Электронный документооборот между организациями как это работает

Система электронного документооборота (ЭДО) — что это такое и как работает

Электронный документооборот (ЭДО) все больше набирает популярность в связи с повсеместным внедрением цифровой маркировки товаров. ЭДО упрощает ведение документооборота: оформление и подписание, обмен между организациями, корректировки, сокращает бумажный обмен. Гораздо проще создать, подписать и отправить электронный документ, чем бумажный. Значительно ускоряется передача информации контрагентам. Неоспоримым плюсом является, то, что такие электронные документы всегда под рукой и их невозможно потерять, при этом они имеют точно такую же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. В организации использующей СЭД гораздо проще вести учет документооборота, товарный и складской учет, собирать и систематизировать данные.

Подключение организации к ЭДО

Оперативное подключение к электронному документообороту вашей организации (ИП). Большой выбор операторов. Выгодные цены.

Оглавление

• Что такое электронный документооборот
• Как работает ЭДО
• Функции электронного документооборота
• Преимущества ЭДО
• Недостатки электронного документооборота
• ЭДО для маркировки Честный Знак
• Внедрение ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО
• Программы электронного документооборота
• Что включает СЭД

Что такое электронный документооборот

Электронный документ — задокументированная информация в электронном виде, подписанная цифровой электронной подписью владельца, которая предназначена для использования исключительно на компьютерах и других средствах обработки информации.

Электронный документ приобретает юридическую силу только после подписания электронной подписью.

Электронный документооборот — это автоматизированный обмен электронными документами между организациями при помощи специализированного программного обеспечения, бесперебойное и безошибочное функционирование которого обеспечивает оператор электронного документооборота.

*Подробнее о понятии электронного документооборота читайте в ст.2 ФЗ №149 «Об информации» от 27.07.2006 года.

Система электронного документооборота — это значительная подмога бизнесу, помогающая снизить затраты на бумажный документооборот и сократить множественные риски такие, как ошибки в данных, потеря документов, нарушения сроков и др. Сегодня большинство организаций уже работает с электронным документооборотом. Внедрение обязательной маркировки Честный Знак также требует использование ЭДО, что повышает распространенность решения.

Итак, что же такое электронный документооборот (ЭДО)? Это обмен электронными документами в программе. Программа может устанавливаться на компьютер, а может быть представлена в виде электронного сервиса (приложения в браузере). В ней уже есть типовые форматы документов. Это упрощает внесение данных, сокращает ошибки при заполнении. Чтобы подписать и отправить документ нужно нажать всего пару кнопок. Для поиска нужных документов есть удобный поиск. Программа ЭДО существенно экономит время и средства, особенно в больших компаниях.

Как работает электронный документооборот

Участники электронного документооборота:

• Организации (хозяйствующие субъекты),
• Индивидуальные предприниматели (хозяйствующие субъекты),
• Сотрудники организаций,
• Операторы электронного документооборота.

Электронный документооборот — это не просто обмен документами или программа. Система ЭДО имеет оператора для безопасной передачи данных. Ведь обмен важными документами должен быть безопасным.

Операторы ЭДО — организации, которые имеют необходимую программную и техническую базу для обеспечения защищенной передачи данных. Операторы обеспечивают шифрование, чтобы третьи лица не могли получить конфиденциальную информацию. Все операторы ЭДО в России примерно одинаковы по цене, скорости передачи данных, надежности и соответствии стандартам безопасности. Отличительные моменты могут наблюдаться в скорости ответа техподдержки, возможностях интеграции и наличии специалистов, готовых помочь.

Помимо стандартных услуг по обмену документами, оператор:

• дает знать Налоговой службе о том, что та или иная организация или ИП подключились к ЭДО
• предоставляет защиту данных использую защищенные каналы связи
• соблюдает нормы и требования закона
• проверяет на подлинность ЭП клиентов

Электронный документооборот между организациями выглядит следующим образом:

• Отправитель создает электронный документ (например, заявление или письмо)
• Отправитель подписывает документ электронной подписью
• Отправитель направляет документ контрагенту (ели организация-получатель не имеет ЭДО, то на ее e-mail придет приглашения для регистрации)
• Получатель на своем компьютере получает электронный документ
• Получатель принимает или отклоняет его с указанием причины
• Подписанный получателем документ отправляется отправителю
• Отправитель получает уведомление
• Отправитель выполняет поправки (если нужно) или создает новый документ

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот предприятия позволяет не только экономить на бумажных ресурсах, но и позволяет максимально эффективно автоматизировать процессы организации связанные с оформлением различных документов, подачей отчетности в контролирующие органы. Внедрение ЭДО дает возможность создать эффективную среду управления.

Внедрение системы электронного документооборота в организации действительно дает массу возможностей. Перечислим основные функции СЭД:

• Создание документов в соответствии с разработанными шаблонами,
• Автоматизация ввода данных,
• Редактирование и корректировка документов,
• Устранение человеческого фактора (ошибок),
• Регистрация документов,
• Подпись документов,
• Экспертиза документов и согласование,
• Хранение документов,
• Увеличение скорости оформления документов, а следовательно работы организации,
• Отправка контрагентам,
• Сокращение сроков взаимодействия между организациями,
• Устранение риска потери важных документов,
• Систематизация и удобный поиск.

Система электронного документооборота (СЭД) помимо базовых задач помогает:

1. 1. Достигнуть повышения качества управления организацией — ЭДО помогает создать единую базу данных и позволяет разграничить права доступа, чтобы к важным данным не мог попасть посторонний. Можно отслеживать движение документов, сроки обработки, затраченное сотрудниками время.
2. 2. Повышение качества работы организации — увеличение скорости работы организации, сокращение сроков оформления документов позволяет быстрее оформлять отгрузки, заказы и др. Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать ввод данных типовых документов тем самым сокращая саму возможность совершения ошибки пользователем программы.
3. 3. Автоматизация процессов взаимодействия — организации и контрагенты в разы быстрее обмениваются информацией и документами. Внесение исправлений и корректировок занимают меньше времени. Все процессы отлаживаются и функционируют без сбоев. Улучшается взаимодействие сотрудников внутри фирмы.

Преимущества ЭДО

Электронный документооборот в компании имеет массу уникальных преимуществ:

• прозрачность документопотока (всегда можно отследить на какой стадии обработки находится документ)
• сокращение рутины (оформление привычных документов занимает гораздо меньше времени)
• сокращение времени на поиск (электронный документ невозможно потерять и легко найти)
• Увеличение скорости документооборота (как внутри организации, так и за ее пределами: особенно сильно экономится время при обмене документами между филиалами в разных городах)
• сокращение издержек (на бумагу, офисные принадлежности, картриджи с краской, принтеры, курьеров, почту России и др.)
• автоматизация бизнес процессов
• повышение эффективности фирмы (сокращение издержек на содержание лишних помещений для хранения документов, электронные документы хранятся в электронном архиве и не требуют места)
• можно получить доступ к документации в любой момент в любом месте (все документы хранятся на серверах)
• удобно для удаленной работы (во время коронавируса многие сотрудники перешли на удаленную работу, ЭДО позволит всем сотрудникам организации взаимодействовать без проблем)
• ЭЦП невозможно подделать

Недостатки электронного документооборота

Подключение к ЭДО помимо преимуществ имеет и ряд недостатков:

• Затраты на подключение и интеграцию, затраты на оборот
• Трата времени на внедрение, отладку рабочих процессов, настройку программы и разграничение прав доступа
• Затраты на обучение сотрудников
• Затраты на оформление электронных подписей для сотрудников
• Необходимость нанять сотрудника для обслуживания работы программы (если организация достаточно крупная)

Когда нужен электронный документооборот

Рассмотрим случаи, когда ЭДО использовать действительно необходимо:

1. 1. Взаимодействие с государственными органами и системами — с каждым годом количество электронной отчетности становится все больше, это и электронные больничные, и работа с электронными ВСД в Меркурий, и алкогольные декларации в ЕГАИС и многое другое. Такой подход упрощает работу с документами и подачу отчетности, экономит бумагу и бережет экологию.
2. 2. Работа с маркировкой Честный знак — все участники оборота маркированных товаров обязаны работать с электронными накладными с кодами маркировки (УПД), поэтому установка ЭДО строго обязательна.
3. 3. Участие в торгах — для того, чтобы продать или купить товар на аукционных и иных торговых площадках нужна электронная подпись и электронный документооборот.
4. 4. Управление дебиторской задолженностью — все организации работающие по схеме созвон-оплата по электронному счету-отправка документов почтой и возвращение подписанных экземпляров, так или иначе имеют дело с кассовыми разрывами и дебиторской задолженностью. ЭДО в таком случае существенно упрощает жизнь и сокращает сроки оформления документов.
5. 5. Документооборот торговых сетей — помимо обмена документами с ГИС, существенная часть документооборота связана с логистикой, счетами, оформлением заказов, погрузкой/отгрузкой и др. Здесь ЭДО позволяет автоматизировать важные бизнес процессы, без него работа попросту встанет или затянется, а предприятие потерпит убытки.

ЭДО для маркировки Честный Знак

Подключение к ЭДО — обязательное требование при работе с цифровой маркировкой Честный Знак и торговле маркированным товаром. Электронный документ для маркировки можно подключить двумя способами:

• напрямую у оператора ЭДО,
• через посредников (сервисные центры),
• ЭДО в составе товароучетного сервиса.

Если нужно подключить ЭДО для работы с маркировкой и это первоочередная задача, то лучше всего выбрать программу, которая не только позволяет вести документооборот, но и помогает работать с маркировкой, в также вести товарный учет. Сейчас на рынке множество инструментов, которые помогают централизовать решение задач (работу с ЭДО, онлайн-кассами, маркировкой, ведение товарного учета и др.):

• Контур.Маркет
• СБИС
• 1С:Розница
• МТС Касса и др.

Для малого бизнеса можно использовать бесплатный электронный документооборот от оператора маркировки ЦРПТ ЭДО Лайт.

Внедрение ЭДО

Организация электронного документооборота в организации выполняется в несколько последовательных этапов:

1. 1. Разработайте учетную политику работы с электронными документами и электронными подписями.
2. 2. Обрисуйте схему и порядок документооборота в организации. После интеграции с ЭДО работа должна продолжиться в том же порядке и по той же схеме, что и раньше, только бумажные документы заменятся электронными.
3. 3. Выберите нужный вам тип программы ЭДО: компьютерная программа (требует интеграции с уже существующими программами и системами) или веб-версия (подходит небольшому бизнесу, когда работа с документами ведется не ежедневно). Обычно электронный документооборот (СЭД) устанавливают на сервер организации и интегрируют с учетной программой. Полученное таким образом решение позволит использовать привычный интерфейс программы.
4. 4. Оформите электронную подпись на владельца организации и всех сотрудников, которые будут работать с ЭДО. Чтобы получить ЭЦП нужно обратиться в удостоверяющий центр. ЭЦП — сертификат электронной подписи, который записан на носитель (защищенный от изменений). ЭЦП используется с программой криптопровайдера, который обеспечивает защиту (шифрование). Бывают также облачные электронные подписи. Их файлы хранятся на серверах удостоверяющего центра и их можно использовать при наличии интернета когда и где угодно.
5. 5. Выберите оператора ЭДО и подключитесь (нужно заключить договор).
6. 6. Получите идентификатор участника ЭДО (это код по вашей организации)
7. 7. Если требуется работа с маркировкой, то нужно заключить дополнительное соглашение (использование УПД).
8. 8. Для начала работы отправьте приглашения организациям-партнерам, с которыми вы работаете.

Обычно подключение к ЭДО занимает не больше двух недель.

Как выбрать оператора ЭДО

Как мы уже говорили ранее, большинство операторов электронного документооборота предоставляют одни и те же услуги по одним и тем же ценам. Конечно отличаются тарифные планы и условия предоставления услуг. Как выбрать оператора, на что обратить внимание в первую очередь:

• стоимость и перечень услуг
• наличие соглашение об уровне качества (SLA)
• поддержка работы с цифровой маркировкой
• совместимость с учетной системой вашей фирмы и возможность интеграции
• наличие роуминга при отправке документов в организации, которые являются клиентами других операторов ЭДО
• наличие демо-режима для оценки удобства работы личного кабинета и его функциональных возможностей

Программы электронного документооборота

Обеспечением электронного документооборота занимаются программы ЭДО. Все программы можно разделить на несколько групп:

• Коробочные варианты — универсальные решения с набором стандартных функций. Минусом такой программы является ее ограниченность в возможностях и невозможность адаптации под конкретный бизнес. Плюсами являются: относительная дешевизна, простота интеграции и работы. Большое количество плюсов делает коробочные решения наиболее популярными среди программ ЭДО.
• Индивидуальные проекты — программные продукты, адаптированные под конкретную организацию. Такие программы требуют интеграции, обучения сотрудников и стоят довольно дорого. Такие решения рекомендуются крупным организациям и фирмам с особой узконаправленной спецификой работы.
• Совмещенные варианты — готовая программа, которая позволяет вносить индивидуальные настройки. Цена итоговой программы может быть невысокой. Внедрение и разработка продукта потребует меньше средств, чем создание индивидуального решения.

Популярные программы ЭДО:

Что включает система электронного документооборота

Использование системы электронного документооборота (СЭД) предполагает работу с такими юридически важными документами как:

• Документы в произвольном виде
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• Универсальный корректировочный документ (УКД)
• Документ на передачу товаров
• Документ на передачу результатов работ
• Акт передачи прав
• Акт оказания услуг
• Заказ товара
• Ответ на заказ
• Отчет о продажах/списаниях комиссионных товаров
• Прайс-лист
• Соглашение по изменению цены
• Счета на оплату

Как работать с УПД

Ведение электронного документооборота так или иначе связано с работой с УПД. УПД разработан Налоговой службой для упрощения документооборота. Он заменяет собой накладную на отгрузку или акт выполненных работ (услуг) и счет-фактуру. На основе универсального передаточного документа отражаются операции бухгалтерского и налогового учета, а также принимается к вычету налог на добавленную стоимость.

Можно сформировать следующие виды УПД:

• счет-фактура
• счет-фактура и передаточный документ (как счет-фактура и первичный учетный документ)
• передаточный документ (как первичный учетный документ для УСН)

Как пользоваться ЭДО

Работа с ЭДО в зависимости от выбранного оператора и программы может сильно отличаться. В любом случае все сводится с созданию, подписанию и отправке документов, просмотру и корректировке документов, согласованию или аннулированию документов, их получению и работе с контрагентами.

Ниже вы можете найти и скачать инструкции как работать с ЭДО:

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Нужна помощь в подключении ЭДО?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать и подключить ЭДО.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Электронный документ между организациями: как это работает?

Обмен электронными документами между организациями – актуальный технологичный способ координации партнеров по бизнесу, контрагентов и других лиц, связанных с компанией.

Как выглядит электронный документооборот между организациями?

Главной частью ЭДО является электронный документ.

Юридически значимые документы в своей структуре имеют:

реквизиты обеих сторон;

подпись отвечающего за отправку документа сотрудника;

соответствие шаблону, который заранее утвержден.

Обмен документами в электронном виде между организациями возможен только после решения регламентных вопросов. Дополнительно следует выполнить такие шаги:

определиться с провайдером, предоставляющим услугу ЭДО;

заключить договор с провайдером;

купить ключ ЭЦП;

выполнить подключение к ЭДО и активировать свою электронную подпись.

Возможно потребуется провести обучение сотрудников, что займет некоторое количество времени.

Обмен документами через ЭДО между организациями будет выглядеть следующим образом:

Создание первичной документации, что можно делать сразу в вашей 1С или сразу в личном кабинете сервиса. Обязательна электронная подпись от отправителя.

Далее работает оператор, предоставляющий услуги ЭДО. Он должен проверить подпись, формат, зафиксировать дату отправки и передать эти данные как получателю, так и отправителю. Только после этого происходит непосредственная отправка документа.

Контрагент может увидеть документ в личном кабинете или в учетной системе. Он его подписывает или отклоняет.

Если контрагенты уже подключены к другой ЭДО, между разными операторами возможно настроить роуминг. Это значительно расширит возможности организации.

Электронный документооборот между юридическими лицами

При налаживании ЭДО между юридическими лицами необходимо заключение соглашения.

В нем должно быть указано:

причина и дата заключения договора, реквизиты сторон;

разъяснение каждого термина;

права и обязанности каждой стороны, порядок разрешения споров;

список документов, которые будут приходить в электронном виде;

период действия соглашения

правила применения ЭЦП и др.

Хотите заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером? Записывайтесь к нам на консультацию и мы поможем наладить взаимодействие с вашим контрагентом в самый короткий срок.

Электронный документооборот. Как это работает и в чем польза

В Школе бухгалтера вышел вебинар «Компания переходит на электронный документооборот. Что должен знать бухгалтер?», в котором мы объяснили, в чем преимущество электронного документооборота перед бумажным и рассказали, с чего стоит начать переход на ЭДО.

В статье ответим на вопросы, которые возникли у зрителей вебинара, а также пообщаемся со специалистом по внедрению программы Контур.Диадок, который даст свои комментарии на тему ЭДО.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

• Процесс работы похож на обмен письмами по электронной почте:

1. Отправитель формирует документ на своем компьютере, подписывает электронной подписью и через специальную программу отправляет его своему контрагенту.
2. Адресат получает документ через несколько секунд на своем компьютере, после чего подписывает или отказывает в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
3. После того как получатель подписывает документ или отказывает в подписи, документооборот считается завершенным.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«Чаще всего программы обмена документами похожи на ящики электронной почты. Например, в Диадоке есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные». Это помогает пользователям интуитивно понять, как пользоваться программой, куда зайти, чтобы посмотреть документы, которые поступили от контрагентов. Обычно трудностей с пониманием порядка действий не возникает. Бухгалтеры выполняют уже привычные им действия, которые они совершали до этого в своих учетных программах».

• Документы передаются через программу оператора ЭДО. Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги обмена электронными документами для других компаний.
• При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
• Документы подписываются электронной подписью. Электронная подпись устанавливается на компьютер владельца, в ней содержится информация о реквизитах организации и подписанта. Она полностью заменяет рукописную подпись и придает юридическую значимость документам, которые ей подписаны.

Обязана ли компания переходить на ЭДО

Это выгоднее, чем бумажный документооборот

Если коротко, то нет, не обязана.

Нет регламентов или законов, которые обязывают вас переходить на ЭДО. Чаще всего компании инициируют переход по приглашению контрагентов либо если хотят сэкономить.

Переход на ЭДО может казаться сложным и дорогим. Но после того как компания все настроит, будет очевидна польза:

1. Не нужно больше копить бумаги, переживать за их сохранность.
2. Электронный документооборот дешевле и быстрее.

Переход можно сравнить с уборкой большого дома. Вы в нем давно живете, знаете, что и где лежит, но с годами скопились ненужные вещи, которые обросли слоем пыли. Что вы сделаете в этом случае? Можете сделать самостоятельную уборку, но высока вероятность, что вы просто сотрете пыль и переложите вещи с места на место. Или можете вызвать клининговую службу, которая с вашей помощью оптимизирует пространство специально под вас, после чего в вашем доме появится больше воздуха и света.

Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое. Курьеры приезжают с планшетами, а чеки высылаются на электронную почту. В итоге мы все перейдем на ЭДО, потому что это в первую очередь удобно.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«Иногда к нам обращаются потенциальные клиенты, которые просят рассказать о переходе, оценить стоимость и подобрать оптимальное техническое решение. Выслушав все, говорят, что нужно подумать. В большинстве случаев через некоторое время они возвращаются с фразой: «Все равно придется это сделать, какой смысл затягивать». Сейчас многие бизнес-процессы вынужденно автоматизируют, потому что иначе бизнес начинает терять время и деньги, вместо того чтобы их зарабатывать».

​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:

• определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
• установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«На этапе внедрения специалисты Контур.Диадок показывают и рассказывают на примере, как создавать, редактировать и отправлять документы. Мы можем обучить человека, как пользоваться программой. А если у него возникают вопросы по ходу работы, то у нас есть круглосуточная техподдержка, в которой ответят на любой вопрос. Поэтому мы считаем, что самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым».

Как изменится ваша работа из-за перехода на ЭДО

Вам нужно будет перестраиваться на новый лад работы с документами, возможно, обучать работе своих коллег и приглашать к переходу на ЭДО ваших контрагентов. Вероятнее всего, не все контрагенты сразу согласятся перейти вместе с вами, поэтому вам придется продолжить обмен бумажными документами. Поначалу это может быть достаточно запутанным процессом.

Но переход на ЭДО сулит и положительные изменения в вашей работе:

• Вы больше не будете бояться потерять или испортить документы, ведь они будут храниться в программе и будут защищены от утери или порчи.
• У вас будет доступ к документам везде, где есть интернет: с телефона, ноутбука или планшета.
• Вы сможете отслеживать статус подписания документов вашими контрагентами в режиме реального времени, что в разы ускорит процесс обмена.
• Вы сможете предоставлять электронные документы в налоговые органы при сдаче отчетности, и вам больше не нужно будет сканировать пятьсот страниц.

Как мы говорили в начале статьи, никто не обязывает вас переходить на электронный документооборот. С точки зрения закона вы можете продолжать пользоваться бумажными документами. Но мы искренне считаем, что переход на ЭДО сократит время работы с документами и затраты на документооборот.

Если у вас есть еще вопросы о переходе на электронный документооборот, то рекомендуем посмотреть вебинар «Компания переходит на электронный документооборот. Что должен знать бухгалтер?», в котором мы постарались максимально емко рассказать о том, что из себя представляет электронный документооборот и какие шаги нужно предпринять, чтобы начать переход.

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями — как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

• Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия
• Что такое электронный обмен документами между предприятиями
• Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
• Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно
• Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту
• Письмо о переходе на электронный документооборот
• Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
• Итоги

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

• «Форма соглашения о неустойке — образец»;
• «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).