Что такое укэп в электронном документообороте

Что такое УКЭП, кому и зачем нужна?

В этой статье разберемся: что это такое — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), кому нужна, для каких целей и задач используется.

для подписания внутренних документов в компании;
для подписания внешних документов – договоров с клиентами и подрядчиками, для участия в тендерах и электронных торгах, сдачи налоговой отчетности;
для подписания документов через порталы госуслуг, с налоговой, Росреестром, таможней и пр. госорганами.

Подобную подпись могут заказать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, самозанятые или физические лица.

Такой вид подписи выдают только в аккредитованных удостоверяющих центрах. При получении УКЭП, на руки выдают следующее: ключ на съемном носителе (флешка, диск), сертификат, доступ к специализированному софту (например, КриптоПро). Для использования УКЭП нужно будет каждый год обновлять сертификат в удостоверяющем центре.

Виды электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) становится привычным элементом повседневной жизни. Вводя логин и пароль для входа на Госуслуги, многие люди даже не подозревают, что эта комбинация тоже является разновидностью ЭП. Иметь базовое представление о том, какие виды электронной подписи существуют и где их можно применить, очень полезно, ведь с появлением государственного мобильного приложения Госключ даже усиленная ЭП становится доступной каждому.

Основную информацию можно найти в 63-ФЗ «Об электронной подписи». В соответствии с законом существует три основных вида электронной подписи:

простая ЭП;
усиленная квалифицированная ЭП;
усиленная неквалифицированная ЭП.

Посмотрим, что «умеет» каждая из них.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП — это привычные комбинации из логина и пароля или коды из СМС, которыми мы активно пользуемся каждый день, когда проходим процедуру авторизации в личных кабинетах или совершаем покупки в интернет-магазинах. Основная цель такой подписи — подтвердить, что действие совершает определенный человек. Для создания ПЭП не нужно устанавливать какое-либо дополнительное ПО — ее генерирует сама площадка, на которой авторизуется пользователь.

Важно, что ПЭП можно задействовать и в электронном документообороте, но для обеспечения ее легитимности нужно выполнить одно из условий:

заключить между сторонами обмена соглашение о взаимном признании такой подписи;
закрепить легитимность ПЭП в локальном нормативном акте.

«Простую электронную подпись можно использовать для целей документооборота, но с осторожностью и для нерисковых документов — заявлений на отпуск, приказов о работе в выходные дни и пр. Этот вид ЭП формируется без криптографии, а значит, его проще всего подделать».

Артем Пермяков директор по перспективному развитию компании Directum

Документы, содержащие гостайну, простой электронной подписью заверять нельзя.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП создается с использованием криптографического шифрования и представляет собой комбинацию из двух последовательностей символов — открытого и закрытого ключа ЭП. Закрытый ключ конфиденциален и используется непосредственно для заверения документов, тогда как открытый предназначен для проверки подлинности поставленной подписи и может предоставляться контрагенту.

Этот вид электронной подписи позволяет не только подтвердить личность подписанта, но и проверить неизменность содержания документа после заверения.

Получить УНЭП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в том числе неаккредитованном, а также самостоятельно. Самый доступный способ — через мобильное приложение Госключ от Минцифры.

Усиленную неквалифицированную ЭП можно использовать для целей электронного документооборота, если стороны предварительно документально закрепили взаимное признание ее юридической значимости.

Заверение согласия на КЭДО в личном кабинете системы Directum HR Pro

В кадровом ЭДО сотрудники могут подписывать УНЭП все документы, разрешенные законом для ведения в цифре, в том числе основополагающий трудовой договор.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП — это наиболее защищенный и безопасный вид электронной подписи. Такая ЭП по статусу аналогична собственноручной в соответствии с 63-ФЗ. В случае с УКЭП для обеспечения ее юридической значимости не нужно никаких дополнительных соглашений со второй стороной правоотношений — этим она отличается от ПЭП и УНЭП.

Есть и другие отличия:

УКЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат с четкой структурой, утвержденной ФСБ (в случае с УНЭП сертификат необязателен, а его структура не регламентирована);
ФСБ также в обязательном порядке сертифицирует ПО для работы с УКЭП;
получить подпись можно только в аккредитованном УЦ или через приложение Госключ.

УКЭП используется для организации ЭДО, участия в электронных торгах, сдачи отчетности в регулирующие инстанции, взаимодействия с государственными информационными системами.

«Использование в электронном документообороте таких видов электронной подписи, как УКЭП и УНЭП, делает его легитимным и безопасным. Мы рекомендуем применять только усиленные подписи — УКЭП для работодателей и УНЭП для работников.

В Directum HR Pro усиленные неквалифицированные подписи генерируются прямо внутри системы, которая по сути становится третьей стороной в отношениях работника и работодателя. В спорных ситуациях именно данные из системы будут подтверждать факты заверения, отправки и получения документа».

Артем Пермяков директор по перспективному развитию компании Directum

Госключ — электронная подпись семейства Госуслуг

Новинка 2021 года от Минцифры — приложение для электронного подписания документов Госключ — набирает популярность. На старте проекта через госсервис можно было получить только УНЭП и заверить с ее помощью договор на услуги связи. Сегодня перечень доступных опций гораздо шире, а сгенерировать в приложении можно оба подвида усиленной подписи:

для получения УНЭП нужен только смартфон и подтвержденная учетная запись на Госуслугах;
в случае с УКЭП дополнительно потребуется загранпаспорт нового образца, содержащий биометрические данные, и смартфон с NFC-модулем, чтобы эти данные считать.

Подписи, выдаваемые в приложении, бесплатны и легитимны — законодательно их использование закреплено в ТК РФ и постановлении Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.

Подписать документ в Госключе можно в несколько кликов

С помощью приложения сегодня уже можно заверить договор купли-продажи автомобиля, соглашение с ВУЗом о платном обучении, подтвердить аккаунт на Авито, подать документы на регистрацию бизнеса в ФНС. Создана основа для его использования в КЭДО — кадровом электронном документообороте.

Вероятно, в ближайшем будущем Госключ прочно закрепится в правоотношениях в качестве универсального инструмента подписания.

Узнать больше о госсервисе можно из материалов вебинара «Бесплатные УНЭП для всех, или Госключ в Directum HR Pro».

Поделитесь новостью

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

Простая и усиленные электронные подписи: где какую применять

Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Такое определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Именно он устанавливает принципы, правила использования электронных подписей и их виды.

Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи (далее – ЭП), причем усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документооборот (ЭДО) активно продвигается государством во взаимоотношениях бизнеса и налоговых органов –электронную стандартизированную информацию гораздо легче накапливать и обрабатывать. Электронные документы все больше распространяются в сфере бухучета (согласно п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 и п. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, учетные регистры и бухгалтерская финансовая отчетность могут быть составлены в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, см. также Письмо Минфина России от 24.09.2020 № 02-07-10/86820); не возбраняется заключать сделки путем обмена электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью отправителя (такое взаимодействие приравнивается к обмену документами, если соблюдается порядок, предусмотренный законодательством или соглашением сторон – см. п. 2 ст. 160 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), обмениваться закрывающими электронными документами и т.д.

Наша задача – разобраться каким видом ЭП нужно или допустимо пользоваться в тех или иных обстоятельствах: во внутреннем документообороте организации, при ЭДО с контрагентами, органами власти и т. п. Очевидно, что крайне важно обеспечить юридическую значимость документооборота. Но хорошо бы добиться этого «малой кровью», т. е. определить минимально необходимые требования к виду ЭП на разные случаи хозяйственной жизни.

Один из основополагающих принципов использования ЭП – право участников электронного взаимодействия применять электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида ЭП не предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами либо соглашением сторон (ст. 4 Закона № 63-ФЗ).

Обратите внимание еще на три концептуальных правила использования ЭП, заложенных в этом же законе:

— электронные документы независимо от вида подписи нельзя использовать, если федеральный закон или подзаконный акт требует исключительно бумажного документооборота (п. 1 ст. 6);

— если федеральными законами, НПА предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, то они все используют тот вид подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью. Замена ЭП одного или нескольких подписантов на собственноручную подпись недопустима (ст. 6 п. 3.1, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760);

— одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом по общему правилу каждый из электронных документов, входящих в него, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан весь пакет (ст. 6 п. 4).

И еще одно: оригинальным является документ, изначально созданный в электронной форме, подписанный электронной подписью. Заверенная ЭП (в том числе, квалифицированной) копия документа, созданного на бумажном носителе, остается копией и не приобретает статус подлинника (Письмо ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@).

Сфера применения простых электронных подписей

Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Если в какой-либо области вас устраивал бы бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то вам подойдет для этих целей электронный документ с простой ЭП.

Такого рода электронный документооборот имеет право на существование как внутри организации, так и при внешнем взаимодействии. Но нужно помнить, что для придания ему юридической значимости надо выполнить ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372):

— требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия (локальный нормативный акт, вводящий правила для сотрудников, договоренность с контрагентом и т. п.), которое установит случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, определит порядок проверки электронной подписи;

— следует оговорить правила идентификации подписанта по его простой электронной подписи;

— нужно вменить лицам, создающим или использующим ключ простой ЭП обязанность соблюдать его конфиденциальность (например, не сообщать другим свой логин и пароль для входа в систему документооборота, почтовый сервис, учетную программу; немедленно проинформировать компетентных сотрудников организации, свое начальство, контрагента о компрометации ключа и заменить его и т. п.).

Электронные документы, подписанные простой ЭП, при соблюдении указанных несложных правил документооборота принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету (см. Письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-03-06/1/40695, от 25.06.2018 № 03-03-06/1/43489, от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, от 05.03.2019 № 03-03-07/14313, от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, от 14.11.2019 № 03-03-06/1/88011, от 13.02.2020 № 03-03-07/9888, от 10.03.2020 № 03-03-06/1/17830, 27.03.2020 № 03-03-06/1/24411, от 20.04.2020 № 03-03-07/31594, от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34096, от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739, от 06.11.2020 № 03-03-06/1/96737, от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2770, от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409 и др.).

Если налоговая инспекция запросит электронные документы, подписанные простой ЭП, то для подтверждения корректности ее применения нужно быть готовыми предоставить проверяющим и соглашения, заключенные между участниками электронного взаимодействия (Письмо ФНС России от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

Неквалифицированная подпись

Эту ЭП получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без его использования. Для получения ЭП этого вида не требуется обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (п. 3, п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Естественно, она так же позволяет идентифицировать подписанта, но перед простой электронной подписью у нее есть два явных преимущества: она дает возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, что повышает уровень его защищенности, а документ, ею подписанный, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Так и следует воспринимать эти документы бухгалтеру.

Чтобы начать применять усиленную неквалифицированную ЭП, требуется (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) соглашение сторон электронного документооборота, придающее ему юридическую значимость, а также предусматривающее порядок проверки электронной подписи.

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей определены ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Интересным примером случая, когда неквалифицированная подпись будет «младшей» из возможных во внутреннем ЭДО является оформление в электронном виде кассовых документов (РКО, ПКО, кассовой книги). П. 47 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» позволяет оформлять эти документы в электронном виде, но требует, чтобы была обеспечена их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также от исправлений после подписания. Применение простой подписи не обеспечивает контроля за исправлениями, а применения квалифицированной подписи названный НПА не требует. В таком случае (с учетом указанных нами в начале статьи принципов) может быть выбран любой вид усиленной подписи, но применять его должны все подписанты документа, включая получателя денежных средств, кассира и прочих.

Когда не обойтись без квалифицированной ЭП

Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП (далее – УКЭП) равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда допускается исключительно бумажный документооборот. Закон запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Как самый защищенный вид ЭП, квалифицированная подпись может использоваться наиболее широко. Сдерживающие факторы тут в основном финансовые: само оформление сертификата ключа УКЭП и ЭДО обычно не бесплатны, однако государство, будучи заинтересованным в стимулировании электронного документооборота, ввело уже множество правил в различных сферах, обязывающих организации и ИП переходить на применение УКЭП во взаимодействии как с органами власти и их партнерами, так и с контрагентами. Расширяются также и возможности электронного документооборота с применение УКЭП.

Приведем примеры ситуаций, где в случаях электронного взаимодействия с налоговыми органами обязательно использование именно квалифицированной ЭП:

— подача документов при государственной регистрации юридического лица или ИП (ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требований к формированию таких электронных документов, утв. Приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-14/743@);

— представление налоговой отчетности (ст. 80 НК РФ). В целом ряде случаев у налогоплательщика нет альтернативы представлению налоговой отчетности по интернету с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

— представление бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения в ГИР БО (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. п. 5, 9, 10 Порядка представления экземпляра составленной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторского заключения о ней в целях формирования государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности, утв. Приказом ФНС России от 13.11.2019 № ММВ-7-1/569@, Письмо ФНС России от 18.02.2020 № ВД-4-1/2844@);

— заверение истребуемых документов, представление заявлений (о постановке на учет, об уточнении платежа, о зачете или возврате переплаты по налогу и т.д.), уведомлений и сообщений в налоговые органы (п. 7 ст. 23, п. 7 ст. 45, п. п. 4, 6 ст. 78, п. 5 ст. 79, п. 5.1 ст. 84, п. 2 ст. 93, п. 6 ст. 176, п. 4 ст. 203, п. п. 1.1, 1.2 ст. 346.51, п. 6 ст. 416 НК РФ, Порядок направления и получения документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС, утв. Приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@, Письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).

Все большую популярность приобретают электронные счета-фактуры (УПД). Обмениваться ими по интернету НК РФ разрешает по соглашению сторон. Но тип ЭП выбирать нельзя – годится только УКЭП руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 1, п. 6 ст. 169 НК РФ, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, действует до 01.07.2021, с этой даты – утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Для большинства налогоплательщиков применение электронных счетов-фактур добровольно, однако для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, и оборота импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, альтернативы нет – им положен только ЭДО (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ (в ред., действующей с 01.07.2021), Правила маркировки отдельных товаров, п. 51 Постановления Правительства РФ от 26.04.2019 № 515).

С 1 июля 2021 года у налогоплательщиков появится еще одна интересная возможность для применения УКЭП, предусмотренная НК РФ: если декларация подается за подписью уполномоченного представителя налогоплательщика, то в налоговый орган можно будет вместе с такой декларацией передавать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя (п. 5 ст. 80 НК РФ). Это очень хорошая новость для организаций, измученных нестыковками в коммуникации с проверяющими, и для самих налоговых органов, которым будет проще обрабатывать сведения о доверенностях. Аналогичные поправки будут внесены и в законодательство о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (для представления формы СЗВ-М уполномоченным лицом), а также об обязательном страховании от несчастных случае на производстве (в отношении формы 4-ФСС) (см. законопроект № 1115653-7).

Пользователи ККТ, желающие провести регистрационные действия с онлайн-кассой без визита в инспекцию, могут передавать необходимые заявления и сведения в налоговые органы в форме электронного документа, подписанного УКЭП, через кабинет контрольно-кассовой техники либо через ОФД (п. 10 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», Письма ФНС России от 05.03.2021 № АБ-4-20/2891@, от 28.12.2020 № АБ-4-20/21698@)

Кое-где не обойтись без УКЭП во внутреннем электронном документообороте организации (если он осуществляется), в частности:

— при ведении журнала путевых листов в электронном виде (п. 18 Приложения к Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»);

— при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ);

— при заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования, а также при внесении изменений в эти документы и их расторжении путем обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов ЭП.

Развитие ЭДО в России – один из приоритетов государства. В качестве «пряника» для тех, кто сомневается получать ли УКЭП, законодатель с 1 января 2022 года возложил на ФНС России функции по бесплатному выпуску квалифицированной электронной подписи для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), ИП и нотариусов (п. п. 1 и 3 части 1 ст. 17.2, ст. 17.3, п. 3.1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ (в ред., действующей с 01.01.2022), п. 2 ст. 3 Федерального закона № 476-ФЗ, Письмо ФНС России от 15.02.2021 № ПА-2-24/264@), однако налоговая служба готова начать оказывать эту услугу досрочно – уже с 01.07.2021, как информирует официальный сайт ФНС России.

Только бумага

Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.

В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).

При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см. Письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г., утв. Рострудом). Мы не находим в действующем законодательстве подтверждения такой радикальной позиции за исключением особого случая с договорами с дистанционными работниками, рассмотренного нами выше.

Какие электронные подписи применяются для ведения электронного кадрового документооборота

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

С ноября 2021 года работодатели могут применять электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Соответствующие положения были введены в Трудовой кодекс РФ. При ведении ЭКДО работодатель и работники используют электронные подписи нескольких видов. В статье рассмотрим виды подписей, а также их принципиальные различия.

Виды электронных подписей

Прежде всего, остановимся на том, какие в принципе виды электронных подписей предусмотрены законодательством, в том числе, в целях ведения ЭКДО.

простая электронная подпись (далее также ПЭП);
усиленная электронная подпись. Она подразделяется на два подвида: квалифицированная (УКЭП) и неквалифицированная (УНЭП).

Для понимания поясним основные характеристики данных видов электронных подписей.

Простая электронная подпись

Это самый доступный, но в то же время самый уязвимый вид подписи. Она формируется с использованием определенных кодов, паролей и иных средств, которые подтверждают, что подпись сформирована определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Например, с помощью логина и пароля вы входите в электронную почту, электронную систему работодателя, или в онлайн приложение банка. В отдельных случаях также требуется вводить номер из SMS. Такая комбинация и признается простой электронной подписью, она является подтверждением, что определенное сообщение направлено конкретным лицом.

При формировании ПЭП не используются средства криптографии, именно поэтому данная подпись самая компрометируемая. Кроме того, данная подпись не дает возможности проверить были ли внесены изменения в документ после подписания.

В ЭКДО использовать ПЭП могут только работники или соискатели и в ограниченных случаях.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная подпись имеет значительно более высокую степень защиты и считается, что подделать или взломать такую подпись крайне сложно.

при формировании УНЭП используются средства криптографии;
с ее помощью можно определить лицо, подписавшее документ;
позволяет определить факт внесения изменений в документ после подписания.

В том случае, если для ведения ЭКДО компания самостоятельно разрабатывает информационную систему или приобретает готовую систему, работодатель может самостоятельно выдавать работникам УНЭП.

УНЭП может быть записана на специальный носитель – токен. Токен представляет собой флеш-накопитель со специальной защитой. Или же УКЭП может быть записана в облачный накопитель. В этом случае для подписания документа не требуется физический носитель, а используется специальная программа.

Также УНЭП может быть сформирована в системе Федеральной государственная информационная система «Единая система идентификации и авторизации» (ЕСИА), а именно – с использованием приложения Госключ. В настоящее время проводится эксперимент, определяющий правила формирования такой подписи в системе ЕСИА (Постановление Правительства РФ от 15.07.2021 г. № 1207 «О проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг»).

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Это самый надежный вид электронной подписи. Считается, что взломать УКЭП практически невозможно. Получить УКЭП можно только в специальном удостоверяющем центре. Это правило распространяется и на работника, и на работодателя. При этом выдача УКЭП платная, конкретную стоимость необходимо уточнять в удостоверяющем центре. В настоящее время стоимость УКЭП для физических лиц – 1000 – 3000 руб.

Также как и УНЭП усиленная квалифицированная электронная подпись может быть записана на токен или в облачный сервис. На практике в настоящее время более распространены УКЭП на токене, но все же тенденция – отказ от физических носителей.

Подписывать УКЭП и работник, и работодатель могут любые виды документов.

Какие подписи могут использовать работники и работодатели

кто подписывает документ: работник или работодатель;
какой конкретно документ подписывается;
какая система используется для ЭКДО: портал «Работа в России» или информационная система работодателя.

Здесь отметим, что для ведения электронного кадрового документооборота работодатель может выбрать один из двух предлагаемых вариантов: портал «Работа в России» или разработать собственную информационную систему (приобрести систему у разработчика).

При этом к работодателям законодатель предъявляет более жесткие требования в отношении подписания документов.

Так, например, наиболее значимые документы (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор и ряд других документов, перечисленных в ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ) работодатель может подписать только УКЭП.

Все остальные документы работодатель может подписывать УКЭП или УНЭП. Использовать ПЭП при подписании документов в целях ведения электронного кадрового документооборота работодатель не может.

Работник вправе использовать все три вида электронных подписей, но не все документы можно подписать ПЭП. Так, в информационной системе работодателя наиболее значимые документы работник подписывает только УКЭП или УНЭП. А иные документы могут быть подписаны и ПЭП. Но для этого между работником и работодателем должно быть заключено специальное соглашение, которое будет определять правила определения подписанта и требования к конфиденциальности.

Поделиться
Поделиться

Свои замечания и предложения отправляйте на brand@taxcom.ru