Что делать если потеряна трудовая книжка
Что делать, если утеряна трудовая книжка?
Консультирует начальник отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц Управления ПФР в Колпинском районе Елена Червякова.
Для оформления дубликата трудовой книжки взамен утерянной необходимо обра-титься к работодателю, у которого трудится работник, либо к работодателю по последнему месту работы.
Новая трудовая книжка оформляется работодателем по заявлению работника при по-ступлении на новое место работы.
Оформление дубликата трудовой книжки (новой трудовой книжки) при утрате ее работником после увольнения
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она оформляется работодателем при заключении работником трудового договора впервые и в период его трудовой деятельности хранится у работодателя (ч. 4 ст. 65, ч. 1 ст. 66 ТК РФ; п. п. 8, 45 Правил, утв. Постановлением Прави-тельства РФ от 16.04.2003 N 225).
По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольне-ния (последний день работы) (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил).
Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обра-титься к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформле-нии дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работода-тель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил).
При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую тру-довую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него рабо-те, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других пери-
одах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п. 10, 20, 21 Правил).
Оформление дубликата трудовой книжки при утрате ее в период работы
В период работы работодатель может выдавать работнику трудовую книжку на руки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).
Если в таком случае работник потерял трудовую книжку, для оформления ее дублика-та он может обратиться к работодателю, у которого трудится, в том же порядке, что изложен выше относительно оформления дубликата трудовой книжки бывшим работодателем (п. 31 Правил).
Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работода-теля (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).
Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек
Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, техногенной катастрофы, сти-хийного бедствия и т.п.) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специ-альной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Эта комиссия по имеющимся у работодателя и работников документам (например, приказам о приеме на работу, трудовым договорам, заверенным копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при их отсутствии — на основании показаний двух и более свидете-лей устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой дея-тельности работников у бывших работодателей.
Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установлен-ного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (п. 34 Правил; п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; п. п. 4, 5 По-ложения, утв. Распоряжением Минсоцразвития МО от 22.05.2018 N 19РВ-47).
На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работода-телей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связан-ных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).
Что делать, если потерял трудовую книжку
Утеря трудовой книжки – частая практика, такие неприятности случаются не только со стороны работника, но и работодателя. В таких ситуациях, самые волнующие вопросы: “Как восстановить трудовую при утере? Где? Возможно ли это вообще?”. Этот вопрос решаемый.
Согласно ст. 50 ТК РБ при трудоустройстве при отсутствии у работника трудовой книжки наниматель обязан завести новую трудовую или оформить ее дубликат. Для этого утерявший должен написать заявление с причиной отсутствия (утрата, повреждение или другое) и предоставить необходимые материалы, подтверждающие стаж.
Порядок действий
Восстановление трудовой в РБ возможно следующими путями:
- Если прошло не более 6 месяцев со дня увольнения. Работник может написать заявление предыдущему работодателю с просьбой о выдаче дубликата. Он выдается в течение 15 дней со дня обращения с пометкой «Дубликат» на 1 странице.
- Если прошло более 6 месяцев. Уволенный сотрудник должен обратиться за справкой о периоде работы, к последнему нанимателю. После выдачи справки с подписью предыдущего нанимателя новый работодатель оформляет дубликат.
- Если предыдущий наниматель прекратил деятельность или ликвидировал организацию. В такой ситуации по вопросу выдачи справки о периоде работы и иных документов, подтверждающие стаж, необходимо обращаться по месту хранения этих документов (архив).
Важно! Согласно нормативным правовым актам могут быть разные сроки со дня увольнения с предыдущего места работы, в течение которых можно обратиться за восстановлением:
- 1 год согласно подп. 1.6 п. 1 постановления № 1635.
- 3 месяца согласно п. 51 Инструкция № 30.
Сведения в дубликат вносятся на основании копий книжки и подтверждающих документов (справка, договор) с указанием ссылки на документ, на основании которого произведены соответствующие записи.
Если вы не знаете, как восстановить трудовую книжку в Беларуси, какие бумаги предоставить, наши специалисты готовы помочь вам. За подробной консультацией обращайтесь по телефону + 375 29 653 94 22.
Как восстановить трудовую книжку?
Трудовая книжка – это документ, который сопровождает человека всю его жизнь, а затем на основании записей назначается пенсия по старости. Однако нельзя исключить непредвиденные ситуации. Мы выясняли, как восстановить трудовую книжку без ущерба для будущей пенсии.
Все ходы записаны
Трудовая книжка может быть утеряна как работодателем, так и сотрудником. Она может прийти в негодность в результате потопа, пожара, неудачно разлитой чашки кофе или другой неприятности.
Взамен утерянной или пришедшей в негодность трудовой книжки выдается дубликат. Он выглядит так же, только на первой странице работодатель в обязательном порядке делает пометку «дубликат».
В документе указывается полная информация о трудовой деятельности и поощрениях сотрудника, а также другие записи с предыдущих мест работы. Выписать дубликат имеет право последний работодатель, а вот поиск подтверждающих документов – это обязанность сотрудника вне зависимости от того, кто или что стало причиной утраты документа.
Если виноват сотрудник
Сотрудник может потерять трудовую книжку при переходе с одного места работы на другое. В таком случае лучше не медлить и обратиться к последнему работодателю с заявлением, составленным в свободной форме. На то, чтобы выдать человеку дубликат трудовой книжки, кадровому отделу отводится 15 дней. Отказывать в выдаче нельзя.
Словам работодатель не поверит. Для правильного заполнения дубликата трудовой книжки необходимо предоставить подтверждающие документы – справки с предыдущих мест работы. Если организация реорганизована, то следует найти ее правопреемницу и запросить документы там. Если компания ликвидирована, то можно обратиться в государственный архив. Полученные там данные – законное основание для внесения их в дубликат трудовой книжки.
Некоторые сотрудники приносят ксерокопии трудовых книжек и просят оформить дубликаты по ним. Однако это запрещено законом во избежание мошенничества. Обязательно нужны оригиналы справок с предыдущих мест работы, выписки из архива либо сведения, официально предоставленные ПФР.
Невозможен сейчас и популярный ранее вариант, когда отдел кадров заводил новую трудовую книжку при приеме на работу сотруднику, который ее потерял или говорит, что потерял. Сейчас, чтобы завести новую бумажную трудовую, нужно предоставить сведения о трудовом стаже. Отдел кадров вправе запросить форму СТД-Р или СТД-ПФР (ее можно заказать через «Госуслуги» и направить в электронном виде работодателю). Также от работника попросят письменное заявление, в котором потребуется указать причины отсутствия трудовой книжки и информацию о наличии стажа до настоящего трудоустройства.
Удобный способ добыть необходимую информацию о стаже и предыдущих местах работы – обращение в Пенсионный фонд России. Следует написать заявление и передать его в отделение ПФР по месту жительства, где должны дать ответ в течение 10 дней. Заказать выписку из Пенсионного фонда можно также в МФЦ или через сайт «Госуслуги».
Если все подтверждающие документы собрать не удалось, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся сведения, даже если они будут неполными.
Если виноват работодатель
Утеря или порча трудовой книжки также может происходить по вине работодателя. В случае если в организации от неаккуратных действий кадрового отдела пострадал один сотрудник, то алгоритм дальнейших действий такой же, как описано выше. Однако кадровикам рекомендуется оказывать содействие в сборе необходимой информации. Например, посылать запросы в архив или в компании, где раньше был трудоустроен сотрудник.
Если произошла утеря или порча сразу нескольких трудовых книжек, то порядок действий иной: собирается специальная комиссия, которая расследует обстоятельства произошедшего. По результатам расследования составляется акт, на основании которого кадровый отдел выписывает дубликаты трудовых книжек сотрудникам.
Бумажные и электронные трудовые
Проще всего восстановить трудовую книжку тем, кто начал свою трудовую деятельность в 2021 году. Им бумажный носитель не оформлялся вовсе — так положено по закону, а вся информация содержится только в электронном виде и уже передана ПФР.
У граждан, которые имели трудовой стаж и раньше, с 1 января 2020 года появилось право перейти на электронные трудовые книжки. Работодатели тех, кто выбрал цифровой носитель, обязаны предоставлять в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работника, если в отношении него применялись какие либо кадровые решения: прием, перевод на другую работу, увольнение и т. д.
При желании в такую электронную трудовую книжку можно включить подробные сведения и за рабочие периоды до 2020 года. Для этого нужно прийти в отделение Пенсионного фонда с оригиналом трудовой.
Если при трудоустройстве написать заявление о переходе на ЭТК, возможность ведения бумажного варианта трудовой книжки исключается. Поэтому при утрате трудовой книжки имеет смысл сначала восстановить ее (получить дубликат) и лишь потом принимать решение об отказе от бумажного носителя.
Нет трудовой – не будет пенсии?
При утрате трудовой книжки часто возникают опасения по поводу утери трудового стажа при назначении пенсии. Проверить информацию о пенсионных правах (об учтенных местах трудоустройства, размере начислений работодателей, индивидуальном пенсионном коэффициенте по годам трудовой деятельности и совокупно, расчете стажа) можно в выписке из лицевого счета (форма СЗИ-ИЛС) из ПФР. Ее можно заказать через МФЦ, «Госуслуги» и при личном посещении ПФР.
Если для начисления страховой пенсии не хватает подтвержденного трудового стажа, можно его докупить. О том, как это сделать и кому это может быть выгодно, писали здесь.
А здесь читайте о том, как можно увеличить пенсионные выплаты – вплоть до двукратного роста.
Что делать, если трудовая книжка потеряна во время войны
Трудовая книга явно не та вещь, о которой человек думает в первую очередь, когда в спешке убегает от войны. Но в дальнейшем отсутствие этого документа может стать причиной отказа в трудоустройстве. Что делать в таких случаях, рассказала для Кострицкая, старший юрист, адвокат ЮФ Integrites. «Минфин» выбрал главное.
В такой ситуации возможны несколько вариантов:
1. Если лицо уже является наемным работником, трудовые отношения не были прекращены, но трудовая книжка осталась на предприятии, лицо может устроиться на другую работу по совместительству. Предоставление трудовой книги в этом случае не требуется. Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной приказом 58 года, на лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы.
Возможно, после окончания боевых действий доступ к кадровой документации будет восстановлен и можно будет получить оригинал трудовой книжки.
2. Если лицо не работало на момент покидания места жительства или уволилось впоследствии и у него нет на руках трудовой книжки, целесообразно рассмотреть следующие варианты:
- Со вступлением в силу Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме» года № 1217-IX учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование». Ведение бумажной трудовой книжки осуществляется исключительно по желанию работника.
Поэтому, согласно ст. 24 Кодекса законов о труде Украины, при принятии на работу лицо может подать бумажную трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
С 10 июня 2021 года в Украине происходит постепенный переход на электронные трудовые книжки. Возможно, ваша трудовая книжка уже была оцифрована и представлена в Пенсионный фонд Украины (ПФУ). Но даже если нет, в личном кабинете застрахованного лица на портале электронных услуг ПФУ в разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются сведения о трудовых отношениях работника по основному месту работы по данным персонифицированного учета ПФУ, начиная с 1998 года.
Лицо может заказать выписку из реестра застрахованных лиц лично или через представителя в территориальном отделении ПФУ по новому местонахождению или онлайн на портале электронных услуг ПФУ по этому адресу, или еще проще — на портале Дія, заполнив заявление на получение услуги.
Получение выписки является бесплатным. Дополнительно в том же порядке можно получить справки по форме ОК-5 и ОК-7 (индивидуальные сведения о застрахованном лице). - Также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек предусмотрена возможность получения дубликата трудовой книжки. Согласно разделу 5 Инструкции его оформление производится, как правило, по последнему месту работы. Кроме того, в редких случаях (в частности, в случае отсутствия доступа к трудовой книжке работника в результате чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник) пункт 5.6 Инструкции предусматривает возможность получения дубликата трудовой книжки по новому месту работы. Но в этом случае новый работодатель может потребовать дополнительного подтверждения со стороны органов военного командования.
При восстановлении доступа к трудовой книжке записи из дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку, а дубликат аннулируется. - Дополнительно лицо может обратиться с запросом в органы Государственной налоговой службы, в которых есть информация о последнем уведомлении о принятии на работу в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины 413 года.
В любом случае, обращаю ваше внимание, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в принятии на работу, ведь по требованию работника, принимаемого на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку (ст. 24 КЗоТ). Следовательно, можно воспользоваться этой нормой, а позже, после восстановления доступа к оригинальной трудовой книжке или получения ее дубликата — перенести в нее записи из новой трудовой книжки.