Какие документы нужны для электронной подписи ип

Электронная цифровая подпись для ИП

Индивидуальный предприниматель обязан представлять некоторые виды отчётности только в электронном виде. Для этого ИП использует электронную подпись (ЭП).

ЭП — это совокупность специальных реквизитов, которые содержат сведения о её владельце. Такая технология позволяет не только работать с электронной документацией, но и удалённо взаимодействовать с контрагентами, принимать участие в электронных торгах, работать на госпорталах. Выпуск электронной подписи всегда осуществляется для конкретного физлица.

В чём отличие подписи ИП от ЭП юридического или физического лица

В зависимости от того, на кого выпущена электронная подпись, она имеет различные функции.

ЭП юрлица

Подпись для руководителя компании содержит общие сведения и данные юрлица. Её используют для подписания документов от имени организации и для ЭДО.

ЭП физлица

С ЭП физлица можно работать на госпорталах, подписывать кадровые документы или подавать заявления в учебные заведения. Также гражданин может удалённо зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя на сайте nalog.ru. Чтобы сдавать отчётность и подписывать файлы от имени фирмы ЭП физлица, подпись должна быть квалифицированной, а на сотрудника составляют доверенность. Только после этого государственные ведомства работают с такой подписью, а документы приобретают юридическую значимость.

ЭП индивидуального предпринимателя

В ЭП для ИП содержатся данные об основном регистрационном номере индивидуального предпринимателя. Ей можно подписывать любые цифровые файлы и документы, а также осуществлять юридически значимый документооборот. Она равнозначна рукописной подписи.

Какая ЭЦП нужна ИП

Существует три вида подписи:

Простая ЭП;
Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП);
Усиленная квалифицированная ЭП.

Индивидуальные предприниматели используют квалифицированную электронную подпись — КЭП ИП. НЭП подойдёт только для внутреннего ЭДО. При этом, чтобы взаимодействовать с контрагентами, стороны должны заключить специальное соглашение. В документе прописывают правила использования такой подписи и взаимное признание её юридической силы.

Сдавать отчётность в контролирующие органы можно только с квалифицированной электронной подписью. А для работы с партнёрами не требуется заключать дополнительных договоров. КЭП является полным аналогом собственноручной подписи.

Далее рассмотрим, как и где получить КЭП индивидуального предпринимателя.

Как получить ЭЦП для ИП в налоговой

ЭП для ИП можно получить, обратившись в удостоверяющий центр ФНС или к доверенному лицу ведомства. Для получения потребуется заполнить заявку, приехать в местное отделение налоговой службы, представить необходимые документы. Услуга предоставляется бесплатно. Для оформления необходимо купить сертифицированный физический носитель для хранения электронной подписи — USB-токен. Устройство должно иметь сертификацию от ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий носитель для КЭП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Заявление подаётся двумя способами: онлайн или лично в отделении. Каждый вариант имеет свои нюансы.

Онлайн

Дистанционно отправляется только заявление на получение КЭП. Налоговая не выдаёт электронные подписи удалённо, так как для этой процедуры требуется подтверждение личности будущего владельца.

Заявка формируется в личном кабинете ФНС в соответствующем разделе. Документ заполняется автоматически. После этого предпринимателю нужно посетить налоговую лично.

Лично

Бумажное заявление на выдачу КЭП можно заполнить в ФНС или заранее, предварительно распечатав документ с сайта налоговой.

Что делать дальше

В конечном счёте индивидуальному предпринимателю нужно лично посетить ФНС, вне зависимости от формы заявления. Получить электронную подпись по доверенности нельзя. При себе необходимо иметь паспорт, СНИЛС, ИНН и токен.

Перечень подходящих отделений представлен на сайте ведомства в разделе «Порядок получения электронной подписи». Записываться на приём не нужно. Клиенты налоговой обслуживаются в порядке очереди по графику филиала. Индивидуальному предпринимателю лучше запланировать визит заранее и выделить дополнительное время.

УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском КЭП индивидуального предпринимателя. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.

Важно

Сотрудники и доверенные лица ИП не могут получить бесплатную КЭП налоговой. Также за них этого не может сделать сам индивидуальный предприниматель. Данным категориям граждан требуется получить КЭП физического лица. Для этого необходимо обратиться в коммерческий удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию от Министерства цифрового развития. Их список ограничен. Актуальный перечень таких организаций представлен на сайте ведомства.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.

Сотрудники и доверенные лица ИП используют электронную подпись физического лица совместно с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Именно МЧД даёт право осуществлять деятельность от лица предпринимателя. В документе указываются срок действия и переданные полномочия.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Зачем покупать токен и устанавливать КриптоПро

КЭП хранится только у владельца. Чтобы начать с ней работать, токен вставляется в компьютер. Удалённо применить электронную подпись нельзя. Сделано это для того, чтобы подписью не воспользовались злоумышленники, а зашифрованная информация не попала в руки третьим лицам. Хранение ЭЦП на ключевом носителе — это гарантия информационной безопасности.

Как выбрать ключевой носитель для ФНС, мы рассказывали в нашей статье.

Для работы с КЭП нужно установить на компьютер специальную программу — криптопровайдер. Данный модуль создаёт, шифрует и защищает подписанную информацию от изменений. Одной из таких программ является КриптоПро CSP.

Как установить КриптоПро, мы подробно описали в нашей статье.

КриптоПро CSP — это средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Без СКЗИ электронная подпись работать не будет. На сайте производителя можно скачать пробную версию программы. По истечении трёх месяцев пользователю нужно купить лицензию.

Выбрать подходящую лицензию КриптоПро для ЭЦП ФНС рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.

Как применить ЭЦП на практике

Чтобы подписать документ, пользователю необходимо:

Вставить токен в USB-разъём компьютера.

Запустить программу с цифровым документом.

Выбрать актуальный сертификат.

Отправить файл в системе электронного документооборота, сохранить в компьютере или на стороннем носителе.

Сколько стоит ЭЦП для ИП

Квалифицированная электронная подпись ФНС выдаётся бесплатно. Предпринимателю нужно заплатить только за ключевой носитель и лицензию КриптоПро.

Цена токена зависит от модели и производителя. Например, устройства для ЕГАИС будут стоить дороже. Это связано с тем, что память носителя уже содержит СКЗИ.

КриптоПро нужно устанавливать для каждого компьютера, где будет применяться электронная подпись. Если для работы используется несколько ПК, предпринимателю придётся потратиться.

Сколько времени занимает оформление ЭЦП

Законодательством не установлен срок выдачи КЭП в ФНС. Процесс оформления зависит от загруженности выбранного отделения. Если пакет документов и токен в порядке, предприниматель получит электронную подпись в день визита. В редких случаях это занимает больше времени.

Период действия сертификата КЭП

С 1 января 2022 года, налоговая служба выдаёт сертификаты с фиксированным сроком действия — 15 месяцев. Ранее сертификат КЭП действовал один год.

Квалифицированная электронная подпись, полученная в налоговой, продлевается удалённо через личный кабинет пользователя. КЭП полученная в коммерческом удостоверяющем центре, действует до конца срока действия. Далее предпринимателю нужно обратиться в ФНС для создания новой КЭП.

Зачем нужна электронная подпись ИП

С помощью КЭП индивидуальный предприниматель может:

подписывать электронную документацию;

пользоваться услугами различных государственных инфосистем;

принимать участие в электронных торгах на различных интернет-площадках;

взаимодействовать с ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и другими сервисами.

Отчётность

Чтобы подавать бухгалтерскую или налоговую отчётность в электронном формате, необходимо обеспечить её информационную безопасность. В этих целях используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ).

сохранить конфиденциальность переписки;
корректно идентифицировать налогоплательщика, подающего отчётную документацию;
защитить отчётность от внесения исправлений со стороны налогоплательщика.

Ключи для расшифровки документов есть только у ФНС, поэтому получить доступ к отчётным данным может только налоговый орган.

ЭДО

В системе внешнего электронного документооборота квалифицированный сертификат ЭП для ИП применяется, чтобы взаимодействовать с контролирующими органами, размещать информацию на госпорталах и участвовать в электронных торгах. Это обусловлено тем, что:

электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, считается юридически значимым;
КЭП можно использовать в любом виде ЭДО.

Торги

Наличие электронно-цифровой подписи для участия в электронных торгах является обязательным. Без неё ИП не сможет подать заявку на аккредитацию и участие в процедурах, а также вносить ценовые предложения на аукционе или редукционе. Для этого подойдёт специальная ЭЦП для участия в торгах.

Госуслуги

С квалифицированной электронной подписью ИП может получить доступ ко всем сервисам государственного портала. Квалифицированная электронная подпись для Госуслуг позволяет предпринимателю получить:

выписки ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
разрешение на монтаж конструкций;
разрешение для передвижения грузовых транспортных средств;
разрешение на ведение профессиональной деятельности.

ЕГАИС

Квалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые необходимо отправить в ЕГАИС. Однако это должна быть специальная электронная подпись для ЕГАИС. Она выпускается только на носителях JaCarta-2 PKI\ГОСТ\SE и Рутокен ЭЦП 2.0 и имеет отличительный криптопровайдер. Перед использованием в других информационных системах следует удостовериться в возможности взаимодействия. ЕГАИС и портал ФНС поддерживают такой вид носителя. Следовательно, с такой КЭП пользователь сможет сдавать налоговую отчётность.

Количество торговых точек у индивидуального предпринимателя не имеет значения – достаточно одного сертификата КЭП. Работники филиала используют подпись работника ИП вместе с доверенностью.

Электронная подпись необходима на каждом этапе: от производства товара до его продажи. К примеру, при формировании накладной поставщик отправляет её цифровую копию, подтверждённую электронной подписью, в ЕГАИС. Торговец розничными товарами проверяет соответствие данных ЕГАИС с фактической поставкой. Если обнаружатся расхождения, он может составить соответствующий акт, который также нужно заверить с помощью ЭП.

Продукты по направлению

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

Сервис получения ЭП и поиска аукционов из программы 1С

Какие документы нужны для получения электронной подписи?

С 1 июля 2020 года, в соответствии с поправками в законодательство (статья 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»), удостоверяющий центр ITCOM выдаёт сертификаты ЭП только их будущему владельцу. Сертификат электронной подписи для руководителя организации или ИП выдается в офисах, где открыты подразделения доверенного лица УЦ ФНС — УЦ Основание (АО «Аналитический Центр»).

Ниже вы найдете перечень документов, которые необходимы для оформления заявки на получение сертификата ЭП, и список документов, которые нужно взять с собой в офис удостоверяющего центра для идентификации личности.

Для сотрудника организации

Документы для оформления заявки на получение сертификата

Паспорт (скан)
СНИЛС (скан)
Документ на имя будущего владельца сертификата ЭП о предоставлении прав действовать от имени руководителя организации (скан)
Заявление на изготовление сертификата электронной подписи (скан)
Документ на уполномоченное лицо о праве исполнять обязанности руководителя организации (скан) Потребуется в случаях, когда заявление на выпуск ЭП подписывает уполномоченное лицо ИО руководителя организации. По вопросам оформления обратитесь к менеджеру УЦ ITCOM по телефону: 8 800 333 91 03

  * В редких случаях, для оформления заявления, менеджер может дополнительно запросить скан выписки из ЕГРЮЛ.