Как исправить ошибку в документе

Как исправить ошибку в первичных документах

Первичный документ является основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете (п. 2.2 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее — Положение № 88). Кроме того, на основании первичных документов могут формироваться показатели налоговых деклараций (п. 44.1 НК). Поэтому, если в первичный документ закралась ошибка, важно знать, как ее исправить, чтобы потом не возникало проблем в ходе документальной проверки. В консультации мы расскажем, как можно исправить ошибки в первичных документах.

Первичный документ: обязательные реквизиты

Согласно п. 2.1 Положения № 88 первичный документ – это документ, который был создан в письменной или электронной форме и содержит сведения о хозяйственной операции. К первичным документам также относятся распоряжения и разрешения руководства предприятия на проведение хозяйственных операций (например, приказы).

Для того чтобы первичный документ служил основанием для совершения хозяйственной операции, он должен содержать такие обязательные реквизиты, как (ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV, п. 2.4 Положения № 88):

• название;
• дата составления документа (формы);
• наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание, объем и единица измерения хозяйственной операции. При этом единица измерения должна быть выражена в натуральном и/или стоимостном выражении;
• должности лиц, ответственных за осуществление и правильность оформления хозоперации;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое участвовало в хозоперации.

Мы привели перечень обязательных реквизитов первичного документа, но в зависимости от характера операции и технологии обработки данных на предприятии первичные документы могут содержать и дополнительные реквизиты, например: идентификационный код предприятия, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, который удостоверяет получателя, и т. п.

На заметку! Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью (п. 2.5 Положения № 88).

В чем особенность электронного первичного документа?

Прежде всего следует помнить, что первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Согласно определению, приведенному в ст. 5 Закона от 22.05.03 г. № 851-IV (далее — № 851), электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в форме электронных данных, включая обязательные реквизиты. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.

Напомним, визуальной формой представления электронного документа является отражение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в фор­ме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Отношения, связанные с электронным документооборотом и использованием электронных документов, регулируются нормами Законов № 851 и от 05.10.17 г. № 2155-VIII (далее — Закон № 2155).

Что касается обязательных реквизитов электронного документа, то в ст. 5 Закона № 851 сказано, что состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронного документа определяется законодательством. То есть электронный документ должен иметь те же обязательные реквизиты, которые установлены для аналогичного бумажного документа (п. 2 разд. II приказа Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5).

Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной в соответствии с Законом № 2155. Отметим, что к собственноручной подписи приравнивается квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП).

Исправление ошибок в первичных документах

Первичные документы, как и учетные регистры, следует заполнять без помарок и подчисток. Но если все-таки ошибки были выявлены, они должны быть исправлены.

Как исправить ошибку в бумажном документе?

Ошибка в бумажной первичке исправляется корректурным способом. При этом способе неправильный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма (п. 4.2 Положения № 88). Затем пишется слово «Исправлено», и все это подтверждается подписями ответственных лиц с указанием даты исправления (п. 4.4 Положения № 88).

Обратите внимание! Не во всех первичных документах можно исправить ошибки. Так, не допускается исправления ошибок в кассовых и банковских документах, а также в документах, которыми оформляются операции с ценными бумагами (п. 4.5 Положения № 88).

Как исправить ошибку в электронном документе?

Как следует из п. 4.6 Положения № 88, ошибки в первичных электронных документах исправляются в соответствии с законодательством. Однако в Законе № 851 об исправлении ошибок в электронном документе ничего не сказано. Также не прописана данная процедура и в других подзаконных актах. Исключение составляет электронная отчетность, подаваемая в контролирующие органы.

Отсюда следует, что предприятие должно самостоятельно установить порядок исправления ошибок в электронных документах:

• либо отменять документ с ошибкой и оформлять новый;
• либо вносить изменения в уже созданный документ с обязательным сохранением истории изменения.

Рекомендация! Во избежание конфликтных ситуаций процедуру исправления электронных документов при внешнем докумен­тообороте целесообразно согласовать с их адресатом.

Каковы особенности исправления ошибки, допущенной в платежном поручении?

Возможность и способ исправления ошибки в платежном поручении зависит от ее вида и момента обнаружения. Так, если:

• ошибка в документе выявлена при его обработке в банке плательщика, то документ заменяется другим платежным поручением с правильными реквизитами;
• ошибка в реквизитах получателя выявлена в банке получателя, тогда банк направляет запрос для уточнения реквизитов. Если реквизиты уточняются, зачисляет средства, если же уточнить их невозможно – возвращает средства не позднее четвертого рабочего дня (п. 2.32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.04 г. № 22, далее — Инструкция № 22);
• ошибка допущена в выборе получателя, то средства, которые ошибочно зачислены на счет ненадлежащего получателя, должны возвращаться им в сроки, установленные законодательством (п. 2.35 Инструкции № 22). В соответствии с п. 35.1 Закона от 05.04.01 г. № 2346-ІІІ сделать это надо в течение трех рабочих дней со дня получения уведомления от своего банка;
• ошибка допущена в назначении платежа при оплате товаров, работ, услуг, в этом случае плательщик информирует контрагента об ошибке официальным письмом и указывает правильное назначение платежа.

Покажем на примере, как исправить ошибку в первичном документе корректурным способом.

Пример. Исправление ошибки

Со склада предприятия было отпущено 39 листов ДСП ламинированной форматом 2 000 х 1 800 х 20 мм по цене 6 000 грн/шт. Однако в накладной ошибочно было указано 36 листов. Ошибка была обнаружена 11.11.19 г. и исправлена корректурным способом (см. образец).

Образец

Накладна-вимога на відпуск (внутрішне переміщення) матеріалів

(грн)

Кореспондуючий рахунок

Матеріальні цінності

Одиниця вимиру

Кількість

Ціна

Сума

рахунок, субрахунок

найменування, сорт, розмір, марка

найменування

вiдправлено (належить відпустити, затребувати)

прийнято (відпущено)

1

2

3

4

5

6

7

ДСП ламінована 2 000 х 1 800 х 20 мм, чорна

Виправлено 11.11.19 р. (підпис) Я. А. Пономаренко

тридцять дев’ять двісті тридцять чотири тисячі грн 00 коп.
Усього відпущено тридцять шість найменувань на суму двісті шістнадцять тисяч грн 00 коп.

Выводы. Первичные документы: исправляем правильно

1. Первичный документ служит основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете.
2. Ошибки в первичных документах в бумажной форме исправляются корректурным способом.
3. Не допускается исправление ошибок в кассовых и банковских документах, а также в документах, которыми оформляются операции с ценными бумагами.

Источник: Практическое руководство № 22, октябрь 2019 года.

Другие новости

November 1, 2023

Приглашаем на вебинар: «Изменения в сфере публичных закупок: новации, реалии и типичные недостатки»

October 16, 2023

Приглашаем на вебинар: «Инвентаризация & РРО/ПРРО: использование, особенности, ответственность»

October 4, 2023

Приглашаем на вебинар: «Авансовый отчет и командировочные расходы»

October 3, 2023

Приглашаем на вебинар: «ГСМ: 10 вопросов и образцов документов + судебная практика»

Направления

• Издательство «Баланс-клуб»
• «Всеукраинский бухгалтерский клуб»
• Типография «Баланс-клуб»
• Система Uteka

• Ивент-агентство «UBE»
• КОНКУРС
  «ЛУЧШИЙ БУХГАЛТЕР УКРАИНЫ»
• Программа лояльности

О компании

Социальные сети

Промо

© 2008 – 2017 Концепция: компания «Баланс»

Исправление ошибок в первичных документах

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. У бухгалтера работа всегда кипит. Особенно в период изменений в законодательстве и введения новых правил в налогообложении. Как же исправить ошибки, которые закрались в первичных документах? Давайте остановимся на корректурном способе

Определение бухгалтерской ошибки не стоит искать — его нет ни в Нацстандартах, ни в Законе о бухучете. Однако и без этого бухгалтеры прекрасно понимают его значение. В частности, это — некорректное отражение корреспонденции счетов, указание не той суммы или проведение не той суммы либо не в том периоде, или же неотражение хозяйственной операции вообще и пр.

Международные стандарты предоставляют определение ошибок предыдущих периодов (§ 5 МСБУ 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки»):

«Ошибки предыдущих периодов — пропуски или искажения в финансовой отчетности предприятия за один или несколько предыдущих периодов, возникающие из-за неиспользования или злоупотребления достоверной информацией, которая:

а) присутствовала, когда финансовая отчетность за те периоды была утверждена к выпуску;

б) по обоснованному предположению могла быть получена и учтена при составлении и предоставлении данной финансовой отчетности.

Такие ошибки могут быть ошибками в математических подсчетах, в применении учетной политики, ошибками, допущенными вследствие недосмотра или неправильной интерпретации фактов, а также из-за мошенничества».

Например.

У бухгалтера не было сведений о ликвидации дебитора, и, соответственно, задолженность такого контрагента не перешла к разряду безнадежной, а так и числилась на балансе. Хотя информация в бухгалтерии отстутствовала, однако то, что дебиторская задолженность должника, который ликвидировался, не была списана своевременно, — бухгалтерская ошибка. С «обоснованной ожидаемостью» информацию о ликвидации контрагента предприятие могло проверить, и при составлении финотчетности учесть данный факт.

Или же в первичном документе из-за описки неправильно отражены сумма, название товара и т.п.

Вместе с тем нельзя считать ошибкой изменения в учетных оценках — скажем, что касается срока амортизации, метода амортизации, остаточной стоимости, ведь они основываются на предположениях.

К примеру, сначала установили срок использования основного средства 5 лет, а потом решили, что прослужит он и 10. Понятно, что такое продление срока не является ошибкой.

Ничего общего с ошибками не имеют и изменения в учетной оценке (разве что ретроспективное отражение, присущее обоим).

Бухгалтерская ошибка — искажение в бухгалтерских записях из-за неиспользования информации, которая была либо с достоверным предположением могла быть у предприятия для правильного отражения данных. Это и арифметические неточности (в частности, проводки не на ту сумму, описки), и отражение данных не в тех отчетных периодах, и методологические огрехи (например, начисление амортизации на объекты, которые не могут амортизироваться) и др. Безусловно, всех ошибок не перечесть.

Особенности исправления бухошибок в зависимости от периода их допущения

Правила исправления ошибок слишком зависят от периода их допущения (п. 4 П(С)БУ 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах» и п. 4 Положения № 88 и п. 9 Методрекомендаций № 356). А именно: способ исправления ошибки зависит, когда была неточность — в прошлом году или текущей.

Отразим зависимость метода исправления ошибки от периода ее допущения в схеме.

Схема

Нажмите на картинку для просмотра в увеличенном виде

1 Промежуточный отчетный период — квартал, месяц (п. 1 р. ІІ НП(С)БУ 1 «Общие требования к финансовой отчетности»).

Следовательно, способ исправления зависит от сути ошибки и закрыт ли отчетный период, в котором она допущена. То есть — составлена ли и представлена ли финотчетность с ошибкой, неправильные ли записи содержатся только в первичных документах (например, из-за описки) и регистрах и на финотчетности еще не отразились. Более подробно об исправлениях читайте в материале «Исправление бухгалтерских ошибок».

Общие требования к исправлению ошибок в первичных документах

В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и необусловленные исправления не допускаются (п. 4.1 Положения № 88).

Заметим: не допускаются подправки или проведение уточнений в документах на ценные бумаги, кассовых, банковских документах (п. 4.5 Положения № 88).

Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст или цифры зачеркиваются, и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное (п. 4.2 Положения № 88).

Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «виправлено» и подтверждено подписями лиц на этом документе, с указанием даты исправления.

Важно

Если в первичном документе будут многочисленные исправления (дописки другим почерком и другими чернилами), такие документы могут не принять во внимание ни контролирующие, ни судебные органы. То есть эти документы могут признать недостоверными (см., например, постановление Тячевского районного суда Закарпатской области от 07.10.2013 г. по делу № 307/2787/13-а, постановление Львовского апелляционного админсуда от 20.08.2015 г. по делу № 876/12980/13).

Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством (п. 4.6 Положения № 88). Правда, порядок и правила, регулирующие исправления электронных первичных документов, пока отсутствуют.

А как же исправить ошибку в первичном документе, созданном машинным способом? Мы считаем, подход здесь такой же, как и к исправлению ошибок в первичных документах, созданных вручную.

Обратите внимание

Исправляя допущенную ошибку в первичном документе, рекомендуем соблюдать порядок для таких исправлений, предусмотренный законодательством (в частности, Положение № 88). Иначе, налоговики могут признать такой исправленный документ недостоверным (см., например, постановление ВАСУ от 05.10.2011 г. по делу № А38/29-07, решение № К-1123/08).

Корректурный способ исправления

В первичном документе, регистре неправильную запись зачеркивают (не зарисовывают!) так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над зачеркнутым делают правильную запись (п.п. 4.1, 4.2 Положения № 88, п. 9 Методрекомендаций № 356). Около него пишут слово «виправлено», указывают дату исправления и расписываются все, кто составлял исправляемый документ, а также лицо, которое его исправляет (п. 4.4 Положения № 88).

Пример

Во время проведения списания основного средства в апреле 2016 года были оприходованы детали. В мае обнаружили арифметическую ошибку в сумме оприходованных активов.

Приведем образец исправления корректурным способом.

Фрагмент

Обратная сторона формы № ОС-3

Публикуется на языке оригинала

Нажмите на картинку для просмотра в увеличенном виде

При исправлении ошибок текущего периода оформлять бухгалтерскую справку не нужно. А вот во время исправления ошибок предыдущих периодов без нее не обойтись. Но это уже другая история и предмет отдельного разговора.