Как запросить личное дело умершего родственника

Что нужно знать о поиске информации о репрессированных?

Поиск информации о жертвах политических репрессий — дело не всегда простое, и этому много причин. Прежде всего, дело в закрытости советской системы исполнения наказаний. Эта система включала в себя многочисленные практики умолчания: выдачу родным репрессированных ложных справок и свидетельств, невозможность на протяжении долгих лет узнать, что именно случилось с близким человеком после ареста. Более того, часто сама тема репрессий – в семье и в обществе в целом – замалчивалась, и сведения о репрессированных просто терялись. Но если информации сохранилось совсем немного, это не значит, что не стоит продолжать поиск. В первую очередь имеет смысл обратиться к архивам, где сегодня хранятся документы, которые могут помочь узнать больше.

1. С чего начать поиск?

Для начала поиска архивной информации о репрессированных необходимо собрать минимальный набор данных о человеке или группе людей, подвергшихся репрессии: фамилия, имя и отчество разыскиваемого человека (и все возможные их вариации, если неизвестен точный вариант), дата рождения, место жительства человека на момент репрессии.

Не лишним будет попробовать восстановить информацию и о месте рождения, это может пригодиться в дальнейшем поиске.

Если вы ищете информацию о репрессированном родственнике или друге семьи, то этот набор данных можно поискать в семейных воспоминаниях и архивах: для начала расспросить родственников, что они помнят о репрессированных родных, сохранились ли в семье какие-то документы, связанные с ними, фотографии, письма, дневники или другие источники личного происхождения. Если сохранились, их надо внимательно изучить, так как там могут содержаться важные зацепки. Например, в письмах могут сохраниться упоминания о названиях лагерей и другие подобные детали.

Но если в семейных воспоминаниях и архивах сведений не сохранилось, можно попытаться восстановить их другим путем: например, обратиться в архивы ЗАГСов по месту рождения репрессированного или в государственные архивы. Там могут храниться — в метрических или актовых книгах (это зависит от года рождения родственника) — сведения о рождении, смерти, а также о заключении и расторжении брака. Подробнее о поиске биографических сведений мы рассказываем в статье «Как доказать родство?».

2. Поиск в базах данных

С этим набором сведений можно двигаться дальше: искать дополнительную информацию в базах данных, содержащих информацию о жертвах политических репрессий. Например, в онлайн-базе данных «Жертвы политического террора в СССР», составленной Международным Мемориалом на основе Книг памяти жертв политических репрессий, выпущенных или подготовленных к выпуску в разных регионах бывшего СССР. Некоторые Книги памяти (правда, далеко не все) тоже бывают доступны онлайн: их список и другие онлайн-базы данных мы собрали в разделе «Электронные ресурсы».

Введя сведения в поля базы данных и начав поиск, можно сразу найти нужного человека. Но можно и сразу несколько человек, у которых совпадает не только фамилия, имя и отчество, но и даже, например, год рождения. В этом случае пригодятся уточняющие сведения и зацепки – прежде всего, место проживания на момент репрессии, а также место рождения и другие сведения. Сопоставив данные, можно сделать вывод, тот ли это человек, которого вы ищете, или нет. Если дополнительных сведений нет, верифицировать данные из базы будет сложно. В таком случае помогут только запросы в архив и непосредственно знакомство с документами или получение архивной справки по ним.

Если нет сомнений в том, что в базе данных или Книге памяти нашлись сведения о нужном вам человеке, то можно идти дальше. Часто в базе данных приведены сведения о том, какому именно виду репрессии был подвергнут человек. Это важный момент для дальнейшего поиска, так как порой в семьях репрессированных – чаще всего уже у их внуков и правнуков – нет точного знания, какому виду репрессии подвергался их родственник. Ведь в семье могли об этом совсем не говорить, сохраняя в памяти только сам факт репрессии. А от вида репрессии, которому подвергался человек, зависит дальнейший алгоритм поиска и обращения в архивы.

Подробнее о разных видах репрессии и дальнейших алгоритмах поиска мы рассказываем в разделе «Инструкция по поиску архивной информации для разных категорий репрессированных», здесь же рассказываем об особенностях запросов в разные инстанции.

3. Архивы ФСБ

Какие документы хранятся в этих архивах?

В архивных подразделениях ФСБ хранятся:

• архивно-следственные дела на осужденных по политическим статьям, как реабилитированных, так и нереабилитированных
• фильтрационно-проверочные дела на бывших советских военнопленных, а также угнанных на принудительные работы в Германию в 1941–1945 гг.

Из следственного дела можно узнать о предъявленном человеку обвинении, ходе следствия и приговоре. Также следственное дело может стать источником и биографических сведений о человеке. Иногда таких сведений в деле мало, иногда – много. Нередко в следственных делах имеются и материалы по реабилитации (обращения с просьбой о реабилитации, решения о реабилитации и т.д.), а порой и некоторые личные вещи или документы арестованного: письма, дневники, фотографии, заметки и так далее. Подробнее о типах документов, имеющихся в следственном деле, мы рассказываем в разделе «Галерея документов».

Какие услуги оказывает архив?

Архивы ФСБ оказывают услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов на реабилитированных репрессированных. Также у заявителя есть возможность ознакомиться с документами по месту их хранения. Увы, для ознакомления с делом по месту жительства заявителя дела из одного архива ФСБ в другой не пересылаются (даже если заявитель живет во Владивостоке, а дело хранится в Москве).

Услуга по выдаче архивных справок и копий архивных документов (только для родственников, предоставившим документы о подтверждении родства с репрессированным) оказывается бесплатно.

Какими нормативными правовыми актами регулируется оказание услуг архивом?

Кроме основных нормативных правовых актов, регулирующих доступ к информации и архивным документам, архив представляет услуги в соответствии с:

• Законом «О реабилитации жертв политических репрессий»
• «Административным регламентом ФСБ РФ по предоставлению услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов»
• Приказом Минкультуры, МВД и ФСБ («тройственным приказом»)

Кто может стать заявителем?

• гражданин РФ
• юридическое лицо
• их уполномоченный представитель, если по той или иной причине сам заявитель не может отправить запрос или не может приехать в архив посмотреть документы (но в этом случае на этого человека нужно будет оформить доверенность)

Как составить запрос?

Запрос в архив можно составить в свободной форме или воспользоваться формой запроса, которую предлагает ФСБ. В запрос добавьте все имеющиеся сведения о разыскиваемом человеке, включая и сведения из баз данных или Книг памяти.

Сколько ждать ответ?

Срок исполнения запроса архивами ФСБ — 30 календарных дней с момента регистрации запроса. Если для ответа сотрудникам архива нужно будет осуществить дополнительный, более сложный поиск, срок может быть продлен еще на 30 дней.

Как можно отправить запрос?

• через сайт ФСБ
• на электронную почту нужного подразделения (электронные адреса региональных подразделений ФСБ доступны в разделе «Адреса инстанций»)
• через портал Госуслуги
• личным обращением

Что еще важно знать?

Если с момента создания документов из дела уже прошло 75 лет и более, то можно ознакомиться с делом в читальном зале архива, а также получить архивную справку по делу без документов о подтверждении родства. Такой срок устанавливает пункт 3 статьи 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»: доступ к документам, которые могут содержать сведения о частной жизни человека, ограничен именно на 75 лет. До этого срока, доступ к архивным документам (которые могут содержать сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни) может получить либо сам гражданин, либо, после его смерти, его наследники, предоставившие документы о подтверждении родства.

Архивные подразделения ФСБ действительно по истечении 75-летнего срока выдают архивные справки по делам реабилитированных жертв репрессий не только родственникам, но и всем желающим ознакомиться с делом. Также после этого срока любой желающий может ознакомиться с делом в читальном зале архива.

Другое дело — копии архивных документов. Их архивы ФСБ делают только родственникам репрессированных, предоставившим документы, подтверждающие родство. Основа для такого решения — статья 11 Закона «О реабилитации жертв политических репрессий», в которой сказано о праве родственников на получение копий прекращенных уголовных или административных дел. При этом обычно делаются копии только некоторых страниц, в общей сумме составляющих не более 10–20 процентов документов из дела. Эта услуга оказывается бесплатно, платные услуги по копированию документов из следственных дел архивы ФСБ не предоставляют.

Родственники репрессированного, на сегодняшний день не являющиеся гражданами РФ, могут запросить копии документов через консульство своей страны в РФ.

Самостоятельное фотокопирование документов в читальном зале архива ФСБ запрещено. Разрешается только делать выписки из документов от руки или с помощью компьютера (с собой в читальный зал можно взять ноутбук).

Также согласно той же статье 11 Закона РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» наследники реабилитированных репрессированных имеют право получить оригиналы фотографий, рукописей и других личных документов, которые могли быть приобщены к делу и сохранились в нем. Просьбу выдать вам сохранившиеся документы можно прописать отдельно либо в запросе в архив, либо, если вы увидели сохранившиеся документы уже при знакомстве с делом в читальном зале архива, отдельным заявлением.

4. Информационные центры МВД

Какие документы хранятся в этих архивах?

В архивных подразделениях МВД хранятся несколько разных типов документов, касающихся судеб жертв политических репрессий. Например:

• документы из архивов исправительно-трудовых лагерей: чаще всего архивы расформированных лагерей, находившихся в том или ином регионе, передавались на хранение в соответствующее региональное архивное подразделение МВД. Это могут быть личные дела умерших в лагере заключенных (а вот дела на освободившихся из лагеря уничтожались), а также учетные карточки, в которых указывалась основная биографическая информация о человеке
• документы персонального учета спецпоселенцев и ссыльных: как раскулаченных, а затем высланных, так и тех, кто был выслан по национальному признаку
• документы о привлеченных к принудительному труду (трудармия)

Какие услуги оказывает архив?

Информационные центры МВД оказывают услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов или выписок из них. Также у заявителя есть возможность ознакомиться с документами в читальном зале того архивного подразделения МВД, в котором они хранятся. Хотя на практике количество приглашений в читальные залы МВД для ознакомления с документами очень мало, даже для родственников репрессированных.

Услуга по выдаче архивных справок и копий архивных документов оказывается бесплатно (но копии делаются только для родственников, предоставивших соответствующие документы).

Какими нормативными правовыми актами регулируется оказание услуг архивом?

Кроме основных нормативных правовых актов, регулирующих доступ к информации и архивным документам, архив представляет услуги в соответствии с:

• Законом «О реабилитации жертв политических репрессий»
• «Административным регламентом МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов»
• Приказом Минкультуры, МВД и ФСБ («тройственным приказом»)

Кто может стать заявителем?

• гражданин РФ
• иностранный гражданин
• лица без гражданства
• уполномоченный представитель заявителя, если по тем или иным причинами сам заявитель не может отправить запрос в архив или ознакомиться с делом в читальном зале архива. В таком случае на уполномоченного представителя нужно оформить доверенность

Как составить запрос?

Запрос в архив можно составить в свободной форме, опираясь на этот образец запроса, или воспользовавшись формой запроса, которую предлагают сами Информационные центры МВД. Чаще всего образцы запросов о выдаче архивных справок или копий архивных документов можно найти на сайте МВД нужного вам региона. Найти эти образцы на сайтах не всегда просто, но чаще всего алгоритм поиска такой: Главная страница сайта → раздел «Для граждан» → подраздел «Государственные услуги» → далее — «Государственные услуги по линии информационно-справочной работы» → Предоставление государственной услуги по выдаче архивных справок.

В этом же подразделе обычно можно найти всю необходимую информацию об оказании услуги Информационным центром нужного вам региона.

Сколько ждать ответ?

Срок исполнения запроса – 30 календарных дней с даты регистрации запроса.

Как можно отправить запрос?

• почтой (адреса региональных Информационных центров МВД можно посмотреть в подразделе «Адреса инстанций»)
• личным обращением

Если вы отправляете запрос почтой, то лучше отправить его заказным письмом, чтобы была возможность отследить по трек-номеру информацию о том, когда письмо было получено и зарегистрировано Информационным центром. Это поможет понять, когда ожидать ответ: нужно отсчитать 30 календарных дней со дня регистрации отправления (на нее выделяется 1 день после получения письма) + примерный срок пересылки письма вам.

Что еще важно знать?

Ограничение на доступ к документам, в которых могут быть сведения о частной жизни человека, его личной или семейной тайне, согласно ФЗ «Об архивном деле» устанавливается на срок 75 лет со дня создания того или иного документа. После истечения 75-летнего срока требовать от заявителей документов о подтверждении родства архивы не должны.

Необходимо помнить, что на архивные документы не распространяется и федеральный закон «О персональных данных». Биографические сведения человека, которые содержатся в документах архивного фонда, не могут быть конфиденциальными, если специально не был обозначен особый порядок доступа. То есть по умолчанию доступ к архивным документам должен быть открыт: до истечения 75 лет со дня создания документов – родственникам репрессированного, спустя 75 лет – всем исследователям.

Но многие региональные архивы МВД трактуют биографическую информацию из документов именно как персональную. И порой требуют от людей, отправивших запрос о репрессированном, быть не только его родственником и наследником (и, конечно, предоставить документы о подтверждении родства), но еще и предоставить справку о смерти человека. Но это требование абсурдно: зачастую родственники или исследователи как раз и ищут информацию о судьбе человека после того, как он попал в лагерь или на спецпоселение, им неизвестно, например, умер человек в лагере или уже после освобождения. Как в таком случае можно предоставить справку о смерти человека? Где ее взять?

В соответствии с законом, документы, касающиеся репрессированных в 1920–1930-х и начале 1940-х годов должны быть открыты для всех исследователей, а не только для родственников. Но архивные службы МВД даже спустя 75 лет со дня создания документов требуют доказать родство. И для многих людей, которые сталкиваются с этим требованием, оно становится непреодолимым: немало историй поиска информации о репрессированных, требующих обращения в архивные подразделения МВД, заканчивается именно так.

5. Федеральные и региональные архивы

Какие документы хранятся в этих архивах?

В государственных архивах – федеральных и региональных – может хранится множество разных типов документов, касающихся репрессированных. В том числе в госархивах на хранении могут оказаться и те документы, которые чаще всего хранятся в ведомственных архивах. Например, архивно-следственные дела осужденных по политическим статьям чаще хранятся в архивах ФСБ, но в некоторых регионах такие дела или их часть были переданы на хранение в федеральные (например, ГАРФ в Москве) или областные и краевые архивы.

Разобраться с вопросом, какие документы хранятся в ведомственных архивах, а какие – в государственных, не всегда просто, конкретного перечня нет. Часто получить ответ можно только с помощью запросов в сами архивы.

Итак, какие документы можно найти в государственных архивах?

• документы лишенных избирательных прав – списки «лишенцев» и личные дела ходатайствующих о восстановлении избирательных прав
• документы о раскулачивании – документы о конфискации имущества, решения сельсоветов, рай-/гор-/облисполкомов, записи о высылке и т.д.
• архивно-следственные дела осужденных по политическим статьям, переданные из архивов управлений ФСБ
• фильтрационно-проверочные дела на бывших советских военнопленных и угнанных на принудительные работы в Германию в 1941–1945 гг., переданные из архивов управлений ФСБ
• документы исправительно-трудовых учреждений
• и другие

Какие услуги оказывает архив?

Федеральные и региональные архивы оказывают услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов или выписок из них. Также у заявителя есть возможность ознакомиться с документами в читальном зале архива.

Обычно запросы о применении политических репрессий относятся к социально-правовым – то есть запросам, которые подтверждают информацию, нужную для получения заявителем различных социальных льгот. В случае с репрессированными это могут быть, например, льготы для реабилитированных, предусмотренные в законе «О реабилитации жертв политических репрессий». Социально-правовые запросы выполняются бесплатно, но в таком случае некоторые архивы могут потребовать обоснование, для чего заявителю необходимы запрашиваемые сведения.

Но правоприменение в российских архивах часто работает по-разному, поэтому в одном архиве запрос о применении репрессий могут посчитать социально-правовым, в другом – тематическим. Тематические же запросы выполняются платно, согласно прейскуранту конкретного архива.

Копии документов о применении репрессий выдаются родственникам репрессированных, предоставивших документы о подтверждении родства, бесплатно.

Какими нормативными актами регулируется оказание услуг архивом?

Кроме основных нормативных правовых актов, регулирующих доступ к информации и архивным документам, архив представляет услуги в соответствии с:

• законом «Об архивном деле» того региона, в котором находится тот или иной региональный архив
• уставом архива
• правилами предоставления услуг, оказываемых архивом (например, по выполнению социально-правовых запросов)

Для каждого региона и архива нормативные акты и соответствующие документы нужно смотреть отдельно. Чаще всего они есть на сайте нужного архива, в разделах «Нормативно-правовая база»/«Документы» и т.д.

Кто может стать заявителем?

• гражданин РФ
• иностранный гражданин
• лицо без гражданства
• организация и общественное объединение
• орган государственной власти или местного самоуправления

Как составить запрос?

Обычно образцы запросов можно найти на сайте конкретного архива. Если на сайте образца нет, можно составить запрос в свободной форме, указав суть запроса, все сведения, известные о репрессированном, а также свои личные данные для ответа (ФИО, почтовый/электронный адрес, телефон).

Сколько ждать ответ?

По-разному, например, запросы социально-правового характера обычно выполняются в срок 30 календарных дней со дня регистрации, но в сложных случаях этот срок может увеличиться. Поэтому сроки оказания услуги лучше уточнять в самом архиве.

Как можно отправить запрос?

Здесь также нужно уточнять, каким способом можно отправить запрос в конкретный архив. Но обычно варианты такие:

• личным обращением
• через электронную почту архива
• почтой
• через сайт архива
• через сайт Госуслуги

Что еще важно знать?

Бесплатно ли можно получить информацию о репрессированном в федеральных и региональных архивах, а также копии документов – часто неоднозначный вопрос. Обычно возникает и множество других вопросов: если я родственник, то можно бесплатно получить копии, а если нет, то вообще нельзя или за деньги все-таки можно? Какую справку мне дадут в рамках социально-правового запроса? Почему там так мало информации? Как узнать больше?

Мы готовим отдельную статью, чтобы разобраться в этих вопросах.

• О проекте
• Поддержать «Мемориал»

«Личное дело каждого» — это руководство к действию для граждан, которые хотят реализовать свои права на доступ к документальным свидетельствам о политических репрессиях, проводившихся в СССР, и узнать информацию о судьбе собственных родственников. Цель проекта — создание сообщества исследователей, которые имеют дело с различными практиками доступа к архивным материалам.

Данный материал (информация) произведен, распространен и (или) направлен некоммерческой организацией, выполняющей функции иностранного агента, либо касается деятельности такой организации (по смыслу п. 6 ст. 2 и п. 1 ст. 24 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ).

Государство обязывает нас называться иностранными агентами, при этом мы уверены, что наша работа по сохранению памяти о жертвах советского террора и защите прав и свобод человека выполняется в интересах России и ее народов. Поддержать работу «Мемориала» вы можете через donate.memo.ru.

Как получить пенсионное дело умершего родственника

Занимаясь исследованием родословной обязательно нужно анализировать все документы родственников. Одним из ценнейших источников генеалогической информации является пенсионное дело. После смерти пенсионера можно получить его дело о назначении пенсии, доказав ваше родство. В статье я предлагаю пошаговый план заполнения на сайте ПФР электронного заявления на получение пенсионного дела умершего родственника.

Опубликовано: 27.02.2019 Рубрика: Учет населения

Для составления истории своей семьи необходимы документы, которые подтвердят факты из жизни родственника. Одно из них — пенсионное дело.

Пенсионное дело – один из ценнейших источников генеалогической информации, который очень поможет в составлении родословной (при условии сохранности, конечно).

Более подробно виды пенсий и какие документы могут находиться в пенсионном деле я рассматриваю в своей статье «Составление родословной с помощью пенсионного дела умершего родственника.»

В этой статье я подробно опишу алгоритм подачи заявления через электронную форму обращения на сайте Пенсионного фонда России, который позволит вам получить пенсионное дело умершего родственника. (Естественно, для живых пенсионеров это не актуально).

Получить пенсионное дело умершего могут только ближайшие живые родственники. Если дело прабабушки, то заявителем должен быть ее живой ребенок, или внук пенсионера, и ли правнук.

Родственники умершего пенсионера могут обратиться в отделение ПФР лично, заполнить там заявление. Но из-за удаленности, если пенсионер проживал в другом городе, или иных причин исследователь семейной истории откладывает это мероприятие.

Пенсионные дела имеют срок хранения, и промедление в этом деле чревато утерей ценнейших для родословной документов. Удобно подать заявление через форму обращения на сайте ПФР, что займет всего пару минут. Срок исполнения запроса — 1 месяц.

Как подать заявление на сайте ПФР, чтобы получить пенсионное дело родственника (с примерами)

1. С главной страницы сайта Пенсионного фонда России переходим в «Личный кабинет гражданина»

2. Выбираем пункт «Обращения граждан»

3. Читаем и ставим галочку внизу страницы «С условиями приема и … ознакомлен». Нажимаем кнопку «Продолжить».

4. Появляется форма заявления, где заполняем нужные пункты:

4.1. Место постоянного проживания.

На территории РФ (указано по умолчанию), если вы проживаете не в России, то нажимаете «За границей»;

4.2. Получатель.

Выбираете ПФР региона, в котором проживал (получал пенсию) ваш родственник. Ниже выбирается отделение, в котором находится пенсионное дело (либо ПФР конкретного населенного пункта, либо межрайонное отделение в районном центре). Уточнить куда относится нужный вам населенный пункт можно по карте;

4.3. Фамилия, имя, отчество.

Заполняете СВОИ данные (а не умершего родственника), поскольку это вы делаете запрос и ответ буде выслан на ваше ФИО;

4.4. СНИЛС.

Заполнять не обязательно, но при необходимости указываются данные заявителя (т.е. ваши, а не родственника);

4.5. Дата рождения и контактный телефон заявителя.

Поля необязательные, но телефон лучше указать, вдруг у ПФР возникнут какие-то вопросы, они смогут с вами оперативно связаться.

4.6. Тема обращения.

Выбираете в списке «Прочее»

4.7. Текст обращения.

Здесь важно указать основные сведения о вашем родственнике. Указать какие сведения вас интересуют. Вот пример обращения:

«Прошу вас осуществить поиск личного пенсионного дела моей бабушки Мещеряковой Галины Николаевны, умершей 12.02.2017 в городе Невинномысске Ставропольского края.
Дата рождения 14.04.1935, место рождения Новое Веретье, Новгородская (Ленинградская) область.
При наличии пенсионного дела прошу предоставить сведения и копии документов, носящих личный характер (о нахождении на оккупированной территории во время Великой отечественной войны, о трудовом стаже, образовании, рождении, браке, детях и т.д., интересуют все имеющиеся сведения). Финансовые сведения (размер пенсии) не интересуют.
Согласно законодательству, в случае смерти пенсионера сведения о нем могут предоставляться с согласия родственников. Копии документов, которые подтверждают родство, прилагаю.»

4.8. Необходимые документы.

Прикрепить файл. Максимальное количество файлов — 5. Максимальный общий размер — 5 МБ. Разрешенные типы файлов: doc, docx, xls, xlsx, txt, rtf, pdf, jpg, jpeg, tif, tiff. Вам необходимо подтвердить родство с человеком, чье пенсионное дело вы запрашиваете.

Необходимые документы

• паспорт заявителя (разворот с фотографией),
• ваше свидетельство о рождении,
• свидетельство о смерти вашего родственника
• промежуточные свидетельства (или справки) о рождении, браке и смерти, составляющую цепочку вашего родства с умершим.
• Для женщин важно подтвердить смену фамилии, поэтому нужно свидетельство о браке (и/или расторжении брака, если после этого менялась фамилия).

Каждый файл документов должны иметь небольшой размер (обычно от 100 до 600 Кб).
Чтобы уменьшить размер (вес) изображения, воспользуйтесь стандартной программой Paint. Для этого откройте изображение в программе, нажмите кнопку «Изменить размер» и укажите на сколько процентов нужно уменьшить.
Затем нажмите «Сохранить как» и посмотрите новый размер файла (он должен стать меньше).

Если количество документов превышает 5, то необходимо выделить все файлы нужных изображений и нажать на них правой кнопкой мыши: «Печать в pdf».
Тогда все ваши документы сохранятся в один файл. Его вы сможете прикрепить к запросу, нажав кнопку «Выберите файл».

4.9. Я хочу получить ответ: По почте / По электронной почте.

Нажав галочку возле нужного пункта, укажите в появившихся формах полный почтовый адрес с индексом и адрес вашей электронной почты. Я обычно выбираю оба, поскольку на электронную почту приходят уведомления о ходе рассмотрения запроса (принято, отправлено на рассмотрение)

В случае сохранности пенсионного дела родственника, на указанный почтовый адрес присылают конверт с ксерокопиями документов, проанализировав которые, можно открыть новые сведения из биографии.

Следует учитывать, что не все дела хранят длительно. Раньше средний срок хранения пенсионных дел умершего, составлял 5-15 лет. В 2014 году увеличили сроки хранения пенсионных дел, и теперь их можно будет запрашивать за период более 30 лет, в зависимости от вида назначенной пенсии.

Если вы не уверены, что дело вашего родственника сохранилось (прошло много лет), стоит рискнуть и отправить запрос. Ведь составляя родословную семьи нужно пробовать получить сведения из всех источников, в том числе и из личного пенсионного дела. Вдруг вам повезет нужное дело еще не было уничтожено, несмотря на прошедшие годы.

Вам будет интересно почитать другие статьи по генеалогии:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Вам также может быть интересно
Учет населения 0

Перепись населения 1926 проводилась в разных регионах СССР, для некоторых категорий граждан можно найти

Всё об архивах 0

Реставрация книг и рукописей: когда может понадобиться, какие факторы влияют на разрушение бумаги. Как

Всё об архивах 0

Старые открытки онлайн на сайте Государственного исторического музея. Можно отправить электронное поздравление

Всё об архивах 3

Какие документы хранятся в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА), какие исходные данные нужны для

Учет населения 0

Основные архивные документы для установления состава семьи для родословной, которые можно найти в архивах

Всё об архивах 0

Древнерусская скоропись в архивных текстах может вызвать сложности. Алфавит и советы по расшифровке. История

Комментарии: 61
Сергей 09.08.2019 в 12:24

Юлия, спасибо за статью.
Сделал запрос в Елабужский ПФР для получения копии дела деда и бабушки. Получил следующий ответ: «Сведения, содержащиеся в документах, представленных для назначения пенсии и социальных выплат, являются конфиденциальной информацией и могут быть предоставлены только в тех случаях и только тем лицам, которые имеют право на её получение в соответствии с федеральными законами, или при наличии Соглашения о предоставлении такой информации. В частности, в силу действующего законодательства территориальные фонды пенсионного фонда РФ обязаны предоставлять (пенсионные) выплатные дела либо отдельные документы из них по запросам судов, судебных приставов, органов полиции, органов прокуратуры, Следовательного комитета, органов Федеральной службы безопасности по согласованию с отделением ПФР».
Корректен ли данный ответ? Что можно предпринять в сложившейся ситуации?
Благодарю.

Юлия (автор) 10.08.2019 в 13:27

Ваши дед и бабушка умерли, верно? В этом случае вы должны подтвердить ваше родство с ними. Если живы их дети, то запрос должен исходить от них (от ближайшего живого родственника).
В их ответе как раз сказано: «и могут быть предоставлены только в тех случаях и только тем лицам, которые имеют право на её получение в соответствии с федеральными законами» В соответствии с постановлением ПФР от 30.06.1992 №82 сведения в случае смерти пенсионера могут предоставляться с согласия родственников. А вот что касается конфиденциальности, то в Законе о защите персональных данных есть Подп. 1 п. 2 ст. 1 «Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных». Составьте повторное заявление. Укажите в тексте «Копии документов из выплатного дела моей бабушки запрашиваются исключительно для семейного архива и поиска родословной. Обязуюсь иным способом полученные от Вас данные не использовать. Финансовые сведения (размер пенсии) не интересуют.
В соответствии с постановлением ПФР от 30.06.1992 №82 сведения в случае смерти пенсионера могут предоставляться с согласия родственников.
Копии документов, которые подтверждают родство, прилагаю». Указав текст выше в своем запросе, вы (или ваши родители) должны получить копии документов из пенсионного дела.

Сергей 01.09.2019 в 08:08

Юлия, спасибо за совет.
Пришёл ответ из ПФР, что в период с 1988 по 1.1.2002 год срок хранения пенсионных дел был установлен следующий срок хранения:
Для ведомственных пенсионеров — 5 лет ЭПК после прекращения выплат; для пенсионеров, получающих общеустановленные пенсии — 5 лет после прекращения выплат.
Правильно понимаю, что нет смысла отправлять запрос на предоставления выписки из пенсионного дела по умершим с 1988 по 2001 год?

Юлия (автор) 01.09.2019 в 15:02

Вы можете отправить запрос. Вдруг сохранились отдельные справки из уничтоженного пенсионного дела.
К тому же, не везде следовали этому правилу. Я получала дело умершей в 2001 году бабушки — там были все документы, т.е. дело не уничтожено (она не участник войны, получала обычную пенсию)
Так что смело запрашивайте, вдруг повезет.

Юлия (автор) 01.09.2019 в 15:03
Вам не нужна выписка, вам нужна копия пенсионного дела (за исключением финансовых сведений)
Сергей 29.06.2023 в 16:27

А мне ответили что данные документы можно получить только при личном обращении в СФР. Я думал могут прислать по почте. Какую информацию из выплатного дела СФР может прислать по почте и на какие законы ссылаться при этом? Могу ли я какую нибудь информацию узнать у СФР чтоб мне прислали письмо без личного обращения в СФР? При обращении они смотрят на людей как на говно которое пришло милостыню требовать. Любой ответ у них если это касается тебя лично у них один: обращайтесь к работодателю даже если мне юрист разъяснил что это их обязанность. Хочу узнать всю информацию которая у них содержится на свою покойную маму. Но они ссылаясь на законы: закон о персональных данных от27.07.2006 номер 152-ФЗ, о защите информации от 27.07.2006 номер 149-ФЗ, постановление правления Пенсионного фонда РФ от 30.06.1999 номер 82, Приказ по отделению ПФ России по Ростовской области номер 219-О от 09.08.1999 о защите информации конфеденциального характера. Документы содержащиеся в пенсионном деле, содержат конфиденциальную информацию, и могут быть представлены для ознакомления только на личное обращение гражданина. Вот что они мне в СФР ответили электронным письмом. В чем проблема прислать их копию заказным письмом тем более если человека уже нет в живых?

Галина 25.01.2020 в 03:27

Здравствуйте. Я тоже решила отправить письмо в пенсионный , но вот вопрос : почему я как родственник умершего не могу запросить финансовые сведения?

Юлия (автор) 25.01.2020 в 18:42

Здравствуйте по законодательству РФ финансовые сведения представляют тайну. Поэтому все остальные данные можете запросить, а про деньги — нельзя.

Никита 03.04.2020 в 12:33

Получил ответ от ПФР, что данные сведения не являются личными, а собираются оператором для назначения пенсии и выданы быть не могут ни при каких условиях.
Уточнение о том, что в Законе о защите персональных данных есть Подп. 1 п. 2 ст. 1 — не распространяется на дело пенсионера. По поводу Постановления №82 «Данное постановление не предназначено для распространения вне системы ПФР»

Екатерина 26.09.2020 в 18:35

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста. Если я хочу получить пенсионное дело на своего прадеда, но жива его дочь (моя двоюродная бабушка), откажут ли мне на основании того, что я не ближайшая родственница. Возможности получить через нее нет.

Юлия (автор) 28.09.2020 в 22:10

если вы лично можете подтвердить родство, то без проблем получайте. Причем в некоторых регионах пенсионные дела выдают просто так, без подтверждения родства. Уточняйте по месту смерти прадеда. Учтите, что сроки хранения пенсионного дела короткие

Александр 08.10.2020 в 06:29

1. Младшая сестра бабушки умерла в 1992 году. Сегодня с одного из отделов ПФР Забайкальского края получил данные о ее трудовом стаже. Правда пришлось повторным запросом разъяснить суть своей родословной к ней + писать опус административно-территориального деления региона, чтобы доказать, что поселки, где родились бабушка и ее младшая сестра переходили из одного района/волости в другую и в результате в паспортных данных имеют разные наименования. Главное, есть результат. Спасибо исполнителю за содействие.
2. По самой же бабушке (умерла в 1997 году) у меня с ПФР одного из регионов России идет интенсивная переписка на предмет предоставления сведений о стаже. Отправил уже им пятый повторный запрос с разъяснениями своей позиции. Диалог: я им про «Кузьму», они мне про «Ерёму». Они мне — по ч.7 ст.9 152-ФЗ от 2006 г. в случае смерти субъекта согласие на обработку дают наследники (п.1 ст.1142 ГК РФ). Я им — субъект умер до принятия в силу 152-ФЗ. Закон обратной силы не имеет (ст.54 Конституции). Они — смотрите ст.24 Конституции (сбор, хранение, использование, распространение инфо о частной жизни без согласия не допустимы). Я — декларативные нормы Конституции оставьте себе. Мне, пожалуйста, нормативные акты, которые регламентируют статью 24 Конституции. Ссылка на 152-ФЗ не в счет, т.к. Закон обратной силы не имеет (ст.4 ГК РФ. Действие Закона во времени). Они — персональные данные имеют конфиденциальный характер. Я — Положения, обеспечивающие конфиденциальность информации, закреплены в «ПЕРЕЧНЕ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ, ОТНОСЯЩИХ СВЕДЕНИЯ К КАТЕГОРИИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА» http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_93980/#dst0
Сведения, отнесенные к категории ограниченного доступ по моему запросу в данном «Перечне», отсутствуют (ст.7 152-ФЗ от 2006 г. ко мне не применима).
Вот так и бодаемся.
Записался к юристу областного ПФР за разъяснением сути своего запроса. Может быть поможет каким-либо советом.
Из опыта переписки понял, что многое зависит от исполнителя. Если у него «тараканы в голове», тогда можно считать, что дело загублено.

Юлия (автор) 08.10.2020 в 09:48

Вообще с ПФР обычно нет проблем, но видимо вам попался «тот самый» исполнитель, который просто пишет отписки. Мне за 1997 год вообще написали, что запись не нашли.

Александр 08.10.2020 в 11:49

Да. По Омску так и сделали. Умерла тетка в 1993г.
«По учетным данным архива пенсионных дел Управления Пенсионного фонда РФ в Ленинском АО г.Омска не значится. Согласно информационным ресурсам Отделения Пенсионного фонда РФ по Омской области, архивное дело не зарегистрировано». Вот жду еще ответ на повторный запрос на умершего дядьку в 1996 году. Тоже ссылаются на ст.1142 ГК РФ о наследниках. Прошло чуть более месяца после повторного запроса. Тишина. Подожду еще немного.

Юлия (автор) 08.10.2020 в 12:32
Вот странно. Могла ли она получать где-то в другом месте пенсию? Может переезжала?
Александр 08.10.2020 в 12:54

Нет. В справке о смерти имеется информация, что ее последнее место жительство
— Ленинский район. Она там прожила всю жизнь.
Вот теперь думаешь — в одном регионе пенсионное дело сохранилось с 1992 года, а в другом — 1993 г. уже отсутствует.
У юриста ПФР справлюсь о таком нюансе, как «не зарегистрировано».
Дело в том, что 152-ФЗ от 2006 года имеет обратную силу в одном случае.
п.2 ст.25: После дня вступления в силу настоящего Федерального закона обработка персональных данных, включенных в информационные системы персональных данных до дня его вступления в силу, осуществляется в соответствии с настоящим Федеральным законом.
То есть если персональные данные были собраны и обработаны в ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ до 26 января 2007 г., то их дальнейшая обработка должна осуществляться в соответствии с требованиями комментируемого Закона.
Возможно дело не зарегистрировано, так как пенсионные дела умерших просто-напросто не вносили в Инфосистему.
Послушаю на это предположение доводы юриста. Может лежит оно «тихим сапом» в архиве и совершенно «не просится» в Инфосистему.

Александр 13.10.2020 в 18:49

В пенсионном фонде посоветовали пенсионное дело тетки с Омска искать в Государственном архиве, в фонде собеса или соцзащиты. Логично. Эту мысль выдвигал мой мозг на досуге, не задолго до похода на консультацию в ПФР. В ПФР только подтвердили в правильность ее хода.

Александр 07.11.2020 в 11:43

Отправляя запросы в ПФР по бабушке отметил для себя, что ответы приходят не с того органа, кому он был ранее предназначен, а с вышестоящей организации. При очередном пятом запросе к ним отправил также и запрос в конкретный отдел ПФР, но уже почтой. Через неделю, с вышестоящей организации, пришел очередной отказ. Предложили обращаться в суд, а не доставать их своими аргументами. «Тараканы» победили. В конце рабочего дня, на электронку приходит сопроводиловка от нижестоящего органа ПФР с сообщением о направлении в мой адрес копии трудового стажа на бабушку посредством почты. Неделю провел в тревожном ожидании, пока не получил заветное письмо на руки.

Юлия (автор) 07.11.2020 в 14:09

мне всегда приходили письма именно из того УПФР, в который отправляла запрос. Но я через сайт обычно отправляю. А вам отказывали по какой причине?

Александр 08.11.2020 в 14:34

Я когда обращался в областной ПФР за консультацией по поводу отказа в предоставлении сведений по трудовой книжке, то обратил их внимание на то, что я посылал официальный запрос через сайт в конкретный отдел ПФР, а ответ получал от вышестоящего органа. Ответили, что к ним автоматически переадресуют запросы направляемые в нижестоящие отделы, поэтому, просили не удивляться.
На запрос по младшей сестре ответил тот орган, кому он и был адресован. Тоже самое касается и дядьки (о нем отпишу чуть позднее при получении результата). А вот по бабушке попал на вышестоящий орган. Я в начале подумал, что нижестоящий отдел переправил мой запрос в вышестоящий орган, но оказалось, что ошибался.
А мотивы отказов, я озвучивал постом от 08.10.20.

Александр 24.11.2020 в 08:29

Сегодня получил копию пенсионного дела своего дядьки (умер в 1996 г.). Первоначально был отказ, но на руках уже имелась копия пенсионного дела на младшую сестру своей бабушки. В повторном запросе отписал, что в одном правовом поле должны действовать одни и те же правовые нормы. И далее о том, что Закон обратной силы не имеет… и просьбу рассмотреть запрос повторно. На следующий день — извещение о том, что для принятия положительного решения необходимо направить письменный запрос в их адрес почтовой связью, а не по эл.сервису, который был сделан прежде, заверив письмо личной подписью + приложить нотариально заверенные документы. Сделал. Направил. Сегодня получил на руки документы. При заверке доков у нотариуса интересовался статьей 1142 ГК РФ, на которую часто ссылаются отделы ПФР в своих ответах. А именно: порядок получения согласия на обработку персональных данных в случае смерти субъекта персональных данных установлен ч.7 ст.9 Закона 152-ФЗ от 27.07.2006 года. Отношения по вступлению в наследство и исполнению последней воли умершего субъекта персональных данных регулируются в рамках гражданского законодательства РФ. Субъектом, который будет решать вопрос о даче согласия на оборот персональных данных, должен быть наследник по закону или по завещанию, соответствующие права которого подтверждаются документально.
Интересовало, можно ли вступить в наследство по Закону после смерти Завещателя. Предложил два варианта:
1. Например, бабушка проживала в соцнайме и не готовила завещания. В живых осталась только ее дочь, например, моя мама. Ответили, что необходимо открывать наследственное дело. Ехать по месту прежнего места жительства бабушки и через суд….
2. Бабушка завещала свое имущество своей дочери — старшей сестре моей мамы (моей тетке), которая в настоящее время умерла. В данном случае в наследство, при определенных условиях, вступают в действие иные лица. А именно, т.к. имеется в живых моя двоюродная сестра, то все действия должны исходить от нее.
Как вывод. Ссылка ПФР на конфиденциальность — это ссылка только для живых субъектов. При смерти субъекта необходимо определяться с наследником по закону или завещанию, далее обращаться в суд, открывать наследственное дело и получать от наследника согласие на обработку персональных данных умершего родственника.
Дело, в большинстве случаев, решаемо, хотя и муторное.

Anna 02.03.2021 в 17:15

Я правильно понимаю, что найти что-то по умершим в Москве в 1954-1975 гг. родственникам уже нереально, т.к. дела с таким сроком уничтожают?

Юлия (автор) 02.03.2021 в 20:29
да, их пенсионные дела уничтожены
Маргарита 26.04.2021 в 11:59

Добрый день! Юлия, нашла Ваш сайт, большое спасибо за проделываемую работу, очень много полезного и понятно для тех, кто только начинает свой путь в генеалогии. Написала также запрос на поиск пенсионного дела в ПФР на своего дедушку, который родился и умер в Москве. ответ от ПФР получила очень быстро, мне разу позвонил сотрудник и сказала следующее: в ПФР хранятся «открытые» дела и архивные документы по «закрытым» делам по подмосковью Московские дела надо искать через департамент соцзащиты, так как раньше это были собесы. Меня это очень удивило, так как казалось, что у ПФР свой архив, но вот как-то так( Может, кому-то также будет полезно.

Александр 11.05.2021 в 09:31

Очередной мой запрос встретил очередной отказ, со ссылкой «по Вашей просьбе, предоставить сведения и копии документов, носящих личный характер из пенсионного дела ФИО,1935 г.р, умершего в 2021 г., не предоставляется возможным, так как выплатное дело, с учетом положений Федерального закона №149-ФЗ от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информационных технологий» является документацией пенсионного фонда, а не информационным ресурсом. То есть, для предоставления копии документов пенсионного выплатного дела не иначе, как по запросу суда, правоохранительных органов и органов надзора, отсутствуют правовые основания». Отписал им повторно «…сообщаю, в 2020 году мной, по запросам в другие региональные отделы Пенсионного фонда России получены пенсионные дела с предоставлением информации о трудовом стаже моих родственников (Забайкальский край, Сахалинская и другие области). В одном правовом поле должны действовать одни и те же правовые нормы.
Пунктом 9 статьи 9 Федерального закона №149-ФЗ от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информационных технологий» предусмотрено, что «Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом о персональных данных», а именно Федеральным законом №152-ФЗ от 27.07.2006 г. «О персональных данных».
Пенсионный фонд Российской Федерации, в соответствии с приказом Федеральной службы по надзору в связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 29.11.2010 года за №923, является зарегистрированным оператором персональных данных.
Согласно подпункта 1 пункта 2 статьи 1 Закона «О персональных данных» «Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных».
Частью 7 статьи 9 Закона №152-ФЗ предусмотрено право дачи согласия на обработку персональных данных наследниками субъекта персональных данных, в случае его смерти.
В соответствии с п.1 статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации, наследниками первой очереди являются дети, супруги, родители.
Я, ФИО, подтвердил документально, что являюсь сыном ФИО.
Прошу Вас положительно решить вопрос о предоставлении информации по трудовому стажу (дате, месте работы); образовании и т.д. ФИО и направить материалы на любой указанный ранее адрес. Финансовые сведения (размер пенсии) не интересуют. Копии документов, которые подтверждали родство прилагал.
С уважением… » Через две недели получил заветные доки.

Наталья 22.06.2021 в 18:16

Здравствуйте Юлия! Спасибо Вам за такой полезный сайт, делала запрос на пенсионное дело дедушки умершего в 1982 году, пришёл ответ что сохранилось только представление которые заполнялось для начисления пенсии, больше ни каких документов не оказалось . А сегодня получила ответ по прадедушке умершем в 1993 году,что получателем пенсии по линии ПФР Волгоградской области не являлся. Хотя он и проживал там и умер там же в Волгоградской области. Хотела спросить не сталкивались ли вы с таким?

Юлия (автор) 24.06.2021 в 18:52

Добрый день, а он точно умер пенсионером? Может он не вышел на пенсию по возрасту?
У меня подобная история была с прадедом — он участник ВОв, умер в 90 лет в 1997 году, но его пенсионное дело так и не нашли нигде. Не знаю почему, сотрудник тоже удивилась, что дела нет. Но я потом нашла другие документы, и в принципе необходимость в деле ПФР отпала.
Некоторым советуют обратиться в соц.защиту, которая раньше называлась собесом и занималась пенсиями до 2001 года. Однако, я предполагаю, что дела за 1993 год просто уже нет, максимум могли сохраниться выборочно справки (с бабушкой, умершей в 1993 году именно так и получилось)

Наталья 06.08.2021 в 08:13

Точно умер пенсионером так как он 1914 года рождения. Самое интересное что этот же Волгоградский пфр дали точно такой же ответ по второму моему прадедушке ему на момент смерти было 73 года. Правда этот прадед умер в 1971 году. Значит стоит попробовать в собес написать, вдруг там что-то осталось.

Александр 25.06.2021 в 09:12

Выше почитайте коменты.
У меня младшая сестра бабушки умерла в 1993 г. Ответ: «По учетным данным архива пенсионных дел Управления Пенсионного фонда РФ в Ленинском АО г.Омска не значится. Согласно информационным ресурсам Отделения Пенсионного фонда РФ по Омской области, архивное дело не зарегистрировано».
В областном архиве такие дела отсутствуют.
Из Министерства труда и социального развития Омской области сообщили, что пенсионные дела в архив Министерства на хранение не поступали.
«В соответствии со статьей 670 б Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года, пенсионные дела (заявления, заключения врачей, выписи из протоколов, справки о заработной плате и трудовом стаже) пенсионеров, получающих общеустановленные пенсии хранятся 5 лет после прекращения выплаты пенсий». Вчера позвонили с одного из отделов ПФР Омска. Уточнили мой почтовый адрес, на который они направляют копию пенсионного дела ее сына — моего 2-родного дяди, умершего в 2003 г.
Из ранее сделанных 7-ти запросов — 5 результативные:
+ ПФР Забайкальского края, смерть 1992 г.
+ ПФР Сахалинской области, смерть 1996 г.
+ ПФР Амурской области, смерть 1997 г.
+ ПФР Омска, смерть 2003 г.
+ ПФР Омска, смерть 2021 г.
— ПФР Омска, смерть 1993 г.
— ПФР Новосибирска, смерть 1885 г. (на учете в Управлении не состоял. В архивных базах пенсионное (выплатное) дело указанного пенсионера не значится).

Елена 03.07.2021 в 18:18

Здравствуйте, Юлия. У меня такой вопрос. Хочу попробовать получить пенсионное дело прабабушки (умерла в 2004 году), но проблема в том, что отсутствует свидетельство о рождении моей бабушки (она делала запрос в загс, но там не могут найти запись о рождении). Соответственно, не получить и справку о смерти прабабушки. Могут ли мне выдать дело без этих двух документов (о рожд. бабушки и смерти прабабушки)? Также есть военный билет бабушки, в котором указаны родители. Подходит ли он для доказательства родства?

Юлия (автор) 10.07.2021 в 20:11

Добрый день. Для подтверждения родства военный билет не подходит. Обязательно нужны документы из ЗАГС. Если не находят в ЗАГС, то можно через суд восстановить.

Обращения граждан

Социально-правовые запросы (СПЗ) исполняются в срок не более одного месяца. При отправлении обращения в РГАСПИ по электронной почте следует включать опцию «с уведомлением». В этом случае отправителю обращения будет доставлено подтверждение получения архивом обращения.

1. Общие требования к составлению СПЗ

Социально-правовые запросы в РГАСПИ можно направлять по обычной почте, электронной почте, с сайта РГАСПИ, по факсу.

Организации в письменных запросах на своем бланке должны указывать фамилию и инициалы, номер контактного телефона должностных лиц, готовящих запросы к подписанию. Это дает возможность специалисту РГАСПИ оперативно решать возникающие вопросы, избегая промежуточной переписки.

Граждане в своих запросах должны указывать фамилии, имена и отчества, домашний адрес, номер контактного телефона. В первую очередь данное требование относится к запросам, поступающим в РГАСПИ по электронной почте. При смене персональных данных граждане должны указывать свои фамилии на момент подтверждаемого факта (например, женщинам указывать свои девичьи фамилии).

Изложение запроса должно быть кратким и конкретным.

2. Документы РГАСПИ, используемые при исполнении СПЗ

При подготовке ответов на СПЗ наиболее используемыми являются документы структурных подразделений ЦК ВКП (б) и ЦК ВЛКСМ, а также находящихся в их подчинении учреждений, организаций, учебных заведений.

ВНИМАНИЕ. РГАСПИ не хранит документов Московских городских комитетов КПСС и ВЛКСМ, партийных и комсомольских документов районных комитетов города Москвы, городских и районных комитетов партии и комсомола Московской области, а так же других регионов страны.

2.1. Документы аппарата ЦК КПСС

При подготовке ответов о подтверждении трудовой деятельности членов партии используются документы их персонального учёта:

— регистрационные бланки на партийные билеты образцов 1936 и 1954 гг.;

— учетные карточки на партийные билеты образца 1973 г., погашенные (аннулированные) до 1985 г. в связи со смертью, исключением из партии, утерей партбилета, сменой фамилии;

— личные дела работников номенклатурного учёта ЦК КПСС, снятых с учёта до 1985 г. включительно.

Информация о партийном учете, полезная для составителя СПЗ

1. ЦК ВКП(б) — КПСС вёл картотеку персонального учёта членов партии по номерам оформленных партийных документов, а не по фамилиям их владельцев. Поэтому у специалистов РГАСПИ не возникает проблем при исполнении запроса, если в нём указан номер партийного билета. Если номера партбилета заявитель не знает, то в запросе необходимо указать или время и место принятия в партию (область, край, республика, воинское формирование), или время и место его выбытия из партии. Эти дополнительные сведения помогут установить номер партбилета по спискам выдачи или по спискам погашения (аннулирования) партийных документов, периодически поступавших в ЦК партии от областных, краевых, республиканских партийных комитетов, от политических органов Красной (Советской) Армии. В противном случае РГАСПИ не сможет подготовить положительный ответ на поступивший запрос.

2. Регистрационные бланки заполнялись на момент выдачи партбилетов их владельцам и после этого, как отчётные документы за выданные партийные билеты, пересылались в ЦК партии. Поэтому, например, в регистрационных бланках у принятых в партию в 1940 г. и не получивших по каким-либо причинам партбилетов образца 1954 г. не отражены сведения об участии в Великой Отечественной войне, лечении в эвакогоспиталях, награждении правительственными наградами, участии в партизанском движении, работе на тыловых объектах военного значения.

ВНИМАНИЕ. РГАСПИ не хранит регистрационных бланков на кандидатов в члены партии.

РГАСПИ не хранит дел по приёму в партию, документы из которых часто запрашивают заявители. Личные дела по приёму в партию должны находиться на хранении в архивах тех регионов, где был осуществлён приём.

3. Из личных дел работников номенклатуры ЦК партии РГАСПИ высылает заверенные ксерокопии личных листков по учёту кадров, заполненных при назначении на должность постановлениями Оргбюро или Секретариата ЦК, а также дополнений к личным листкам с записями о последующих перемещениях номенклатурных работников.

В совместном письме Министерства труда и социального развития, Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 ноября 2001 г. органам социальной защиты населения и региональным отделениям Пенсионного фонда рекомендуется принимать в производство архивные справки о заработной плате бывших членов партии, составленные на основании данных из партийных билетов. В связи с этим РГАСПИ принимает от заявителей нотариально заверенные копии партийных билетов образца 1973 г. с листками по уплате членских взносов. Это прежде всего касается граждан Чеченской Республики и Абхазии, поскольку финансовые документы организаций, в которых они работали, были полностью уничтожены в архивах этих регионов во время боевых действий.

2.2. Документы организаций, учреждений, учебных заведений, находящихся в ведомственном подчинении ЦК КПСС

РГАСПИ направляет гражданам и организациям заверенные копии документов о партийной реабилитации членов партии из их персональных дел, рассмотренных в 1952-1986 гг. Комитетом партийного контроля при ЦК КПСС.

ВНИМАНИЕ. РГАСПИ не хранит персональные дела, рассмотренные партийными комиссиями при местных комитетах.

РГАСПИ готовит архивные справки о работе и заработной плате на основании документов кадровых дел и лицевых счетов сотрудников следующих организаций:

— Институт марксизма-ленинизма при ЦК КПСС, действовавший до марта 1991 г., и его правопреемники – Институт теории и истории социализма ЦК КПСС , функционировавший до 20 декабря 1991 г.; Российский независимый институт социальных и национальных проблем (функционировал с декабря 1991 г. по 2002 гг.); Институт комплексных социальных исследований РАН (с 2003 г.);

— Центральный музей В.И. Ленина в Москве (документы до 1990 г.) и его местные филиалы (документы до 1991 г.);

— Мемориальный дом-музей В.И. Ленина в Горках (документы до 1987 г.);

— Издательство политической литературы ЦК КПСС (документы до 1991 г.) и Ленинградское отделение Политиздата (документы до 1987 г.);

— Издательство ЦК КПСС «Плакат», прекратившее свою деятельность в 1991 г., на базе которого было создано государственное издательство «Панорама» (функционировало до 2001 г.);

— Редакция журнала ЦК КПСС «Коммунист» — только на основании переданных в РГАСПИ списков сотрудников редакции за 1977 и 1978 гг. и финансовых документов за 1974, 1976-1982 гг.;

— Редакция журнала ЦК КПСС «Политическое самообразование» — в РГАСПИ поступили на хранение только списки сотрудников за 1972, 1979-1980 гг.;

— Редакция органа ЦК КПСС «Экономическая газета» — в РГАСПИ поступили только личные дела сотрудников (до 1989 г.) и списки внештатных корреспондентов за 1961 и 1966 гг.;

— Редакция газеты ЦК КПСС «Сельская жизнь», являвшаяся продолжением издававшейся в 1953-1960 гг. газеты «Сельское хозяйство» — в РГАСПИ поступили только приказы и распоряжения по редакции за 1951-1973 и 1980-1982 гг.;

— Редакция газеты «Советская культура», получившая в 1973 г. статус печатного органа ЦК КПСС, — в РГАСПИ поступили только приказы по редакции за 1972-1985 гг.;

— Редакция «Строительной газеты», выпускавшаяся издательством ЦК КПСС «Правда», — в РГАСПИ поступили только личные дела сотрудников за 1958-1989 гг.

ВНИМАНИЕ. От редакций журналов ЦК КПСС «Партийная жизнь», «Агитатор», «Вопросы истории КПСС» и редакций газет ЦК КПСС «Правда», «Социалистическая индустрия» приказы по редакциям, личные дела и лицевые счета, списки сотрудников на хранение в РГАСПИ не поступали.

РГАСПИ готовит архивные справки о работе и заработной плате, стипендиях на основании личных дел и лицевых счетов сотрудников, преподавателей, рабочих и служащих, слушателей, аспирантов следующих образовательных учреждений:

— Высшая партийная школа при ЦК КПСС — до объединения в марте 1978 г. с Академией общественных наук при ЦК КПСС; документы отделившейся при этом Московской партийной школы и действовавших до 1978 г. отделений ВПШ при ЦК КПСС в других городах в РГАСПИ не поступали.

— Академия общественных наук при ЦК КПСС (действовала до 1991 г.);

— Институт общественных наук. На основании Указа Президента СССР от 20 сентября 1991 г. на базе бывшего ИОН при ЦК КПСС образован Фонд социально-политических исследований;

2.3. Документы аппарата ЦК ВЛКСМ

При подготовке ответов о подтверждении трудовой деятельности и заработной платы работников аппарата ЦК ВЛКСМ используются документы их личных дел и лицевые счета о ежемесячном начислении заработной платы.

ВНИМАНИЕ. РГАСПИ не хранит личные дела и лицевые счета о ежемесячном начислении заработной платы местных органов комсомола.

ВНИМАНИЕ. В связи с тем, что ЦК ВЛКСМ не вёл централизованного учёта своих членов, РГАСПИ не располагает сведениями об их учетных персональных данных.

При подтверждении трудовой деятельности комсомольских работников используются документы личных дел работников, занимавших должности номенклатуры ЦК ВЛКСМ.

2.4. Документы организаций, учреждений, учебных заведений, находившихся в ведомственном подчинении ЦК ВЛКСМ

РГАСПИ готовит архивные справки о работе, заработной плате и гонорарах на основании кадровых дел и лицевых счетов сотрудников следующих организаций:

— Комитет молодёжных организаций СССР (документы до 1992 г.);

— Бюро международного молодёжного туризма «Спутник» (только справки о работе на основании кадровых дел, документы до 1991 г.);

— Комплекс гостиницы «Юность» по обслуживанию зарубежных молодёжных делегаций (документы до 1991 г.);

— Центральный архив ВЛКСМ за 1985-1986 гг.;

— Центральный штаб студенческих отрядов ЦК ВЛКСМ (документы до 1991 г.);

— Центр международного сотрудничества «Олимпиец» (документы до 1991 г.);

— Всероссийское молодёжное аэрокосмическое общество «Союз» (документы до 1996 г.);

— Издательско-полиграфическое объединение «Молодая гвардия» (документы до 1982 г.).

РГАСПИ готовит архивные справки о работе и заработной плате, стипендиях на основании личных дел и лицевых счетов сотрудников, преподавателей, рабочих и служащих, слушателей, аспирантов организаций:

— Высшая комсомольская школа (документы до 1990 г.).

2.5. Документы аппарата Центрального совета Всесоюзной пионерской организации им. В.И. Ленина

РГАСПИ готовит архивные справки о работе и заработной плате на основании личных дел и лицевых счетов сотрудников ЦС ВПО им. В.И. Ленина.

2.6. Документы Государственного комитета обороны СССР (1941-1945)

Заявитель может получить из РГАСПИ заверенные копии постановлений и распоряжений ГКО СССР, содержащих информацию:

— о персональных назначениях и перемещениях кадров в вооружённых силах, партизанском движении, военной и других областях промышленности, научно-исследовательских центрах, спецслужбах, вузах, техникумах, школах фабрично-заводского обучения;

— о переводе рабочих и служащих промышленных предприятий на военное положение для рассмотрения вопросов получения ими льгот как участникам Великой Отечественной войны. ВНИМАНИЕ. Списочный состав рабочих и служащих подобных предприятий в документах ГКО СССР отсутствует.

— об обучении и работе советских граждан по разминированию полей сражений в освобождённых от гитлеровской оккупации районах (планируемый количественный состав участников по отдельным регионам страны в документах ГКО СССР имеется);

ВНИМАНИЕ. Персональный состав этой категории граждан в РГАСПИ отсутствует.

— о выделении земельных участков под строительство военных, промышленных и иных объектов – для переоформления прав собственности на занимаемую территорию;

— о создании научно-исследовательских институтов, высших и средне-специальных учебных заведений, предприятий, организаций и т.п. – для переоформления уставных документов;

— о депортации и специальном переселении народностей СССР – для рассмотрения вопроса к оформлению удостоверений как жертвам политических репрессий

ВНИМАНИЕ. П ерсональный состав перемещаемых в постановлениях ГКО СССР отсутствует .

ВНИМАНИЕ. В РГАСПИ отсутствуют:

— персональные данные об участии в 1941 г. граждан на возведении оборонительных сооружений на рубежах, прикрывающих подступы к Москве:

— персональные данные о формировании личного состава истребительных батальонов и об участии батальонов в боевых операциях.

2.7. Документы Центрального штаба партизанского движения при Ставке Верховного главнокомандования (1942-1944)

РГАСПИ исполняет СПЗ органов социальной защиты населения, организаций и учреждений, военных комиссариатов, Российского общества Красного Креста и Красного Полумесяца, поисковых групп и отдельных заявителей о подтверждении участия граждан в партизанском движении в годы Великой Отечественной войны для рассмотрения на месте вопросов о предоставлении льгот как участникам войны, для организации с воинскими почестями похорон в случае смерти, для установления пенсий вдовам или несовершеннолетним детям, для установления надгробных памятников, и др. Основанием для подготовки положительных ответов являются составленные в ЦШПД личные дела на руководящий состав партизанских формирований (командиров, комиссаров, начальников штабов) и картотека ЦШПД на окончивших центральные школы подготовки партизанских кадров: разведчиков, подрывников, радистов, шифровальщиков, агентурных работников. Картотека партизан пополнялась в ЦШПД после получения от отдельных партизанских бригад или отрядов списков их личного состава.

ВНИМАНИЕ. Поскольку во время войны действовали 19 местных ШПД, руководивших деятельностью партизанских отрядов в своих регионах, то за получением необходимой архивной информации первоначально следует обращаться в архивы:

— Украинский (Молдавский) ШПД – в Центральный государственный архив общественных объединений Украины по адресу: 01011, Украина, г. Киев, ул. Кутузова, д. 8

-. Белорусский ШПД – в Национальный архив Республики Беларусь по адресу: 220114, Республика Беларусь, г. Минск, проспект Независимости, д.116

— Ленинградский ШПД – в Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга по адресу: 191015, г. Санкт-Петербург, ул. Таврическая, д.39

— Сталинградский ШПД – в Центр документации новейшей истории Волгоградской области по адресу: 400005, г. Волгоград, ул. Дымченко, д.16

— Брянский (Орловский) ШПД – в Государственный архив Брянской области по адресу: 241050, г. Брянск, ул. Фокина, д. 45-а

-. Калининский ШПД – в Тверской центр документации новейшей истории по адресу: 170100, г. Тверь, ул. Вокзальная, д.10

— Воронежский ШПД – в Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области по адресу: 394006, г. Воронеж, ул. Орджоникидзе, д.31

— Смоленский (Западный) ШПД – в Государственный архив Смоленской области по адресу: 214000, г. Смоленск, Соборный двор, д.5

— Карельский ШПД – в Карельский государственный архив новейшей истории по адресу: 185035, г. Петрозаводск, ул. Андропова, д. 5-а

— Крымский ШПД – в Государственный архив Автономной Республики Крым по адресу: 295050, г. Симферополь, ул. Кечкеметская, д.3

— Калмыцкий ШПД – в Национальный архив Республики Калмыкия по адресу: 358000, Республика Калмыкия, г. Элиста, ул. Пушкина, д.9-а

— Южный (Краснодарский) ШПД, направлявший, в том числе, деятельность партизанских формирований в Ростовской области и на Ставрополье – в Центр документации новейшей истории Краснодарского края по адресу: 350000. г. Краснодар, ул. Академика Павлова, д.122

— Латвийский, Литовский и Эстонский ШПД .

ВНИМАНИЕ. В документах ЦШПД не отражено участие детей-подростков в партизанском движении, т.к. они в списки личного состава не входили.

В РГАСПИ отсутствуют сведения об участии советских граждан в партизанском движении и в Движении Сопротивления за пределами СССР.

На хранении имеется лишь небольшое количество документов, содержащих фрагментарную информацию об участии советских граждан в движении Сопротивления во Франции и о деятельности нелегальных организаций советских пленных в Германии (Ф. 553. Оп. 1, 2. 11 ед. хр.).

3. Запросы о наградах

Документы РГАСПИ о награждениях, способствующих оформлению званий «Ветеран труда» и получению соответствующих льгот

РГАСПИ исполняет СПЗ о награждениях на основе Постановлений Бюро и Секретариата ЦК ВЛКСМ о персональном награждении молодежи за конкретно достигнутые успехи:

— Почётной грамотой ЦК ВЛКСМ за активную работу по коммунистическому воспитанию молодёжи;

— Почётной грамотой ЦК ВЛКСМ со значком «ВЛКСМ 1918-1978» в честь 60-летия Ленинского комсомола; персональные награждения осуществлялись как на основании постановлений Секретариата ЦК ВЛКСМ, так и на основании постановлений местных комсомольских органов от имени ЦК ВЛКСМ (об этом см. ниже). Награждения трудовых коллективов производилось по линии ЦК ВЛКСМ без поимённого указания в принятых постановлениях членов бригад, цехов, научно-исследовательских организаций, учебных заведений, молодёжных клубов и т.п.;

— Почётной грамотой ЦС ВПО имени В.И. Ленина «За активную работу с пионерами»;

— Знаком ЦК ВЛКСМ и ВЦСПС «Наставник молодёжи»;

— Знаком ЦК ВЛКСМ «За активную работу в комсомоле»;

— Знаком ЦК ВЛКСМ и Советского подготовительного комитета XΙΙ Всемирного фестиваля молодёжи и студентов в Москве (1985 г.) «За активное участие в подготовке и проведении XΙΙ Всемирного фестиваля молодёжи и студентов»;

— Памятным значком ЦК ВЛКСМ «60 лет с именем В.И. Ленина»;

— Знаком ЦК ВЛКСМ «За активное участие в подготовке и проведении XX съезда ВЛКСМ»;

— Знаком ЦК ВЛКСМ «70 лет ВЛКСМ»;

— Знаком ЦК ВЛКСМ «Молодой гвардеец пятилетки» Ι степени (в золоте) — награждались выполнившие личный план ΙX и X пятилеток за 3,5 года.

РГАСПИ принимает к производству СПЗ о присуждении премий Ленинского комсомола в областях производства, науки и техники, литературы, искусства, журналистики, архитектуры. Для этого заявителю необходимо указать область деятельности, за работу в которой было присуждено лауреатское звание, и время принятия решения по данному вопросу.

РГАСПИ располагает документами для подтверждения сведений о занесении организаций, учреждений, средних, средне-специальных и высших учебных заведений, персонально отдельных граждан в Книгу Почета ЦК ВЛКСМ и в Книгу Почёта Всесоюзной пионерской организации имени В.И. Ленина.

Для поднятия трудового энтузиазма молодёжи из центра на места направлялось большое количество чистых бланков Почётных грамот, знаков (значков) с удостоверениями к ним, которые вручались от имени ЦК ВЛКСМ представляемым к награждениям на основании соответствующих постановлений местных комсомольских органов.

ВНИМАНИЕ. По многим наградам списочные составы награждённых в ЦК ВЛКСМ не поступали, поэтому они отсутствуют в фондах РГАСПИ. Выполняя постановление Секретариата ЦК ВЛКСМ от 18 апреля 1957 г., местные органы комсомола один раз в год (к 1 января) предоставляли в ЦК ВЛКСМ только количественный состав награждённых по региону за истекший год.

ВНИМАНИЕ. Перечень наград, по которым в ЦК ВЛКСМ документы не поступали:

— Почётная грамота ЦК ВЛКСМ со значком «ВЛКСМ 1918-1978» в честь 60-летия Ленинского комсомола вручалась преимущественно от имени ЦК ВЛКСМ представленным к награждению по постановлениям соответствующих обкомов, крайкомов комсомола, ЦК ЛКСМ союзных республик;

— Знак ЦК ВЛКСМ «Молодой гвардеец пятилетки» ΙΙΙ степени (в бронзе) вручался за выполнение личного плана ΙX и X пятилеток на 4,5 года, а ΙΙ степени (в серебре) – за 4 года. Право награждения от имени ЦК ВЛКСМ знаком в бронзе и серебре представлялось Бюро ЦК ЛКСМ союзных республик, крайкомов и обкомов комсомола по представлению окружкомов, горкомов и райкомов комсомола;

— Знак ЦК ВЛКСМ «Молодой гвардеец XΙ пятилетки» был ΙΙ и Ι степеней. Высшей степенью знака являлась первая. Решение о награждениях знаками ΙΙ степени от имени ЦК ВЛКСМ принимали Бюро горкома, райкома комсомола по представлению первичных комсомольских организаций; Ι степени – Бюро ЦК ЛКСМ союзных республик, крайкомов, обкомов комсомола;

— Значок ЦК ВЛКСМ «Мастер-умелец» вручался от имени ЦК ВЛКСМ на основании решений горкомов, райкомов, комитетов комсомола с правами райкома;

— Знак ЦК ВЛКСМ «Мастер – золотые руки» вручался от имени ЦК ВЛКСМ на основании постановлений Бюро ЦК ЛКСМ союзных республик, крайкомов и обкомов комсомола;

— Значок ЦК ВЛКСМ «Молодому передовику производства» вручался от имени ЦК ВЛКСМ на основании постановлений соответствующих обкомов, крайкомов комсомола и ЦК ЛКСМ союзных республик по представлению райкомов, горкомов комсомола;

— Знак ЦК ВЛКСМ «Трудовая доблесть» вручался от имени ЦК ВЛКСМ на основании постановлений Бюро ЦК союзных республик, обкомов и крайкомов комсомола за достижение высоких показателей в социалистическом соревновании и за досрочное выполнение заданий 1985 г. и XΙ пятилетки;

— Значок ЦК ВЛКСМ « Ударник 1974, определяющего ода пятилетки» вручался от имени ЦК ВЛКСМ на основании решений горкомов, райкомов, комитетов комсомола с правами райкома по представлению первичных комсомольских организаций.

ВНИМАНИЕ. РГАСПИ не хранит документы о награждении Юбилейной Почётной грамотой ЦК КПСС, Совета Министров СССР, ВЦСПС, ЦК ВЛКСМ к 70-летию Великой Октябрьской социалистической революции (1987 г.). Грамота вручалась на местах от имени указанных руководящих органов партии, государства, профессиональных союзов и комсомола во исполнение постановлений ЦК компартий союзных республик, крайкомов, обкомов, горкомов, райкомов партии, принятых совместно с соответствующими советским, профсоюзными и комсомольскими органами;

ВНИМАНИЕ. РГАСПИ не хранит документов профсоюзных организаций и органов советской власти. В связи с этим архив не может подтвердить часто запрашиваемые данные о награждениях, например, знаками «Ударник коммунистического труда» или «Победитель социалистического соревнования», которые рассматривались на совместных заседаниях администрации и профсоюзного комитета той организации, где работали представляемые к наградам. Награждения утверждались, как правило, Исполкомами Советов народных депутатов по месту нахождения тех организаций, принявших представления к награждениям.

ВНИМАНИЕ. РГАСПИ не хранит документов:

— о насильственном угоне советских граждан в Германию или на территорию оккупированных ею стран, использовании их труда в указанных странах;

— о советских военнопленных, нахождении их в фашистских концлагерях, прохождении ими проверки в советских фильтрационных лагерях;

Информируем, что в целях оптимизации работы по исполнению запросов и сокращения непрофильных запросов, поступающих в архивы, с 1 января 2015 года введена в эксплуатацию Автоматизированная система регистрации, учета и контроля за исполнением запросов заявителей (далее – АС «Запросы»), поступающих в Справочно-информационный центр федеральных архивов (далее – Центр) и федеральные архивы, расположенные в г. Москве, в том числе в РГАСПИ.

Ознакомиться с нормативными документами, определяющими деятельность Центра, порядок работы с обращениями заявителей, получить сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах федеральных государственных архивов, осуществляющих информационное обеспечение заявителей, и информацию о местах хранения документов (по личному составу), необходимых для подтверждения фактов работы, учебы, награждения, актов гражданского состояния, а также подать запрос можно на странице http://rgantd.ru/spravochno-informatsionnyi-tsentr.shtml

Также запросы принимаются на почтовый адрес РГАСПИ, по электронной почте архива и при личном обращении в архив по понедельникам — четвергам с 10.00 до 17.00 часов, по пятницам – с 10.00 до 16.00.

В связи с переходом РГАСПИ на автоматизированную регистрацию запросов обращаем внимание заявителей на необходимость заполнять анкеты-заявления в строгом соответствии с образцами бланков, представленных на сайте архива. Напоминаем, что на каждого человека, о котором запрашивается информация, заполняется отдельная анкета-заявление.

Получить информацию о запросах, поступивших в РГАСПИ с 1 января 2015 года, можно по телефону 8(495)-694-26-92 .

Уважаемые заявители! Если Вы хотите получать от архива автоматические уведомления о том, что Ваш запрос принят, просим при отправке использовать соответствующую опцию в вашей электронной почте

Как сделать правильный запрос в архив о предках

Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках. Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения. Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление. Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.

Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, обратите внимание на немаловажный психологический фактор при общении с представителями региональных организаций, куда должны передаваться документы возрастом более ста лет из органов ЗАГС. Основатели сайта livemem.ru проводили поиск родственников более чем в пятидесяти регионах страны и, учитывая эту статистику, выявлено, что большинство персонала государственных архивов является образованными и интеллигентными людьми. По словам сотрудников, не в их интересах затягивать процесс обработки архивных запросов, так как, чем скорее они помогут заявителю, тем быстрее приступят к непосредственным обязанностям. Стоит учесть и тот факт, что доходы от решения задач по запросам о родственниках (а это платная услуга) идут в казну, а не какому-либо конкретному исполнителю. Ввиду того, что ответы на запросы в архив о предках не относятся к основной деятельности работников, Ваша заявка может быть отклонена без объяснения причин отказа или с предоставлением формальной отписки. На некоторых интернет-ресурсах федеральных учреждений так и написано: «архив не обрабатывает запросы генеалогического характера о родственниках из-за сильной занятости специалистов».

С органами ЗАГС (записи актов гражданского состояния) дела обстоят иначе. Ответить на запрос в архив о родственниках они обязаны. Заявки кардинально различаются, кого-то интересует брак или его расторжение между старшими членами семьи, другие ищут свидетельство о рождении или смерти родственника. Законодательство периодически меняется, из-за чего точную процедуру исполнения запросов в архив о предках следует узнавать на момент обращения. В учреждении могут потребовать доказательство родства с личностью или свидетельство о ее смерти. Например, в ходе одного из исследований рода, сотрудник отдела хранения документов в органе ЗАГС уточнил, что допускается запрашивать сведения только об умерших, причем делать это без дополнительных разрешений могут лишь дети. Предполагается, что люди будут восстанавливать свидетельства лично либо через полномочных представителей. То есть, внук, при живых родителях, не получит положительный результат на запрос в архив о родственниках третьего поколения (дедушках или бабушках). Если отец или мать не могут заниматься поиском данных, то они должны оформить у нотариуса доверенность на имя исполнителя, которым может быть кто угодно. Однако, как уже сказано, актуальный алгоритм действий становится известен в конкретной ситуации в период ее возникновения и зависит от степени родства гражданина, посылающего запрос в архив о предках, с искомой персоной. В строгих правилах присутствует логика. Мало кто из читателей обрадуется тому факту, что некто чужой беспрепятственно «копается» в биографии и отношениях их родственников либо проводит изучение истории семьи, стараясь найти компромат в корыстных целях.

Как сделать запрос в архив о родственниках семьи

После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более «молодые» записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.

Рассматривая случай с запросом поиска фактов о родственниках из метрических тетрадей церкви (предшественники книг с актами гражданского состояния, которые являлись официальным документом ~ до 1917 года), стоит обратить внимание на то, что поступать необходимо наоборот. Первоначально, запрашивайте сведения о предках у федеральных архивов в зависимости от региона, где произошло событие, а если записи не были переданы им на хранение, то заявителя перенаправят к органам ЗАГС. Отметим запутанную неразбериху с районами, где в рамках административно-территориального деления иногда менялись границы. Встречаются неоднозначные ситуации, когда деревня (село, город) и приход ее церкви, например, в 1850 году относилась к одной губернии, а в 1851 — уже к другой. Значит, и церковные метрические книги с семейной историей предков по данному населенному пункту могут находиться у двух региональных архивов. Есть вероятность, что гражданину об этом не сообщат, а на запрос ответят классической отпиской «не обнаружено». При сомнениях на тему тщательности обработки запроса в архив о родственниках — продублируйте письмо в учреждения соседних городов, куда могли быть отправлены книги с записями обрядов предков по спорным территориям.

Теперь объясним непосредственно саму процедуру оформления архивной заявки на поиск сведений о предках с написанием правильного текстового сопровождения. Рассмотрим ситуацию на примере генеалогического запроса в государственный архив, так как в случае с органами ЗАГС — действия достаточно схожи, а подготовленные нами формы по ссылке для бесплатного скачивания в конце публикации не нуждаются в дополнительном разъяснении. Запрос в архив о родственниках можно условно разделить на три блока (как в образце на первой фотографии): куда отправляется обращение, его суть и кем направлено. Сразу скажем, что все части обязательны к заполнению, если хотя бы одна будет пропущена, то с вероятностью 99% Ваше заявление будет отклонено. Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, зайдите на сайт учреждения или уточните по телефону, занимаются ли сотрудники их исполнением в принципе. И если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведется, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление — по электронной почте или традиционным письмом. Когда запросы обрабатываются только на физическом носителе (в письменном виде), не лишним будет укомплектовать посылку вторым конвертом. Увы, по рассказам архивистов, иногда именно из-за отсутствия собственных средств пересылки, запросы о родственниках могут быть проигнорированы (чем меньше архив, тем скромнее бюджет на общение о предках семьи).

Что касается содержания документа, то необходимо знать следующие нюансы. Архив, куда посылается запрос о предках семьи, и отправитель располагаются в визуально едином пространстве — в левом верхнем углу. При этом, заявка должна направляться на имя директора. Точное наименование и актуального руководителя Вы найдете на сайте учреждения. Выглядит эта часть запроса сведений о родственниках примерно так: «Директору государственного архива такого-то субъекта Российской Федерации (области, республики, края и т.д.), его фамилия, имя, отчество (с новой строки)». Далее укажите в бланке Ф.И.О. заявителя, его адрес фактического проживания (где Вы сможете получать корреспонденцию), а также контактные данные (номер телефона или электронную почту, а лучше оба варианта). Анонимные запросы в архив о родственниках семьи и обращения без указания средств обратной связи по понятным причинам к исполнению сотрудниками не принимаются.

Как составить текст заявления, чтобы повысить шансы на положительный результат? Считаем нужным опровергнуть распространенный миф, который гласит: «чем подробнее изложить суть запроса в архив о предках, тем выше вероятность получить ответ со сведениями родственников». Такой подход актуален при взаимодействии с частными генеалогами или профильными организациями наподобие нашего бюро фамильных исследований «Хранители семейных тайн». Но с государственными учреждениями все должно происходить абсолютно наоборот. Чем четче и лаконичнее сформулирована задача, тем больше шансов добиться от архива решения поставленного вопроса и рассмотрения запроса о родственниках в небольшие сроки. Не стоит писать сочинение об уважении к предкам, укажите лишь точные факты: место с датой рождения, населенный пункт, имя родственника, степень родства, а также тип записи. Можно написать примерные данные, но это увеличит стоимость и время исполнения генеалогического запроса в архив о предках, а в некоторых случаях сделает поиск информации о родственниках невозможным. В конце архивного запроса отметьте, что интерес связан с восстановлением родословной, и Вы обязуетесь оплатить работу. Постарайтесь уместить суть в 3-4 строки.

Грамотное обращение в архив с запросом о восстановлении истории предков выглядит примерно так: «Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N. При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги.» Когда интересует обряд бракосочетания предков, то просто замените фразу о рождении на соответствующий текст о браке. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде «проведите генеалогическое исследование рода» либо «хочу узнать родословную своей фамилии». Решение таких задач довольно затруднено, и архив вряд ли за них возьмется, так как генеалогия семьи — не профильное направление его деятельности. В неформальных беседах архивисты отмечают, что вежливое и культурное общение дополнительно мотивирует на качественное выполнение работы, что, в принципе, вполне закономерно. На отдельных сайтах учреждений в разделе с правилами обработки заявлений пишут: «не рассматриваются запросы в архив о родственниках, содержащие нецензурные выражения». Страшно представить, с каким населением приходится иметь дело. Не теряйте лицо, не порочьте память о предках и ведите себя достойно!

Внизу бланка поставьте дату и распишитесь. То есть, Вам необходимо распечатать документ, подписать и отсканировать его (если речь о пересылке по электронной почте). Обращаем внимание читателей на то, что нет никакого смысла дублировать отправку запроса в архив о родственниках, так как новое обращение встанет в конец очереди и создаст лишнюю нагрузку на сотрудников. Лучше, направьте в учреждение вопрос: «прошу уточнить стадию исполнения моего запроса от даты Y, заявитель такой-то». По поводу сроков выделим тот факт, что выполнение работы архивом может занять как считанные дни, так и несколько месяцев. В интернете известны подтвержденные случаи, когда ответа приходилось ждать и 10 месяцев. Однако, справедливости ради отметим, что на архивные запросы о предках, подготовленные специалистами livemem.ru, результат, обычно, приходит в течение 1-2 недель, что еще раз подтверждает важность правильного оформления и четкой постановки задачи. Учитывая все наши советы при подготовке заявления, Вы сможете сделать корректный запрос в архив о родственниках и получить сведения о членах семьи. Кстати, рекомендуем заказать в нашем генеалогическом бюро подробный план проведения исследования, который ощутимо облегчит реализацию поиска предков, а также повысит эффективность затраченного времени и вложенных средств на восстановление родословной.

Автор: Андреев Максим Александрович