Как поменять фискальный накопитель в кассе самостоятельно

Онлайн-кассы в 2021 году.

Запчасти

Онлайн-касса отличается от привычных касс с ЭКЛЗ следующими особенностями:

Передает пробитые чеки в ОФД и в конечном итоге в ФНС;
С новой версии 54-ФЗ внесено требование указывать номенклатуру продаваемых товаров/оказываемых услуг — онлайн-касса должна печатать в чеке и передавать в ОФД эту номенклатуру;
Формирование специального QR кода для скнирования со смартфона.

Отличия не сильно большие, но вот требование указывать номенклатуру отправило на свалку истории простые кассы на которых указывался только отдел, налог и стоимость. Производителям пришлось сменить начинку касс на более интеллектуальную да ещё и с возможностью работы с Интернет, а вместе с этим появилась возможность в кассы добавить много чего интересного.

Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами онлайн-кассы выбирайте кассу, производитель которой позволяет самостоятельно встрывать корпус ККТ, осущствлять самостоятельную настройку и обновление ПО кассы, имеющую отдельный отсек для ФН и личный кабинет для управления и мониторинга онлайн-кассы из интернет.

В чем преимущества онлайн-касс?

Для предпринимателей:

Теперь выручку по кассе можно посмотреть в ОФД и легко контролировать состояние торговой точки;
Регистрация ККТ без посещения налоговой, буквально за 5-10 минут;
Обслуживать кассу можно самостоятельно, ЦТО больше не нужны а при возникновении проблем — все вопросы можно решить в АСЦ;
В налоговой есть вся информация с кассы — нет необходимости проверять и контролировать ККТ, загружать оттуда данные;
Упразднены все формы обязательной бумажной отчетности по кассе — теперь не надо вести журнал кассира-операциониста;
С применением онлайн-касс упрощается использование наличной выручки: теперь можно оплачивать поставщикам напрямую из кассы;

Для налоговой:

Автоматический контроль выручки по кассе: не надо выезжать, не надо загружать — все уже загружено;
Контроль правильности выданных чеков со стороны покупателей через специальное приложение с возможностью сразу отправить жалобу;
Больший охват предпринимателей: 54-ФЗ подразумевает перевод на онлайн-кассы широкого перечня предпринимателей;

Для покупателей:

Получение чека с QR кодом который можно отсканировать и проверить законность;
Получение электронных чеков, в том числе — при покупках через интернет;
QR код позволяет автоматизировать ввод затрат при ведении домашней бухгалтерии;

Какие бывают онлайн-кассы?

Мобильная/портативная

Стационарная

Автоматическая

Небольшие кассы, укомплектованные аккумулятором, которые можно взять с собой и пробивать чеки на месте оказания услуг или отгрузки товаров.
Как правило используют компании микро и малого бизнеса, курьеры.

Если вам необходима возможность поддержать длительный рабочий день — выбирайте онлайн-кассу с ёмким аккумулятором или способную зарядиться от Power Bank.

Это онлайн-кассы, которые устанавливаются на рабочем месте кассира. Как правило укомплектованы сканером штрих-кода, торговыми весами, высокоскоростным фискальным регистратором для печати чеков.
Основная задача стационарных касс — максимально быстро обслужить большой поток покупателей.
Как правило работают в тесной интеграции с корпоративной учетной системой.

Используется в интернет-магазинах, принимающих безналичные платежи и торговых автоматах.
Онлайн-касса не печатает бумажные чеки — отправляет электронные чеки на e-mail покупателя и по СМС.

Онлайн-кассы для интернет магазинов должны быть доступны в режиме 24/7/365, поэтому как правило производители предлагают их как «услугу»

Что необходимо чтобы начать пользоваться онлайн-кассой.

Чтобы начать пользоваться новой онлайн-кассой необходимо выполнить следующие простые шаги:

1. Купить онлайн-кассу.

При выборе кассы необходимо в первую очередь обращать внимание на удобство эксплуатации и простоту ремонта кассы. Сейчас достаточно моделей современных онлайн-касс с которыми удобно и приятно работать. Вторая важная характеристика — скорость печати чека, и напоследок обратите внимание на возможность кассы работать без электричества.

2. Получить ЭЦП.

В большинстве случаев подойдет та ЭЦП, которой бухгалтер отправляет отчетность в ФНС. Однако, если электронной подписи нет — то её необходимо получить.

3. Зарегистрировать ККТ в ФНС.

Несложная процедура, доступная после входа в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России.

4. Подключить онлайн-кассу к оператору фискальных данных.

Новые штрафы согласно 54-ФЗ за неиспользование онлайн-кассы

Работа без онлайн-кассы	Старая касса	Не передан электронный чек
Для ИП	от ¼ до ½ от выручки. Не менее 10.000 ₽	3.000 ₽	10.000 ₽
Юридическое лицо (ООО, АО)	От ¾ до 100% от выручки. Не менее 30,000 ₽	10.000 ₽	10.000 ₽

Кто может не использовать онлайн-кассы?

От обязанности применять онлайн-кассы освобождены следующие категории предпринимателей:

Продавцы овощей, фруктов и бахчевых в развал;
Водители, продающией проездные билеты в городском транспорте;
Торговцы мороженным и безалкогольными напитками в палатках;
Продавцы молока, масла и кваса с цистерн;
Кредитные организации;
Ярмарки и рынки без помещений;
Сдающие собственное жилье в аренду;
Мастерские по ремонту обуви и изготовлению ключей;
Пункты приема стеклотары;
Столовые на территории образовательных учреждений;

Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД

Фискальный накопитель (ФН) в онлайн-кассе нужно сменить, если у него закончились срок действия или память. После замены ФН кассу нужно перерегистрировать в ФНС. Эксперты Контур.Маркета подготовили пошаговую инструкцию.

В этой статье:

Чек-лист замены ФН
Узнайте, когда нужно менять ФН
Выберите новый ФН
Замените фискальный накопитель
Перерегистрируйте кассу в личном кабинете ОФД
Что делать со старым ФН

Чек-лист замены ФН

Выясните сроки замены ФН на кассе.
Выберите новый ФН.
Сформируйте отчет «О закрытии ФН».
Установите новый накопитель.
Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
Перерегистрируйте кассу.

Далее расскажем пошагово.

Узнайте, когда нужно менять ФН

В личном кабинете ОФД Контура есть уведомления о замене ФН. Сервис предупредит заранее об окончании срока действия накопителя. Как настроить уведомления →

Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены. Если до конца срока действия ФН меньше месяца, в отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней». Если объем памяти ФН будет заполнен на 99%, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена».

Когда начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет «О закрытии ФН».

Выберите новый ФН

Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:

Что требует 54-ФЗ. В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.

Сколько вы продаете. Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе закончится быстро, и вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев.

Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия. Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.

Подобрать ФН, оплатить и заказать его можно в личном кабинете ОФД или на сайте.

Замените фискальный накопитель

Шаг 1. Сформируйте отчет о закрытии смены. Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате отчет о закрытии ФН. Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы. Они заполнятся автоматически, если у кассы есть связь с ОФД Контура:

дату и время формирования отчета;
номер фискального документа — № ФД;
фискальный признак — ФПД (ФП).

Шаг 3. Поставьте новый фискальный накопитель. По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники. Возможно, после самостоятельного вскрытия кассы вы потеряете гарантию на аппарат.

Как самостоятельно заменить фискальный накопитель на кассе MSPOS-K, смотрите в коротком видео:

Либо нажмите на подходящую модель кассы:

Шаг 4. Сформируйте на кассе отчет об изменении параметров регистрации (или фискализации), следуя инструкции производителя касс. Убедитесь, что в настройках кассы верные параметры ОФД:

Адрес сервера ОФД: ofd.kontur.ru.
Номер порта ОФД:
- 7777;
- 7778, если торгуете маркированными товарами.
ИНН ОФД: 6658497833.
Наименование ОФД: Контур НТТ.
Адрес, где покупатель сможет проверить свой чек: cash-ntt.kontur.ru. Но не все кассы поддерживают эту возможность.

Далее из отчета «Об изменении параметров регистрации ККТ» для перерегистрации кассы вам понадобятся эти сведения:

Дата и время формирования отчета.
Номер фискального документа — № ФД.
Фискальный признак — ФПД (ФП).

Шаг 5. Перерегистрируйте кассу в личном кабинете ОФД Контура.
Обратите внимание: если фискальный накопитель сломан или утрачен, то перерегистрировать ККТ по смене ФН можно только на сайте ФНС.

Перерегистрируйте кассу в личном кабинете ОФД

Откройте карточку ККТ и нажмите на «Перерегистрировать в ФНС».

В строке «Код ИФНС» укажите налоговую по адресу регистрации юрлица или ИП. Но по закону подать заявление на перерегистрацию кассы можно в любую ИФНС.
В качестве причины перерегистрации выберите «Замена фискального накопителя».
Отчет о закрытии фискального накопителя заполнится автоматически, если есть связь с ОФД. Если отчет не заполнился сам, введите данные вручную.

В разделе кассы появится сообщение «Есть новые документы из ФНС». Расшифруйте его тем же сертификатом электронной подписи, которым подписывали заявление. Затем нажмите на строке «Карточка регистрации получена» → «Завершить перерегистрацию». Номер ФН в карточке кассы изменится после получения с кассы первого документа с новым номером накопителя.

Обратите внимание: пока вы ждете новую карточку из ФНС, касса будет работать, продажи не остановятся.

Что делать со старым ФН

Храните его 5 лет со дня окончания его срока действия. Если в течение этих пяти лет к вам придет налоговая с проверкой, вы должны будете предъявить старый ФН.

Замена фискального накопителя (ФН)

Одна из обязательных операций при работе с кассовым аппаратом – замена фискального накопителя (ФН). Процедура неизбежна даже для тех, кто пробивает пару чеков в месяц или вообще закрылся на полгода-год. При возобновлении деятельности придется столкнуться с блокировкой старого накопителя и необходимостью замены ФН на новый. В этой статье рассмотрим вопрос, когда и в какой последовательности «обновляют» фискальный накопитель.

Что такое ФН и зачем он нужен?

Сначала уточним определение и назначение ФН – это специальный блок однократно записываемой памяти. Он предназначен для хранения всех операций, выполняемых кассиром. При записи сведения шифруются криптографическим алгоритмом. Расшифровка происходит только на сервере оператора фискальных данных (ОФД). Такой подход обеспечивает защиту от несанкционированного доступа, исключает риски корректировки или удаления сведений.

Еще на модуль ФН возлагается задача по генерации так называемого «фискального признака». Это код из десяти символов, подтверждающий подлинность чеков. Фискальный накопитель продолжает записывать даже при отсутствии связи с ОФД. Но при отсутствии возможности передачи данных более 30 дней система будет автоматически заблокирована (при абсолютно исправном блоке). При такой ситуации разбираться, как заменить ФН, будет лишним.

Виды фискальных накопителей

Перед тем, как изучать порядок замены фискального накопителя, стоит определить, какой вариант из существующих установлен на кассовом аппарате. Обычно приобретают такой же, хотя возможно изменение в соответствии со сменой формы налогообложения или вида деятельности. Выпускают версии на 15 и 36 месяцев.

На 15 месяцев – универсальный вариант для любой системы налогообложения, если организация занимается торговлей подакцизных товаров (табачные изделия, алкоголь), при применении ОСНО, при сезонном характере (временном) работы или когда торговая точка функционирует автономно.
На 36 месяцев – подходит для ИП и ООО, ведущих деятельность по оказанию услуг населению, для юрлиц на одной из упрощенных форматов налогообложения (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН).

Таймер, отсчитывающий срок эксплуатации, автоматически запускается при активации модуля ФН на конкретном оборудовании. Он энергонезависимый, поэтому извлекать блок из оборудования нет смысла. Если при настройке была совершена ошибка, придется купить новый модуль и провести процедуру заново. Важно учитывать, что установка «неподходящего» ФН влечет за собой штрафы (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Типовые причины замены фискального накопителя

Теперь о том, почему приходится разбираться, как поменять фискальный накопитель. Истечение установленного периода является лишь одной из причин. Ещё встречаются ситуации, когда задача возникает из-за технической поломки, из-за смены владельца, повлекшей за собой перерегистрацию онлайн-кассы. Рассмотрим их подробнее.

Истечение срока эксплуатации

Еще раз отметим, что блок будет автоматически заблокирован через 15 или 36 месяцев после активации независимо от количества пробитых чеков. Даже если кассовый аппарат просто полежит на складе, например, если его покупали для так и не открытой торговой точки. Если он находится в пользовании, за 1-3 месяца до конечной даты, в зависимости от интенсивности фискализации чеков, оборудование начнет печатать предупреждение о скорой блокировке.

Чтобы избежать простоев магазина/сервисного центра, рекомендуется заказывать новое изделие заранее. Отдельное внимание этому вопросу уделяют в супермаркетах и иных компаниях с большим потоком покупателей. Важно учитывать, что память может заполниться раньше срока. Независимо от периода эксплуатации он рассчитан на 230-250 тысяч чеков, то есть, примерно по 700 клиентов в день. Если такое произошло, ФН меняется на новый.

Произошла техническая поломка

Сбои памяти происходят довольно редко, т. к. в них применяют современные чипы с высокой надежностью хранения. Но изредка такое происходит, поэтому нужно быть готовым к экстренному разбору ситуации, чтобы понять, как заменить фискальный накопитель и избежать длительного простоя торговой точки.

Чаще проблема возникает из-за ошибки пользователя. Например, в блок занесен чек с неверной датой. Такое происходит из-за сбоя часов в кассовом аппарате (при разряженном аккумуляторе). При фискализации некорректного чека изменить дату/время не получится. Восстановить нормальный учёт можно только «обновлением» ККТ.

Перерегистрация кассы на другую фирму

Речь идет именно о другом юридическом лице, которому присвоен иной ИНН. В этом случае нужно разбираться, как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе. И сделать это до начала работы магазина. Если всего лишь изменилось название компании, адрес деятельности, был осуществлен переход на другую систему налогообложения или заключен договор с другим ОФД, вполне достаточно перерегистрации уже работающего блока ФН.

Порядок замены блока ФН

Порядок действий при замене фискального накопителя независимо от причины или модификации включает фиксированный перечень мероприятий: покупка нового блока, закрытие архива старого ФН, подключение и активация нового модуля. Остаётся лишь зарегистрировать его на сайте ИФНС и можно продолжать работу. Если есть сомнения в правильности действий, лучше поручить задачу специалистам. Это поможет исключить риски ошибок, которые приводят к допзатратам.

Подготовка к замене

Первый этап не требует «закрытия» предприятия, за исключением случаев технического сбоя и заполнения памяти «под ноль». Продавцы обычно уточняют детали, влияющие на выбор блока ФН, но стоит и самому владеть информацией. Напомним: ФН на 36 мес. подходит для тех, кто продает любые товары, кроме подакцизных, оказывает услуги и работает на одном из упрощенных режимов.

Если применяется ОСНО или в ассортименте есть алкоголь, табак или какой-то другой подакцизный товар, придется покупать модуль на 15 мес. То же относится, если компания совмещает «общую» систему с «упрощенкой». Производитель непринципиален, продукция ООО «Прагматик» или ООО «РИК» работает одинаково. Главное – покупать изделие у аккредитованного ЦТО, который обслуживает кассовые аппараты.

Закажите фискальный накопитель, который подойдёт для вашей кассы в ЦТО «Такском-Касса».

Процедура замены

Следующий этап включает закрытие архива, установку/запуск нового блока ФН. Процедура зависит от модели кассового аппарата. Поэтому, когда будете разбираться, как самостоятельно поменять фискальный накопитель, сразу учитывайте маркировку. Даже при наличии опыта обслуживания каких-либо аппаратов иногда приходится изучать вопрос «с нуля». Тогда есть смысл поручить задачу профессионалам.

Регистрация на сайте ИФНС

После физической установки, на которую при наличии опыта уходит 20-40 минут, требуется его регистрация в налоговой инспекции. Понадобится действующая электронная подпись директора организации (одинаково для ООО и ИП). Её стоит перепроверить еще на первом этапе, когда речь идет о покупке нового блока. Переоформление обычно осуществляется в день обращения в ИФНС, но изредка приходится сталкиваться с задержками (высокая загрузка инспекторов и пр.).

Сроки хранения документов после замены ФН

Разобрались, как поменять фискальный накопитель в кассе. Теперь о последующих действиях: для возможности замены ФН по гарантии обязательно хранить паспорт установленного блока в течение всего срока службы. Старый модуль должен оставаться у предпринимателя в течение 5 календарных лет с даты завершения его эксплуатации. Налоговая инспекция имеет право запросить их в случае проверки юридического лица.

Регистрация касс в ФНС
Перерегистрация касс в ФНС
Кассовые аппараты всех популярных производителей
Сопутствующие товары: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных, весы, денежные ящики и прочее
Оператор фискальных данных. Пять лет подряд «Такском» занимает 2-е место в рейтинге ОФД по числу подключённых касс
Регистрация в системе «Честный ЗНАК» — настройка рабочего места для работы на портале честныйзнак.рф
Электронные подписи для касс, ЭДО и отчётности
Эквайринг и терминалы для него
Сервисы для онлайн-отчётности в госорганы

Порядок замены фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) — электронный модуль (чип) в онлайн-кассе, используемый для записи, криптографического преобразования и хранения данных о проведенных операциях. Требования к нему определены ст. 4.1 ФЗ № 54 о применении ККТ. Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы и периодически требует замены. Рассказываем детально, когда и в каком порядке ее нужно делать.

Подберем ФН для вашего бизнеса и заменим за 1 день!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Причины замены ФН

С 6 августа 2021 года регистрировать кассу в ФНС можно только с новым фискальным накопителем — ФН-М. Если вы установили старую модель ФН до этой даты и не работаете с маркированными товарами, можете использовать чип до завершения срока его службы. Потом — только ФН новой модели. Продавцы товаров, подлежащих обязательной маркировке, должны поставить ФН-М независимо от оставшегося периода действия старого накопителя. Другие причины замены ФН:

Период «жизни» ФН отсчитывается с момента проведения фискализации (активации накопителя) при регистрации ККТ или перерегистрации аппарата в налоговой. Посмотреть, когда она выполнялась, можно в настройках кассовой техники или в личном кабинете на портале ОФД.

В прошивке ККТ предусмотрена функция уведомления о завершении срока службы фискального накопителя. Как правило, сообщение появляется за 30 дней до окончания работы модуля

У многих моделей ККМ предусмотрена функция контроля за заполняемостью памяти накопителя. Когда его ресурс практически исчерпан (остается 1–2 % свободного места), на экран онлайн-кассы выводится уведомление

Если онлайн-касса передается в обособленное подразделение предприятия, электронный модуль менять не нужно, так как у головного офиса и филиала один ИНН

Установленный и зарегистрированный с кассой фискальный накопитель нельзя изымать и ставить в другую ККТ. Он «привязывается» к конкретной модели оборудования.

Сроки замены ФН

В паспорте ФН указан максимальный срок службы устройства (15 или 36 месяцев), но замена чипа может потребоваться раньше. Сколько дней проработает накопитель, зависит от вида деятельности компании и используемой ею системы налогообложения. Сроки замены фискального накопителя в 2022 году подробно изложены в таблице ниже.

Обратите внимание на то, что при продаже товаров, подлежащих обязательной маркировке, нужно работать с новым форматом фискальных документов — ФФД 1.2.

Замена фискального накопителя. Квалифицированные консультации круглосуточно!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Замена фискального накопителя: порядок действий

Провести замену фискального модуля кассы можно силами специалистов сервис-центра. Это актуально в тех случаях, когда на ККТ еще распространяется гарантия производителя. Но поменять фискальный накопитель в кассе можно и самостоятельно — рассказываем, как это сделать. Для примера возьмем смарт-терминал Эвотор.

После замены фискального накопителя онлайн-кассу нужно перерегистрировать в налоговой с новым ФН.

Закрытие архива ФН

Перед тем как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе, закройте текущую смену и дождитесь, когда все данные будут переданы ОФД. То есть интернет-соединение в этот момент должно быть стабильным. Затем закройте архив ФН. Для этого:

Перед тем как закрыть архив ФН, в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС выберите кассу и нажмите «Перерегистрировать». Заполните заявление. Не забудьте указать причину: «Замена ФН».

Вернитесь в меню Эвотора. Нажмите «Закрыть архив ФН».

Подтвердите действие.

Дождитесь, когда касса распечатает отчет о закрытии архива ФН и отправит данные ОФД.

Подтвердите операцию в личном кабинете налогоплательщика на портале ОФД. Продолжите заполнять заявление о перерегистрации и укажите в нем данные из отчета: его номер, дату и время закрытия архива, фискальный признак (ФП).

Достаньте старый накопитель и установите новый.

Если ОФД будут отправлены не все данные, то в процессе закрытия архива ФН появится ошибка и операция будет отменена. Не получится выполнить замену фискального накопителя и в случае, если от сервера ОФД нет ответа.

Физическая замена фискального накопителя

Порядок действий при замене фискального накопителя самостоятельно:

Отключите онлайн-кассу от источника питания.
Откройте крышку принтера, встроенного в онлайн-кассу, и выньте чековую ленту.
Найдите отсек с ФН. В зависимости от модели ККТ он может находиться под аккумулятором, на нижней панели аппарата или в другом месте. Откройте его.
Аккуратно отсоедините чип от шлейфа.
Достаньте ФН и поставьте на его место новый.
Закройте отсек, установите чековую ленту и закройте крышку встроенного принтера.
Подключите онлайн-кассу к электросети и дождитесь ее загрузки.

Старый фискальный накопитель не выбрасывайте! Его нужно хранить в течение 5 лет.