С 1 января 2021 года впервые трудоустроившимся гражданам оформляются только электронные трудовые книжки
В России второй год действуют электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. У электронной книжки нет физического носителя, поэтому ее невозможно потерять или испортить, а передача сведений в цифровом виде снижает вероятность ошибок и обеспечивает постоянный доступ к данным о трудовой деятельности. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники к этому времени должны были определиться, какую форму трудовой книжки оставить, то есть выбрать ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде или продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Всего на территории Приморского края в 2020 году написали заявление о выборе ведения трудовой книжки 666 148 работников, работающих по трудовому договору. Из них 568 710 (85%) оставили бумажную трудовую книжку, и только 15% или 97 438 приморцев решили перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Для всех работающих граждан переход к новому формату ведения сведений о трудовой деятельности добровольный. Исключением являются только те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года – для них сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление по уважительной причине вправе сделать это в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы.
К таким причинам относятся: временная нетрудоспособность; отпуск (в том числе декретный); временное отстранение от работы; если гражданин, имеющий стаж работы, в указанный период не состоял в трудовых отношениях и не подавал ни одного письменного заявления.
Граждане, которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, могут в дальнейшем пересмотреть свое решение и подать своему работодателю новое письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Приморцы, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Необходимо сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.
При увольнении — в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности за время работы у него по форме СТД-Р[*]. Эта информация выдается на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом, или в форме электронного документа (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи). Если в день прекращения трудового договора выдать сведения из электронной трудовой книжки невозможно, например, работника нет на рабочем месте, работодатель обязан направить их работнику в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением.
Сведения о трудовой деятельности могут быть выданы работодателем не только при увольнении, но и в период работы. Срок представления сведений — не более трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Получить информацию из своей электронной трудовой книжки, в том числе в электронном виде по форме СТД-ПФР**, работник может и самостоятельно: в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг. Электронная выписка о трудовой деятельности формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ ПФР. Документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, распечатать или направить по электронной почте.
При приеме на новую работу граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, должны представить работодателю следующие документы:
— бумажную трудовую книжку с записью, о переходе на ведение ЭТК;
— выписку по форме СЗВ-Р, оформленную последним работодателем.
В случае если работодатель не выдал такую выписку, ее можно получить в территориальном органе ПФР или в личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или на портале «Госуслуги» (gosuslugi.ru) (при наличии регистрации на портале Госуслуги).
То есть гражданин при приеме на работу предоставляет и трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности одновременно. Предоставление бумажной трудовой книжки обязательно, ведь в ней находятся сведения о работе за весь период трудовой деятельности гражданина до 2020 года.
Специалист отдела кадров по новому месту работы должен будет сделать себе копию бумажной трудовой книжки и отдать ее обратно работнику. Хранить у себя бумажную трудовую книжку работодатель не имеет права.
Напоминаю, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдает ее на руки работнику вне зависимости, продолжает сотрудник работать или увольняется.
Для работников, не подавших заявление о выборе варианта ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Что касается работодателей, то всю информацию о кадровых мероприятиях в отношении своих сотрудников они предоставляют в органы Пенсионного фонда в электронном виде для хранения её в информационных ресурсах ПФР в установленные законодательством сроки: специалисты кадровых служб предприятий и организаций сдают в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД.
С 1 июля 2021 года отчетность по электронным трудовым книжкам предоставляется в новом формате. Добавлен раздел для работодателей после реорганизации. После первого раздела «Сведения о страхователе» новый раздел называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Заполнять его будут компании после процедуры реорганизации в случае корректировки ранее поданных форм СЗВ-ТД.
В новой форме отсутствует строка «Отчетный период». Так как периодичность сдачи отчета по форме СЗВ-ТД один календарный день для основных кадровых мероприятий, то и нет необходимости заполнять реквизит «Отчетный период».
Введена новая графа и коды для «северных» работников. В СЗВ-ТД нужно будет указывать коды (РКС или МКС) для северян. Если человек работает на Крайнем Севере — РКС, в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера — МКС. Для этих кодов появилась новая четвертая графа.
— В графе 6 формы СЗВ-ТД появился обязательный к заполнению код выполняемой функции, который состоит и 5 цифровых знаков. Берется он из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Работодатели должны будут указывать данный код из классификатора, исходя из работы, которую выполняет сотрудник. Ориентироваться нужно будет именно на фактическую работу, а не на должность работника, которая указана в трудовом договоре и иных документах.
С 1 июля эта графа стала обязательной, и, если там будет допущена ошибка, придется отменить ранее сданный отчет и представить правильные сведения.
Электронные трудовые книжки от внедрения к применению
Для начала надо признать — электронные трудовые книжки не существуют как книжки. Теперь это виртуальный набор данных, но не произвольный, а четко регламентированный законодательством. По сути, электронная трудовая книжка — это составная персональной карточки, которую ведут на застрахованное лицо в соответствующем государственном реестре. То есть сведения о стаже и опыт работы в дальнейшем будут существовать как определенный набор данных в электронном виде. В этом материале мы поговорим обо всех аспектах внедрения и применения электронных трудовых книжек, которые известны нам сегодня.
Как и зачем ввели электронные трудовые книжки
О введении электронных трудовых книжек говорилось уже давно. По правде говоря, на их бумажных коллег давно было много нареканий. Ошибки, описки, невнимательность работодателей, не говоря уже о рисках потерять или повредить, хорошо попортили имидж бумажным трудовым книжкам. С другой стороны, многие опасался перевода их в электронную форму, боясь, что цифровой формат будет ненадежным и драгоценные данные о стаже и местах работы могут быть утрачены. Но пока такие опасения выглядят безосновательными — процедура перевода кадровой информации в электронный формат прописана довольно прозрачно, и переходный период установили большой. Впрочем, давайте по порядку.
Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» заработал 10 июня 2021 года. Он установил новые правила учета трудовой деятельности работника. Канула в Лету классическая, еще с советских времен, схема с существованием бумажной книжечки, куда кадровики и работодатели записывают старательно приемы на работу и увольнения с нее (а когда-то записывали еще и выговоры и поощрения). В дальнейшем такие сведения должны оказываться в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Итак, с 10.06.2021 г. все работодатели должны подавать в Реестр застрахованных лиц сведения из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности своих работников. В течение 5-летнего переходного периода разрешено параллельное использование бумажной трудовой книжки и электронной формы сведений о трудовой деятельности.
Как работодатель, так и работник смогут (конечно, при наличии электричества, компьютера и доступа к интернету) иметь доступа к информации о приобретенном работником стаж для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию. В частности — для вычислений выплат в случае временной потери трудоспособности (больничного).
Одним из главных аргументов в пользу введения электронных трудовых книжек было их использования для назначения пенсии. Теперь электронная трудовая книжка позволит уполномоченным органам, то есть Пенсионному фонду, назначать лицу пенсию автоматически, без необходимости обращения такого лица. Впрочем, за последним сохраняется право выбора для улучшения предложенного Пенсионным фондом расчетного размера. Так указанное лицо может предоставить сведения о получаемой заработной плате за период до 2000 г., т.е. до внедрения персонифицированного учета. Также можно отсрочить свой выход на пенсию, чтобы получить повышение к пенсии на 0,5-0,75% за каждый полный месяц работы после достижения пенсионного возраста.
Есть вопросы по кадровому учету? В LIGA360 найдете более 3 тысяч экспертных разъяснений и алгоритмов действий для работы. Закажите бесплатный тест LIGA360:HR-менеджер прямо сегодня .
Какова дальнейшая судьба бумажных трудовых книжек
Обратите внимание, что никто не говорит, что бумажные трудовые книжки оказались «вне закона» — по требованию работника, который впервые принимается на работу, такая трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу. Собственник или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, что сохраняется у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе.
Проще говоря, если работник желает, то работодатель должен параллельно с электронным учетом трудовой деятельности также вносить и в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении.
Важное отличие — теперь бумажная трудовая хранится именно у работника (ранее работодатели из числа юридических лиц хранили их у себя в течение всего периода работы работника). Правда не все так однозначно — из-за отсутствия прямого указания в законодательстве часть специалистов считает, что нет оснований для работодателя немедленно отдавать имеющиеся у него бумажные трудовые книжки работникам.
Мы, со своей стороны, советуем поступить осторожно: после исполнения обязанности по переносу сведений в реестр выдать такие книги их владельцам при наличии письменных заявлений работников об этом. Однозначно обязанность по выдаче хранимых трудовых книжек работникам в обязательном порядке возникнет у работодателя после внесения в реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования недостающих сведений о трудовой деятельности работников.
Такую выдачу непременно организуйте «под подпись» — очевидно лучше будет издать об этом приказ (распоряжение) и фиксировать в едином акте выдачу трудовых книжек работникам, которые подтвердят этот факт своими «живыми» подписями.
Что введение электронной трудовых изменило в приеме на работу и увольнении
При приеме на работу с 10.06.2021 г. новый работник должен предоставить трудовую книжку (при ее наличии) или сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц. Если это лицо, принимается на работу впервые, то она вправе требовать оформить ей бумажную трудовую книжку. Это по-прежнему следует сделать в течение дней после принятия на работу.
Обратите, пожалуйста, внимание, что изменились и правила относительно действий работодателя касательно работника, который увольняется: в день увольнения необходимо выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, произвести с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 КЗоТ, а также по требованию работника внести соответствующие записи об увольнении в трудовую книжку, что сохраняется у работника.
При этом выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку нужно будет тому работнику, который был трудоустроен в 10.06.2021 г., а после этой даты увольняется и в отношении которого не завершена процедура включения в Реестр застрахованных лиц недостающих сведений о трудовой деятельности. Если же сведения уже внесены, то работодатель обязан внести запись об увольнении установленной формы в бумажную трудовую книжку, которая хранится у работника, только по требованию последнего.
Принимаете нового сотрудника на работу? Проверьте информацию о нем в 19 государственных реестрах с сервисом LIGA360.
Как вносят сведения о трудовой деятельности в реестр
Кто же будет вносить сведения в электронную трудовую книжку? Законодатели подошли к этому довольно либерально: сведения о трудовой деятельности могут вносить как само застрахованное лицо, то есть работник, так и работодатель. Делать это следует через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Туда должны попасть сканированные или оцифрованные копии предусмотренных законодательством документов (трудовой книжки, справок и т.п.) с обязательным наложением страхователем или застрахованным лицом квалифицированного электронной подписи.
Документы об образовании, о рождении детей, о службе в армии также сканируются и вносятся в электронную трудовую книжку, ведь они влияют на расчет стажа, а соответственно должны быть зафиксированы в Реестре застрахованных лиц.
Обращаем ваше внимание на то, что органы ПФУ в своих сообщениях озвучивали такие требования к скан-копиям документов:
— необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
— скан-копии должны быть четкими (поэтому рекомендуется разрешение сканирования — 300 dpi), отображать все реквизиты документа;
— сканированию подлежат все заполнении страницы разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» и вкладыши оригинала трудовой книжки;
— файл должен быть в формате jpg (если каждую страницу бумажной трудовой сканировать отдельно как JPG-файл) или pdf (если вы сделали полный документ со всеми страницами трудовой книжки);
— размер одного файла не должен превышать 1 Мб.
После заполнения работодателем или гражданином анкеты и прикрепления скан-копий специалисты территориальных органов фонда переводят в цифровой формат. Кроме того, специалисты фонда осуществляют сверку записей трудовой книжки с данными, уже содержатся в персональной карточке Реестр застрахованных лиц. В итоге формируется конечный вариант электронной трудовой книжки. Когда трудовая книжка успешно оцифрована, то данные о периодах работы и имеющийся страховой стаж можно посмотреть в личном кабинете на веб-портале электронных услуг фонда.
Именно длительный, целых пять лет, переходный период должен послужить для включения Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования недостающих сведений о трудовой деятельности работников на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом.
Власти уверяют, что сведения электронной трудовой книжки надежно защищены от мошенников и злоумышленников: эти данные аккумулируют в Реестре застрахованных лиц, где имеют соответствующий кибер-защиту.
Как HR-специалисту экономить время? С системой LIGA360: HR-менеджер все ответы для работы найдутся в 2 клика. Персональная лента новостей, экспертные ответы и трудовое законодательство на единой платформе. Детали по ссылке .
Что делать работодателю после 10.06.2021 г.
В отношении работников, находящихся в трудовых отношениях по состоянию на 10.06.2021, работодатель сканирует трудовые книжки и передает в ПФУ. Порядок и очередность такого представления сведений должен был определить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики — именно этого требует п. 5 ч. 4 ст. 20 Закона о ЕСВ. Правда, такой нормативный акт еще не вступил в силу, а поэтому пока приходится ориентироваться на обычные разъяснения, которые выдают ПФУ и его органы или Минсоцполитики через новостные публикации на своих сайтах.
Обратите внимание, что если такие сведения подает работодатель, то работник должен предоставить ему согласие на обработку персональных данных. Копию такого согласия также следует переслать в ПФУ.
Перед тем, как работодатель начнет сканировать бумажной трудовые книжки, ему следует убедиться в правильности ее заполнения, в частности относительно первой страницы, а именно — проверить:
— верность указания ФИО и даты рождения работника;
— наличие и подлинность подписи владельца трудовой книжки;
— наличие подписи лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, и печати юридического лица, которое внесло первую запись в трудовой.
Также стоит переспросить у работника (работницы) не имело ли место с момента выдачи книги изменение ФИО, а если оно было и это не отражено в трудовой, то следует сделать такую запись. Основанием будет паспорт, свидетельство о браке или свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества.
Наиболее дотошные кадровики работодателей могут также проверить правильность записей в разделе «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки: как сведения о работе (включая совместительство), так и по переводу на другую работу (должность), присвоению определенного ранга или разряда, принятию присяги государственного служащего или должностного лица местного самоуправления, увольнению с работы. Помните, что исправление выявленных ошибок или описок следует делать в строгом соответствии с требованиями Инструкции о трудовых книжках.
Конечно же, выдача работодателем всех имеющихся у него бумажных трудовых книжек их владельцам не означает, что он сможет почивать на лаврах: в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности работников нужно будет вносить в Реестр застрахованных лиц. В Реестр попадают с 10.06.2021 г. все сведения о трудовой деятельности: о приеме на работу, присвоении, изменении, лишение разряда, ранга, класса, звание, категории, стажировки, перевода на другую работу, основания освобождения.
Как работнику самому внести сведения о себе в Реестр
Работнику для передачи данных с бумажной трудовой книжки Пенсионному фонду предварительно следует убедиться в наличии актуального электронной подписи и зарегистрироваться на веб-портале ПФУ. Затем войдите в свой личный кабинет на этом портале с помощью кликов (кнопка «Вхід» будет справа вверху).
Выберите слева пункт меню «Відомості про трудові відносини», в нем — подпункт «Відомості про трудові відносини». Вот здесь и нужно поставить отметку возле «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних», а затем загрузить скан-копии документов о своей трудовой деятельности (если информация о соответствующем периоде отсутствует в базе ПФУ). Затем наложите электронную подпись. Результат обработки обращений будет отображаться в личном кабинете в разделе «Мої звернення».
Чтобы работнику просмотреть информацию о себе, в т. Ч. — по своей трудовой (страховой) стаж, нужно посетить уже знакомый нам портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Уже имеющуюся у фонда информацию о ваших трудовых отношениях (как наемного работника по основному месту работы) по данным персонифицированного учета ПФУ можно найти в разделе «Електронна трудова книжка» в личном кабинете.
Дополнительно предусмотрено предоставление письменного обращения в ПФУ, обращение в ближайший сервисный центр или по телефону горячей телефонной линии Главного управления Пенсионного фонда Украины в соответствующей области или городе Киеве. Более того, Пенсионным фондом Украины также разработано мобильное приложение «ПФУ» для системы «Андроид», который можно скачать на Google Play. Благодаря ему можно со своего смартфона или планшета получить доступ к электронным сервисам Пенсионного фонда Украины и общаться с фондом.
Проверяйте компании, частных предпринимателей и физлиц в LIGA360. Система отобразит официальные данные из госреестров: реквизиты, судебные дела, финансовое и налоговое состояние. Заказывайте LIGA360 сегодня и будьте уверены в своих бизнес-связях.
Как работодателю зарегистрироваться на веб-портале ПФУ
Согласно п. 4 раздела IV Положения № 13-1 регистрация пользователей на веб-портале Пенсионного фонда осуществляется на основании заявлений, составленных по форме согласно приложениям 2, 3 к Положению № 13-1 и представленных в орган ПФУ лично (с предъявлением документов, удостоверяющих лицо) или через уполномоченного представителя (с документами, подтверждающими его полномочия). Для регистрации работодателей-страхователей как пользователей услуг веб-портала обязательно указывают:
— полное наименование юридического лица (страхователя);
— дату государственной регистрации в соответствии с выпиской (выпиской) из Единого госреестра;
— код по ЕГРПОУ (пункт 4 раздела IV Положения № 13-1).
В то же время регистрация на веб-портале лиц, в том числе страхователей, имеющих квалифицированную электронную подпись (КЭП), осуществляется автоматически. На авторизацию пользователя в качестве страхователя по КЭП на веб-портале ПФУ имеют право лица, которым предоставлено право подписи как руководству предприятия, или с помощью квалифицированного электронной печати предприятия.
Три малозаметные, но важные вопросы в связи с переводом трудовых «в цифру»
Понятно, что с уходом бумажных трудовых книжек встанет вопрос о разграничении основного места работы и совместительства. А чтобы его снять законодатели ввели п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закона № 1058. Он предусматривает, что застрахованное лицо должно сообщать страхователю, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до ее отзыва).
Еще один распространенный вопрос — нужно ли оцифровать документы об образовании при переводе трудовых книжек в электронную форму? Да, ведь, напомним, что в страховой стаж засчитывается обучение по дневной форме только до 1 января 2004 года. Такие периоды подтверждаются дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками, выданные на основании архивных данных. После указанной даты в страховой стаж засчитываются периоды обучения только при условии добровольной уплаты ЕСВ за них.
В завершение возникает логичный вопрос – избавляться ли от бумажной трудовой книжки? Учитывая изменчивость мира, в котором мы живем, делать это не стоит. К тому же, бумажный документ, заполненный и заверенный печатями, еще долго может служить как источником информации, так и доказательством в случае возникновения недоразумений или споров.
Следите за изменениями трудового законодательства? В системе LIGA360: HR-менеджер можно настроить автоматические уведомления для любых НПА и свежих новостей по кадровой теме. Получите тестовый доступ по ссылке .
Какие документы нужно требовать при приеме на работу
Какие документы работодатель обязательно должен получить от работника при трудоустройстве и какие могут понадобиться дополнительно, с учетом норм нового ТК разъяснила эксперт «Нормы», юрист Ленара ХИКМАТОВА:
Обязательный пакет документов
– Затребуйте, принимая на работу нового работника :
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности, выдаваемое органом внутренних дел до оформления паспорта) или ID-карту. У лиц моложе 16 лет – свидетельство о рождении или идентификационную ID-карту;
- бумажную трудовую книжку (если есть) или выписку из электронной трудовой книжки, заверенную по последнему месту работу. Лица, поступающие на работу впервые, трудовую книжку и выписку не предъявляют. Лица, поступающие на работу по совместительству, вместо трудовой книжки предъявляют справку установленного образца с основного места работы.
Внимание! Новый ТК не отменяет ведение бумажных трудовых книжек. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней . Электронная трудовая книжка ведется параллельно с бумажной.
При этом у лиц, начавших свою трудовую деятельность после внедрения Единой национальной системы труда (ЕНСТ) с 01.01.2020 г., бумажной трудовой книжки, как правило, нет, поскольку органы по труду с этой даты перестали выдавать их бланки.
У работников без бумажной трудовой книжки формируется только электронная книжка, выписку из которой они и предъявляют работодателю.
Также бумажной трудовой книжки может не быть у лиц, потерявших ее после 2020 года. Получить ее дубликат они, скорее всего, уже не смогли, поэтому их трудовая деятельность тоже отражается только в ЕНСТ. Соответственно, на таких работников, как и на тех, кто поступает на работу впервые, ведется только электронная трудовая книжка.
- военный билет – предъявляют военнообязанные, приписное свидетельство – призывники;
- диплом об окончании высшей или средней специальной, профессиональной образовательной организации, удостоверение (сертификат) на право выполнения данной работы либо иной соответствующий документ при поступлении на работу, к выполнению которой могут быть допущены только лица, имеющие соответствующее образование или специальную подготовку);
- ПИНФЛ (если есть). В паспортах и ID-картах граждан Узбекистана ПИНФЛ уже указан. Предоставлять отдельно ПИНФЛ должны, например, иностранцы, работающие в Узбекистане. Они получают его через центры госуслуг или отдел миграции и оформления гражданства ОВД;
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)*;
- накопительную пенсионную книжку, за исключением лиц, поступающих на работу впервые*.
* Думаем, в дальнейшем при внесении поправок в ТК последние две позиции претерпят изменения. Ведь с 1 июля 2021 года учет налогоплательщиков в налоговых органах ведется с использованием ПИНФЛ. А выдачу ИНН и постановку граждан на учет в пенсионной накопительной системе – отменили. Единым идентификатором, удостоверяющим личность гражданина при оказании всех государственных, банковских, социальных и иных услуг, является ПИНФЛ .
Дополнительный пакет
Дополнительно при необходимости работник предоставляет:
- документ (справку, медзаключение) о результатах медицинского осмотра. Это касается категорий лиц, указанных в ст. 360 ТК. В частности, работодатель обязан организовать проведение предварительного медицинского осмотра при трудоустройстве:
– лиц, достигших общеустановленного пенсионного возраста (для мужчин – 60 лет, для женщин – 55 лет);
– лиц с инвалидностью;
– на работу с неблагоприятными условиями труда, ночные работы, работы, связанные с движением транспорта;
– на работу в пищевой промышленности, торговле и других отраслях, непосредственно обслуживающих население;
– педагогических и других работников общих средних образовательных организаций, дошкольных образовательных и иных организаций, непосредственно занятых обучением или воспитанием детей;
- письменное согласие одного из родителей (лица, заменяющего родителей), если работнику от 15 до 16 лет; письменное согласие обоих родителей (лица, заменяющего родителей), если работнику меньше 15 лет ;
- копии дипломов об ученых степенях и ученых званиях и т.п. – для научных, научно-педагогических, творческих работников;
- вид на жительство – для иностранных граждан и лиц без гражданства ;
- другие документы, если это предусмотрено законодательством.
Хранение принятых документов
С представленных документов снимите копии и храните их в личном деле сотрудника. Там же можете держать копии трудового договора, приказа о приеме на работу и всех последующих приказов и документов, касающихся сотрудника. Оригинал бумажной трудовой книжки оставьте и храните в отделе кадров организации – как документ строгой отчетности – в сейфе или несгораемом шкафу.
Для справки:
С 1 июня 2021 года запрещено государственным органам, хозяйственным объединениям, органам исполнительной власти на местах, государственным организациям и учреждениям требовать от населения и субъектов предпринимательства некоторые документы. В частности :
– копии документа, удостоверяющего личность;
– трудовые книжки и их копии (кроме случаев истребования при назначении пенсии, если невозможно получить этот документ через ЕНСТ).
Государственные органы и организации при приеме на работу самостоятельно запрашивают эти документы у ответственных структур, в том числе – через межведомственную интеграционную платформу системы «Электронное правительство».
Вместе с тем в новом ТК эти положения своего отражения не нашли.
У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу
С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.
Работник трудоустраивается впервые
Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:
— С работником заключается трудовой договор.
— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.
— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.
— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.
Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.
Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.
Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.
Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).
Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.
Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки
Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.
Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.
В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.
Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.
Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.
Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.
Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.
В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.
Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.
Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.
Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.
Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.
Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.
Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.