше пяти дней, не сделает такой выбор, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по совместительству?

&#160— Да, должен. Работа по совместительству является одной из форм трудовой деятельности. В соответствии с положениями Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования», в сведения о трудовой деятельности работодатель обязан включить известную ему информацию о внешнем совместительстве работника.

При приёме на работу работодателю нужно предъявлять трудовую книжку в бумажном виде или только в электронном виде? Ведь работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

&#160— Если работник перешёл на трудовую книжку в электронном виде, то работодатель, по нашему мнению, не обязан требовать трудовую книжку в бумажном виде. Но работник вправе предъявить работодателю трудовую в бумажном виде для исчисления трудового стажа работника.

Если на работника велась ЭТК, то что он должен предъявить новому работодателю при устройстве на новую работу?

&#160— При устройстве на новое место работы работник предоставляет сведения о трудовой деятельности либо в форме электронного документа с электронной подписью, либо на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Я бы хотела, чтобы на новом рабочем месте у меня уже велась электронная трудовая. Должна ли я предоставлять на новую работу старую трудовую в бумажном виде?

&#160— Да, вы должны предоставить работодателю бумажную трудовую книжку. Однако после внесения записи о том, что вы подали указанное заявление, он вам её вернёт.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на сотрудников, проработавших свыше 5 дней. Нужно ли вносить информацию в ЭТК на сотрудника, который проработал 2 дня и уволился? Ведь получается, что в бумажную трудовую мы не вносим информацию об этом?

&#160— Факт того, что работодатель отразит в сведениях о трудовой деятельности работника в электронной форме информацию о его работе в том числе продолжительностью до 5 дней, не является нарушением части 3 статьи 66 ТК РФ, поскольку статья 66 ТК РФ не регулирует порядок заполнения сведений о трудовой деятельности работника.

Если работник решил сохранить бумажную трудовую, а потом поменял работу, нужно ли ему писать новому работодателю ещё одно заявление о сохранении трудовой книжки?

&#160— Нет, не нужно. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Что делать с книгой учёта движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на ЭТК?

&#160— Когда все записи в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них завершены, все учтённые в ней трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учёта и хранения подлежит прекращению, а книга – передаче на архивное хранение.

Порядок оформления прекращения ведения книги учёта законом не регламентирован. По мнению ведомства, для корректного оформления прекращения ведения книги учёта лицу, ответственному за учёт и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:

сделать отметку о прекращении её ведения (проставив на обложке дату первой записи (начало) и дату последней записи (окончание) с указанием срока и места хранения книги);
сделать итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе книги (всего записей на … листах), которую сопроводить штампом отдела кадров (при наличии). В архиве организации книга учёта должна храниться в течение 50/75 лет.

Что делать, если работник устраивается на работу с бумажной трудовой книжкой, а книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них «закрыта»?

&#160— В данном случае необходимо оформить новую книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них либо возобновить ведение старой книги (на усмотрение работодателя).

Работник выбрал бумажную версию трудовой книжки. Он увольняется. Обязан ли работодатель выдать СТД-Р такому работнику? Или СТД-Р выдаётся только при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой и перешёл на электронную?

&#160— В этом случае выдавать работнику СТД-Р не требуется. СТД-Р выдаётся при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки и перешёл на ЭТК.

После сокращения для выплаты пособия за второй и последующий месяцы бывший работник предоставлял трудовую книжку без записи о трудоустройстве. Как бывший работник, в связи с переходом на ЭТК, будет подтверждать свой статус безработного, если он может устроиться на работу без записи в трудовой книжке, оформив её электронно?

Увольняемому в связи с сокращением работнику работодатель должен выплатить:

выходное пособие в размере среднего месячного заработка;
средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачётом выходного пособия);
средний заработок за третий месяц при представлении работником справки из службы занятости, подтверждающей, что он в течение двух недель после увольнения обратился туда и не был трудоустроен.

Для получения сохранённого среднего заработка (выходного пособия за второй месяц) требуется подтверждение, что вы не трудоустроены. В этом случае вы должны представить работодателю соответствующее письменно оформленное заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве.

В случае представления решения службы занятости о сохранении среднего заработка за третий месяц у работодателя возникает обязанность выплатить вам этот заработок. Выплата среднего заработка за третий месяц производится только при условии, что вы встали на учёт в службу занятости в течение двух недель с момента увольнения.

В случае отказа работника от ведения трудовой книжки в бумажном формате в данном случае работник должен представить сведения о трудовой деятельности.

Формы и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.