Прием на работу трудовая книжка утеряна
Подборка наиболее важных документов по запросу Прием на работу трудовая книжка утеряна (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Прием на работу:
- Анкета при приеме на работу
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Без испытательного срока
- Вид на жительство и патент
- Внештатный сотрудник
- Показать все
- Прием на работу:
- Анкета при приеме на работу
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Без испытательного срока
- Вид на жительство и патент
- Внештатный сотрудник
- Показать все
- Трудовая книжка:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки
- Акт об уничтожении трудовой книжки
- Акт приема передачи трудовых книжек
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Благодарность в трудовую книжку
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Прием на работу: документы и оформление
(Издательство «Главная книга», 2023) Если работник со стажем не принес ни СТД-Р, ни трудовую книжку, его можно оформить на работу, но учесть его предыдущий стаж будет нельзя. Поэтому посоветуйте ему получить СТД-Р на последней работе или СТД-СФР в МФЦ, СФР или через Госуслуги. Человека, который говорит, что потерял трудовую книжку, отправьте за дубликатом к предыдущему работодателю или по заявлению работника оформите новую книжку без записей о работе у других работодателей (ст. 66.1 ТК РФ, Письмо Минтруда от 03.06.2022 N 14-6/ООГ-3682).
Вопрос: О приеме на работу, если у лица, поступающего на работу, утеряна трудовая книжка.
(Письмо Роструда от 20.10.2021 N ПГ/30991-6-1) Вопрос: Работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве на новое место работы представил заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронной форме. Ему отказано в таком оформлении на работу, поскольку отсутствуют сведения об имеющейся трудовой деятельности и необходимо сначала представить бумажную трудовую книжку.
Нормативные акты
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 04.08.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023) В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Утеряна трудовая книжка что делать при приеме на работу
Что делать, если утеряна трудовая книжка?
Консультирует начальник отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц Управления ПФР в Колпинском районе Елена Червякова.
Для оформления дубликата трудовой книжки взамен утерянной необходимо обра-титься к работодателю, у которого трудится работник, либо к работодателю по последнему месту работы.
Новая трудовая книжка оформляется работодателем по заявлению работника при по-ступлении на новое место работы.
Оформление дубликата трудовой книжки (новой трудовой книжки) при утрате ее работником после увольнения
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она оформляется работодателем при заключении работником трудового договора впервые и в период его трудовой деятельности хранится у работодателя (ч. 4 ст. 65, ч. 1 ст. 66 ТК РФ; п. п. 8, 45 Правил, утв. Постановлением Прави-тельства РФ от 16.04.2003 N 225).
По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольне-ния (последний день работы) (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил).
Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обра-титься к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформле-нии дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работода-тель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил).
При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую тру-довую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него рабо-те, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других пери-
одах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п. 10, 20, 21 Правил).
Оформление дубликата трудовой книжки при утрате ее в период работы
В период работы работодатель может выдавать работнику трудовую книжку на руки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).
Если в таком случае работник потерял трудовую книжку, для оформления ее дублика-та он может обратиться к работодателю, у которого трудится, в том же порядке, что изложен выше относительно оформления дубликата трудовой книжки бывшим работодателем (п. 31 Правил).
Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работода-теля (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).
Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек
Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, техногенной катастрофы, сти-хийного бедствия и т.п.) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специ-альной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Эта комиссия по имеющимся у работодателя и работников документам (например, приказам о приеме на работу, трудовым договорам, заверенным копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при их отсутствии — на основании показаний двух и более свидете-лей устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой дея-тельности работников у бывших работодателей.
Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установлен-ного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (п. 34 Правил; п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; п. п. 4, 5 По-ложения, утв. Распоряжением Минсоцразвития МО от 22.05.2018 N 19РВ-47).
На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работода-телей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связан-ных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).
Алгоритм действий при приеме на работу при отсутствии трудовой книжки
Законодательством о труде определен перечень документов, которые гражданин обязан представить, а наниматель потребовать при заключении трудового договора. Кроме иных документов, перечисленных в ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), в этот перечень включена и трудовая книжка работника.
Трудовая книжка – официальный персональный документ лица, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала трудовой деятельности данного лица, при первом поступлении на работу – трудоустройстве и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность.
На территории Республики Беларусь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника (подп. 1.1 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее – постановление № 1635)).
Прием на работу без трудовой книжки не допускается (абз. 2 подп. 1.3 п. 1 постановления № 1635).
В то же время в жизни бывают случаи, когда сотруднику кадровой службы приходится принимать решение о приеме на работу лица, у которого трудовая книжка отсутствует по той или иной причине.
Для наглядности рассмотрим несколько таких ситуаций.
Ситуация 1В отдел кадров для трудоустройства обратилась женщина, у которой отсутствовала трудовая книжки. На момент обращения ей исполнилось 38 лет. В то же время она утверждала, что нигде до этого не работала, а наличие у нее
страхового свидетельства объяснила тем, что
2 месяца назад выполняла работу в другой организации по договору подряда.Что в данном случае следует предпринять кадровику?
По мнению автора, можно поступить следующим образом:– истребовать справку с прежнего места работы, так как наличие страхового свидетельства говорит о том, что гражданка работала;
– попросить гражданку написать заявление с просьбой о заполнении ей трудовой книжки, в котором она должна указать причину ее отсутствия.
Выполнив эти рекомендации, сотрудник кадровой службы всегда может аргументировать причины, по которым работник был принят без трудовой книжки, и обоснованность заведения новой трудовой книжки, а также не допустить нарушений законодательства о труде.
Лицу, впервые поступающему на работу, наниматель заполняет трудовую книжку образца республиканской трудовой книжки 1995 г. в соответствии с представляемыми работником документами в его присутствии. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, – печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя (абз. 2 подп. 1.3 п. 1 постановления № 1635).
Ситуация 2
При приеме на работу у гражданина не было трудовой книжки. Он утверждал, что ранее работал только по гражданско-правовым договорам (этим же объяснял и наличие у него карточки социального страхования). Наниматель принял гражданина на работу, попросив его написать заявление о заполнении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия, и завел новую трудовую книжку. Через 4 месяца работник принес свою прежнюю трудовую книжку, которая у него до этого якобы отсутствовала, и потребовал, чтобы специалист по кадрам внес в нее запись о приеме на работу. При этом объяснил непредставление ее при приеме на работу тем, что был уволен с прежнего места работы по п. 7 ст. 42 ТК (появление на работе в состоянии алкогольного опьянения).
Для разрешения данной ситуации наниматели на практике действуют следующим образом:
– вариант 1 – специалист по кадрам принимает прежнюю трудовую книжку работника и вносит в нее запись о приеме на работу. Новая трудовая книжка, выписанная при приеме на работу, работнику не выдается, а заполненный бланк трудовой книжки признается испорченным, о чем составляют акт.
От редакции: при выдаче трудовой книжки, а также вкладыша в трудовую книжку с работника взимается плата в размере затрат на их приобретение (подп. 1.12 п. 1 постановления № 1635).
В данной ситуации деньги, внесенные за бланк трудовой книжки, не возвращаются, поскольку было основание для их удержания (заявление о заполнении трудовой книжки);
– вариант 2 – предъявленная трудовая книжка (первая) не принимается и никакие записи в нее не вносятся, а при увольнении работника ему выдается заполненная новая трудовая книжка.
В этой ситуации вариант 1 действий будет более правильным, так как у работника не должно быть 2 трудовых книжек.
На практике не редкость, что на руках у работника может оказаться 2 или 3 трудовые книжки, а также один и (или) несколько дубликатов.
Из норм трудового права, регулирующих вопросы о порядке ведения трудовых книжек работников, вытекает, что работник не должен иметь 2 трудовые книжки, он может иметь 1 трудовую книжку или дубликат (при этом дубликатов может быть несколько).
К тому же, если работник настаивает на внесении записи о приеме на работу в первую трудовую книжку, то наниматель не вправе отказать в ее принятии, что также подтверждает, что вариант 1 для нанимателя более предпочтителен.
Ситуация 3
При приеме на работу у гражданина не было трудовой книжки. Он утверждал, что трудовая книжка утеряна и что после увольнения с последнего места работы он работал по гражданско-правовым договорам более года (имеется карточка социального страхования).
Если со дня увольнения прошло более 1 года и работник утерял трудовую книжку, ему выдается справка с последнего места работы за подписью нанимателя, на основании которой новый наниматель выписывает дубликат трудовой книжки.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение 3 месяцев со дня его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 г. с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока наниматель выдает справку о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат» (п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Обратите внимание, что действующие нормативные правовые акты указывают на различные сроки, в течение которых работник может обратиться с такой просьбой к нанимателю. Так, в соответствии с подп. 1.6 п. 1 постановления № 1635 в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения, а в соответствии с п. 51 Инструкция № 30 – в течение 3 месяцев. Этот срок был введен на основании изменений и дополнений, внесенных в Инструкцию № 30 постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2006 № 76 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников». В постановление № 1635 такие изменения не вносились.
В то же время законы, декреты, указы, постановления палат Парламента – Национального собрания, постановления Совета Министров, Пленума Верховного Суда, Пленума Высшего Хозяйственного Суда, акты Генерального прокурора имеют бóльшую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских органов государственного управления и Нацбанка, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов (часть пятая ст. 10 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).
ЭТО ВАЖНО! Таким образом, при возникновении спорной ситуации следует руководствоваться сроком, предусмотренным в постановлении № 1635, поскольку постановления Совета Министров имеют бóльшую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств. Поэтому если гражданин обратится к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня увольнения с просьбой о выдаче ему дубликата трудовой книжки, то последний обязан будет выдать его.
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки в связи
с ее утерей смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
На студента или школьника также заводится трудовая книжкаЗаконодательство о труде допускает заключение трудового договора с лицами, достигшими 16 лет. Также с письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителя) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим 14 лет.
Не секрет, что достаточно часто школьники или студенты устраиваются на работу во время летних каникул, но работники кадровых служб полагают, что заключение срочного трудового договора со студентом или школьником избавляет их от необходимости заполнять трудовую книжку работника.
Следует заметить, что у трудовой книжки и трудового договора различные функции. Кроме того, никаких исключений в зависимости от категории, к которой можно отнести гражданина: школьник, студент, пенсионер и др., – законодательство о труде не предусматривает. Поэтому трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной (п. 1 Инструкции № 30).
Трудовые книжки для работников-надомников, ранее не работавших
На работников-надомников, ранее не работавших, наниматель заводит трудовые книжки в порядке и на условиях, определяемых Инструкцией № 30 (п. 7 Инструкции № 30).
Трудовые книжки также ведутся на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, который не позднее 7 дней после его подписания сторонами должен быть зарегистрирован в местном исполнительном и распорядительном органе. Трудовые книжки на данных работников оформляет местный исполнительный и распорядительный орган, и он же вносит записи на основании зарегистрированного трудового договора (п. 8 Инструкции № 30).
Трудовые книжки для иностранцев, постоянно проживающих в Беларуси
Постоянно проживающие в Республике Беларусь иностранцы имеют все социально-экономические права, которыми пользуются граждане Республики Беларусь, включая право на социальное обеспечение (ст. 10 Закона РБ от 04.01.2010
№ 105-З «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь» (далее – Закон № 105-З)).Кроме того, постоянно проживающие в Республике Беларусь иностранцы имеют право заниматься трудовой и предпринимательской деятельностью наравне с ее гражданами в порядке, установленном законодательными актами РБ
(ст. 11 Закона № 105-З).Следовательно, и трудовые книжки иностранным гражданам, постоянно проживающим в Беларуси, должны выдаваться на общих основаниях.
Трудовая книжка на индивидуального предпринимателя не заводится
Индивидуальный предприниматель – физическое лицо, зарегистрированное в установленном законом порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Такое определение содержит Гражданский кодекс РБ.
Сторонами трудового договора являются наниматель и работник (абз. 5 части первой ст. 1 ТК).
Наниматель – юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абз. 6 части первой ст. 1 ТК).
Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (абз. 8 части первой ст. 1 ТК).
Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (абз. 4 части первой ст. 1 ТК).
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, подготовке, повышении квалификации и переподготовке, о наградах и поощрениях за успехи в работе, о назначении пенсии (ст. 50 ТК).
Указанные выше положения законодательства позволяют однозначно сделать вывод о том, что трудовая книжка является документом, который оформляется лишь при наличии трудовых отношений (трудового договора) между нанимателем и работником.
Таким образом, белорусское законодательство не предусматривает права, а соответственно и обязанности индивидуального предпринимателя оформлять трудовую книжку в связи с осуществлением им индивидуальной предпринимательской
деятельности. В качестве документов, подтверждающих стаж и практический опыт работы такого лица, служат иные документы, перечень которых в каждом конкретном случае устанавливает законодательство.Алгоритм кадровых действий при приеме на работу без трудовой книжки
Итак, на основании вышеизложенного рассмотрим последовательность кадровых действий при приеме на работу гражданина без трудовой книжки.
Шаг 1.Получите заявление о приеме на работу с резолюцией руководителя организации об оформлении трудовых отношений.
Шаг 2.Потребуйте и примите документы, предусмотренные ст. 26 ТК.
При заключении трудового договора наниматель обязан в соответствии со ст. 26 ТК потребовать следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку (за исключением впервые поступающих на работу и совместителей);– диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы.
В некоторых случаях также требуются:
– военный билет (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
– индивидуальная программа реабилитации инвалида (если на работу принимается инвалид);
– направление на работу в счет брони;– декларация о доходах и имуществе и другие документы, необходимые при заключении трудового договора.
От редакции: если учитывать последовательность норм ст. 54 ТК, то при приеме на работу наниматель обязан сначала потребовать от работника документы, необходимые для заключения трудового договора в соответствии с законодательством. После чего ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, разъяснить его права и обязанности и провести вводный инструктаж по охране труда. И только после проведения всех вышеперечисленных действий оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись, а значит, и оформить трудовые отношения путем заключения трудового договора.
Шаг 3.При отсутствии трудовой книжки попросите гражданина представить справки с предыдущего места работы либо написать заявление о заполнении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.
Образец заявления о заведении трудовой книжки с указанием причины ее
отсутствия смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.Шаг 4.Ознакомьте работника под роспись с ПВТР, Положением об оплате труда, должностной (рабочей) инструкцией, коллективным договором (если он есть), инструкциями по охране труда и пожарной безопасности и другими локальными нормативными правовыми актами, касающимися данного работника.
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности, а также ознакомить его под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (пп. 2 и 3 части первой ст. 54 ТК).
Шаг 5.Подготовьте трудовой договор (контракт) и отдайте на подпись руководителю организации.
Шаг 6.Подпишите трудовой договор у работника и передайте ему второй экземпляр.Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя (часть первая ст. 18 ТК).
Шаг 7.Подготовьте приказ о приеме на работу и передайте на подпись руководителю.
После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя.
Шаг 8.Ознакомьте работника с приказом о приеме на работу под роспись.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляют работнику под роспись (часть четвертая ст. 25 ТК).
Шаг 9.Оформите личное дело работника.
От редакции: личное дело работника формируют после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
Шаг 10.Внесите фамилию работника в табель учета рабочего времени.
При организации труда работников наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени (п. 3 части первой ст. 55 ТК).
Шаг 11.Получите бланк трудовой книжки в бухгалтерии организации.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (п. 59 Инструкции № 30).
От редакции: предложите работнику внести сумму, затраченную нанимателем на приобретение бланка трудовой книжки в кассу организации либо написать заявление об удержании данной суммы из его заработной платы, поскольку при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку работник должен оплатить их стоимость в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение (п. 55 Инструкции № 30).
Шаг 12.Заполните бланк трудовой книжки в присутствии работника.
Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, наниматель (уполномоченное должностное лицо) осуществляет в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Инструкции № 30).
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ПОТЕРЯЛ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Трудовая книжка необходима при смене места работы граждан, а при выходе на пенсию этот документ потребуется для подтверждения и исчисления стажа работы. Разбираемся, что делать, если трудовая книжка утеряна.
Как поступить лицу, утерявшему трудовую книжку?
Министерство труда и социальной защиты в 2014 году своим постановлением №40 утвердило Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек, которая регламентирует решение вопроса в случае ее утери.
В ситуации, когда трудовая книжка утеряна или повреждена, Инструкция Минтруда наделяет работника правом обратиться к нынешнему нанимателю, а уволенного сотрудника – к бывшему работодателю с письменным заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки. Причем сделать это по последнему месту работы разрешено лишь в течение 6 месяцев после увольнения гражданина.
Получив такое письменное обращение, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 календарных дней после поступления заявления.
При подаче заявления по истечении 6 месяцев со дня его увольнения работника, наниматель с прежнего места работы выдает не дубликат трудовой книжки, а справку о периоде работы, которая является основанием для заведения дубликата трудовой книжки по новому месту работы.
В случае ликвидации организации, которая была последним рабочим местом лица, дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, на основании сведений, подтверждающих ликвидацию организации, и справки о периоде работы, службы.За справкой о периоде работы у ликвидированного нанимателя, а также документами, подтверждающими ликвидацию организации, уволенный работник вправе обратиться по месту хранения документов. Как правило, они могут передаваться в архив при местном исполнительном комитете.
При выдаче дубликата трудовой книжки наниматель оформляет трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.
Если трудовая книжка утрачена по вине нанимателя, то работодатель самостоятельно восстанавливает документы, подтверждающие трудовой стаж работника до его трудоустройства в данную организацию, и выдает дубликат трудовой книжки.
Электронная копия трудовой книжки
После перестройки и развала Советского Союза многие белорусы не могли доказать, что заработали пенсию. В конце 80-х – начале 90-х годов ХХ века предприятия-однодневки не заботились учетом сотрудников. Мало того, чтобы прокормить семью, люди часто были вынуждены совмещать работу, например, днем учить со школьниками физику и таксовать по ночам. Меньше всего они не думали, как обеспечить себе запись в трудовой книжке.
В 1999 году Президент Беларуси подписал Закон «О персонифицированном учете в системе государственного социального страхования». Платформу готовили 4 года, изучали опыт других стран, взяли лучше из СССР и адаптировали все это под белорусскую реальность.
Систему персонифицированного учета создали, чтобы данные о многолетнем труде человека не пропали и были доступны ему на любом этапе жизни. Она заработала с 1 января 2003 по всей стране.
С этой даты Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) для каждого белоруса, кто устраивается на работу, получает свидетельство официального социального страхования (ту самую «зеленую карточку» и отчисляет в ФСЗН ежемесячные платежи (делает это человек сам или бухгалтер на работе – не важно!), заводит индивидуальный лицевой счет. Туда вносят длинный номер из паспорта человека, места его работы, даты приема и увольнения, суммы заработка и отчислений в ФСЗН.Такую базу работающих белорусов Фонд социальной защиты населения ведет вот уже 20 лет. В 2019-м систему модернизировали и стали заносить в базу все, что записано в трудовой книжке: не только название работодателя и периоды работы, но и профессию, должность, разряд и квалификацию, название структурного подразделения, где трудится человек, форму трудовых отношений (договор-подряда или контракт) и даже причину увольнения.
Таким образом, с 2019 года в ФСЗН ведут электронную копию трудовой книжки каждого белоруса и потерять ее бумажный вариант уже не так опасно, как было раньше.
Как защищают данные персонифицированного учета?Информация в системе персонифицированного учета собрана очень подробная и личная. Бояться ее утечки не стоит, уверяют в Республиканском центре обработки данных, который хранит все эти данные в отечественном электронном облаке beСloud.
Информацию о пенсионных отчислениях в Беларуси несколько раз дублируют, чтобы всегда была резервная копия. Все сообщения, которые «летят» от работодателей в ФСЗН надежно шифруются, раскрыть их просто перехватив невозможно.
О том, что грозит за «утечку» персональных данных, портал 1prof.by ранее рассказывал.
Как получить данные о себе?
Люди, которые не доверяют электронике, могут обратиться в территориальный орган ФСЗН. Здесь можно взять выписку из лицевого счета. С собой нужно принести паспорт и страховое свидетельство – ту самую «зеленую карточку».
В выписке будет указано: где и когда работал человек, сколько зарабатывал и сколько средств пошло в счет пенсионных выплат. Эти данные можно получить на бумаге, если понадобятся для выдачи дубликата трудовой книжки в случае ее утери.
Узнать, где находится ближайший отдел ФСЗН можно на сайте ssf.gov.by. На главной странице написаны территориальные органы фонда, под записью – вкладки с названием областей. Кликаете на нужный регион – появится карта с локациями. Ищите ту, что к вам ближе.
Важно! Выписку выдадут в любом отделении ФСЗН страны. Ехать в закрепленный за вами территориальный орган не обязательно. Их так много создано для удобства граждан, а не для того, чтобы привязать людей к конкретным участкам.
Этот вариант для тех, кто хочет бумажку! Белорусы, которым уютно в цифровом мире, могут получить те же сведения через единый портал электронных услуг. Но сделать это смогут только те, кто оформил электронную цифровую подпись.А все, у кого есть смартфоны скоро смогут проверять, сколько им осталось работать до пенсии и как наниматель делает за них отчисления. ФСЗН вот-вот выпустит приложение, в котором каждый белорус получит доступ к своему лицевому счету. Там по месяцам будут расписаны и отчисления, и зарплата, и стаж, и время до пенсии. Разработчики планируют расширять функции сервиса исходя из новых запросов пользователей.
Важно! И в бумажном варианте и в электронном приложении буду данные начиная с 2003 года, когда в стране начали вести персонифицированный учет.
Где найти данные до 2003-го?Записи о трудовой деятельности до 2003 года есть в трудовой книжке. Если она утеряна или испорчена, но человек помнит, где и когда работал, ее можно восстановить. Для этого придется запросить с каждого места работы справку о своем стаже.
Напомним, если предприятие, где работал человек, ликвидировано стоит обратиться в местный архив. Организации обязаны сдавать туда документы, в том числе перед ликвидацией. Правда, делают так не все.
Если трудовой книжки нет, наниматель ликвидирован, в архив он ничего не сдавал, то придется идти в суд общей юрисдикции. Там заведут производство и попытаются найти доказательства того, что гражданин работал в местах, о которых говорил. Подтвердить его слова должны будут еще 2 человека, которые работали вместе с ним. Так что, потеряшки, ищите двух свидетелей.
Кстати, белорусы не обязаны сами готовить пакет документов к пенсии, если речь не идет о сложном восстановлении утраченных данных. За человека, который перед выходом на заслуженный отдых работает, информацию о стаже собирает кадровая служба работодателя и весь пакет документов подает в ФСЗН по месту прописки будущего пенсионера. Подробнее можно узнать здесь.