Обновленный отчет 6‑НДФЛ с 2023 года: как заполнить и сдать
С отчетности за 1 квартал 2023 года применяется обновленная форма отчета 6‑НДФЛ в налоговую. Расскажем, как работодателям заполнить и сдать 6‑НДФЛ за периоды 2023 года, приведем пример заполнения формы — в том числе для случая, когда зарплата за декабрь 2022 выплачена в январе.
Что вы узнаете
- Кто и как должен сдавать отчет 6‑НДФЛ в 2023 году
- Как заполнять 6‑НДФЛ с отчетности за 1 квартал 2023
- Новая форма 6‑НДФЛ с 2023 года: образец заполнения
- Бывают ли нулевые отчеты 6‑НДФЛ
- Ответственность за нарушения по 6‑НДФЛ в 2023 году
Кто и как должен сдавать отчет 6‑НДФЛ в 2023 году
Кто должен отчитываться
Отчет по форме 6-НДФЛ должны сдавать все компании и ИП, которые выступают налоговыми агентами по НДФЛ. То есть выплачивают доходы гражданам. Обычно это такие выплаты физлицам:
- по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ, оказание услуг;
- материальная помощь или подарки с суммы более 4 000 рублей.
В каком виде отчитываться
- на бумаге — если 9 сотрудников и менее;
- в электронном виде по ТКС — если 10 и более сотрудников.
Большинство зарплатных отчетов — РСВ, перссведения о физлицах в налоговую, форму ЕФС‑1 в Соцфонд — разрешается сдавать на бумаге, если у компании (ИП) до 10 работников включительно. По НДФЛ — более строгий критерий. При десяти работниках уже нужен электронный отчет (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Куда сдавать 6-НДФЛ
Компании направляют 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту регистрации, ИП — по месту жительства.
Особый порядок для ИП на патенте
Предприниматель может жить в одном регионе, а вести деятельность на ПСН в другом регионе. Тогда по сотрудникам, которые заняты в «патентном» бизнесе, отчет сдается в ФНС по месту учета как плательщика ПСН. Предприниматель должен сдавать два отчета, если он совмещает УСН и ПСН в разных регионах и на обоих спецрежимах ведет бизнес с привлечением сотрудников.
Особый порядок для компаний с обособками
Обособленные подразделения (ОП) должны отправлять отчет 6‑НДФЛ по своему месту учета, если выплачивали зарплату сотрудникам или доход физлицам по ГПД. Причем должны соблюдаться такие условия:
- место работы сотрудника согласно трудовому договору — это ОП;
- ГПД с физлицом заключен от имени обособленного подразделения.
Если в одном муниципальном образовании несколько ОП, можно сдавать один расчет по месту учета ответственного подразделения. Для выбора такого ОП надо подать в налоговую специальное уведомление.
Заполнить и сдать 6‑НДФЛ по обособке без ошибок можно в СБИС. Если ведете учет в системе, то все данные будут заполнены автоматически.
В какие сроки представлять расчет НДФЛ с 2023 года
Налоговые агенты сдают 6-НДФЛ:
- по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев — ежеквартально не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- по итогам отчетного года — до 25 февраля включительно.
Если день сдачи выпадает на выходной, то крайний срок переносится на следующий рабочий день после выходного.
Сроки сдачи 6‑НДФЛ за 2023 год
| Отчетный период | Срок сдачи |
|---|---|
| 1 квартал | 25 апреля 2023 |
| Полугодие | 25 июля 2023 |
| 9 месяцев | 25 октября 2023 |
| Год | 26 февраля 2024 (25 февраля — воскресенье) |
Как заполнять 6‑НДФЛ с отчетности за 1 квартал 2023
ФНС России приказом от 29.09.2022 № ЕД‑7‑11/881@ внесла изменения в форму отчета, утвержденную приказом от 15.10.2022 № ЕД‑7‑11/753@.
Основное изменение — в разделе 1 формы больше не надо указывать дату перечисления НДФЛ, так как с 2023 года налог уплачивается по единому сроку. Более подробно об изменениях по налогу на доходы физических лиц с 2023 года читайте в статье.
В СБИС все формы в актуальном состоянии, понятный интерфейс. Система позволяет заполнить отчет по разным ставкам, если применяли разные тарифы, сама посчитает итоговые показатели. Если вы ведете учет в СБИС, то 6‑НДФЛ заполнится автоматически. Даже при небольшом количестве сотрудников удобно отчитываться электронно. В сервисе «СБИС Отчетность» календарь напомнит о сроках сдачи, все отчеты будут храниться вместе. Вы сможете отслеживать статусы отправленных документов и оперативно узнаете, что проверяющие приняли отчет или отклонили.
Удобная онлайн‑отправка отчетности в ИФНС
Рассмотрим, как заполняются конкретные поля (строки) формы.
Титульный лист
На титульном листе отражаются:
- ИНН и КПП (при наличии). Если отчет сдается за обособленное подразделение — КПП этой обособки, а при сдаче отчета за несколько обособок через одно ответственное подразделение — КПП ответственного ОП.
- Номер корректировки. Если 6‑НДФЛ сдается в первый раз, то номер должен выглядеть так: «0—». Если отчет корректировочный — «1—» и далее, согласно порядковому номеру корректировки. Когда заполняете отчет в СБИС, прочерки при заполнении формы вы не увидите, а при печати они проставятся автоматически. Поэтому если сдаете отчет первый раз, укажите в программе «0», если готовите первую корректировку — «1», вторую — «2» и т.д.
- Код отчетного периода: для отчета за 1 квартал — «21», полугодие — «31», 9 месяцев — «33», год — «34». Полный перечень кодов смотрите в Приложении № 1 к Порядку заполнения. Помимо основных перечисленных выше кодов там, например, приведены шифры для ситуаций, когда компания (ИП) закрывается и сдает свой последний отчет.
- Отчетный год — «2023».
- Код налогового органа, куда подается отчет. Узнать код ИФНС можно на сайте налоговой по адресу места регистрации.
- Код по месту нахождения или учета (Приложение № 2 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ). Например, организации ставят «214», а ИП — «120». Обособленные подразделения — «220».
- Наименование компании или ФИО предпринимателя.
- Код ОКТМО по месту регистрации компании (обособки) / ИП. Узнать его можно на сайте налоговой.
- Контактный номер телефона.
- Количество листов расчета и приложений.
В разделе для подтверждения достоверности сведений проставляется код:
- «1» — если компания (ИП) сдает отчет самостоятельно;
- «2» — если 6‑НДФЛ сдается по доверенности через представителя.
Далее указываются ФИО генерального директора или уполномоченного лица. Предприниматель, который сдает отчет самостоятельно, не указывает ФИО в этом блоке.
В завершение работодатель (его представитель) подписывает 6‑НДФЛ и указывает дату подписания расчета. Если отчет сдает и подписывает представитель, то в последних строчках надо указать название и реквизиты документа, который подтверждает полномочия (реквизиты доверенности).
Поля на титульном листе для особых случаев
При реорганизации (ликвидации) компании или лишении полномочий обособленного подразделения дополнительно заполняются:
- код соответствующего мероприятия из Приложения № 4 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ;
- ИНН и КПП реорганизованной компании или лишенного полномочий обособленного подразделения.
Раздел 1
В поле 010 указывается КБК по налогу. Полный перечень КБК — на сайте ФНС. Для каждого КБК заполняется отдельный раздел 1. Популярные коды привели в таблице.
| КБК для НДФЛ с выплаты резидентам | Вид выплаты |
|---|---|
| Доходы до 5 млн руб. включительно (кроме дивидендов) | |
| Дивиденды до 5 млн руб. включительно | |
| Та часть доходов, которая превышает 5 млн руб. (кроме дивидендов) | |
| Та часть дивидендов, которая превышает 5 млн руб. |
В поле 020 указывается сумма НДФЛ, который подлежал перечислению за последние три месяца отчетного периода. Например, в отчете за полугодие это будут суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в апреле, мае, июне.
В полях 021–024 детализируется показатель из поля 020 — указываются суммы налога, подлежащие уплате по установленным срокам перечисления НДФЛ за последние три месяца отчетного периода. При этом поле 024 заполняется только в годовом расчете — оно для НДФЛ, который вы должны уплатить в последний рабочий день года за период с 23 по 31 декабря. Значение поля 020 должно равняться сумме полей 021–024.
Заполнение полей 021–024 формы 6‑НДФЛ с 2023 года
| Отчетный период | Налог удержанный | |||
|---|---|---|---|---|
| Поле 021 (по первому сроку перечисления) | Поле 022 (по второму сроку перечисления) | Поле 023 (по третьему сроку перечисления) | Поле 024 (по четвертому сроку перечисления) | |
| 1 квартал | С 1 по 22 января | С 23 января по 22 февраля | С 23 февраля по 22 марта | Не заполняется |
| Полугодие | С 23 марта по 22 апреля | С 23 апреля по 22 мая | С 23 мая по 22 июня | Не заполняется |
| 9 месяцев | С 23 июня по 22 июля | С 23 июля по 22 августа | С 23 августа по 22 сентября | Не заполняется |
| Год | С 23 Сентября по 22 октября | С 23 октября по 22 ноября | С 23 ноября по 22 декабря | С 22 по 31 декабря |
Поля 030–032 для случаев возврата НДФЛ
Если возвращали работникам ранее удержанный НДФЛ, заполняются поля:
- 030 — общая сумма возвращенного налога за последние три месяца отчетного периода;
- 031 — дата возврата;
- 032 — сумма НДФЛ, возвращенного в указанную дату.
Раздел 2
В поле 100 указывается ставка НДФЛ, по которой рассчитали налог. По общему правилу это 13% (ст. 224 НК РФ).
Для каждой ставки НДФЛ заполняется отдельный раздел 2.
В поле 105 указывается тот же КБК, что и в поле 010 раздела 1.
В полях 110–115 отражаются суммы начисленного дохода нарастающим итогом с начала года. По общему правилу это выплаченный доход, так как датой получения дохода по общему правилу является день выплаты. То есть пока зарплата реально не выплачена, дохода для целей заполнения 6‑НДФЛ нет, даже если в бухучете вы начислили доход сотруднику. При этом поле 110 — это общая сумма начисленного (выплаченного) дохода, а поля 111–115 — это расшифровка показателя из поля 110 по видам доходов:
- 111 — дивиденды;
- 112 — выплаты по трудовым договорам;
- 113 — вознаграждения физлицам по гражданско‑правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (ГПД);
- 115 — выплаты высококвалифицированным специалистам, указанные в полях 112 и 113.
В поле 120 указывается количество физлиц, которым в отчетном периоде были облагаемые выплаты. Для поля 121 выделите из поля 120 количество высококвалифицированных специалистов.
В поле 130 проставляется сумма вычетов, предоставленных физлицам в отчетном году.
Поля 140–142 — для информации об исчисленном с начала года НДФЛ. При этом указываются:
- в поле 140 — общая сумма исчисленного налога;
- 141 — НДФЛ с дивидендов;
- 142 — НДФЛ с выплат высококвалифицированным специалистам.
Поля 160ؘ–190 заполняются следующими показателями, которые рассчитываются нарастающим итогом с начала года:
- 160 — удержанный НДФЛ;
- 170 — сумма налога, которую не получилось удержать с доходов;
- 180 — излишне удержанный НДФЛ;
- 190 — возвращенная сумма налога.
Поля в разделе 2 формы 6‑НДФЛ для особых случаев
В поле 150 указывается сумма фиксированного авансового платежа, которая зачтена в счет НДФЛ с доходов иностранных сотрудников, работающих по патентам.
В поле 155 — сумма налога на прибыль, удержанная и перечисленная с дивидендов компаниям‑учредителям, подлежащая зачету при расчете налога физлиц‑резидентов — учредителей таких компаний.
Приложение к годовой форме 6‑НДФЛ «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
Справка‑приложение к расчету (бывшая 2‑НДФЛ) заполняется отдельно по каждому физлицу, которое получало облагаемый доход, и только в составе годового 6‑НДФЛ. Также справка понадобится при ликвидации/реорганизации компании. Разделы 1 и 2 формы 6‑НДФЛ заполняются по всем физическим лицам компании (ИП) в каждом отчете: и ежеквартально в течение года, и по итогам отчетного года.
В шапке справки указываются:
- Уникальный номер, который присваивается каждой справке самой компанией (ИП).
- Номер корректировки: для первичной справки — «00», для корректирующей справки — «01», «02» и далее, для аннулирующей — «99».
После короткой шапки в справке идут 4 раздела и приложение со сведениями о доходах и вычетах по месяцам отчетного года.
Раздел 1 справки
В первом разделе справки, которую вы заполняете в составе годового отчета 6‑НДФЛ, отражаются:
- ИНН и ФИО физлица, по которому заполняете справку.
- Статус налогоплательщика: «1» — резидент, «2» — нерезидент, «3» — высококвалифицированный специалист. Полный перечень кодов смотрите в п. 5.4 раздела 5 Порядка заполнения 6‑НДФЛ.
- Дата рождения физлица.
- Код страны гражданства. Например: «643» — Россия. Полный перечень кодов смотрите в классификаторе стран мира (ОКСМ).
- Код вида документа, удостоверяющего личность. Например: «21» — российский паспорт, «10» — паспорт иностранца. Перечень с кодами всех возможных подтверждающих документов приведены в приложении № 5 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ. Также указываются номер и серия документа.
Раздел 2 справки
Во втором разделе справки заполняются:
- Ставка НДФЛ.
- КБК.
- Общая сумма полученного дохода без учета вычетов.
- Налоговая база, с которой исчислялся НДФЛ. Это общая сумма дохода, уменьшенная на вычеты. Если у работника сумма вычетов больше общей суммы полученного дохода, то в поле «Налоговая база» укажите «0.00».
Далее идут сведения непосредственно о налоге:
- Исчисленный НДФЛ.
- Удержанный НДФЛ.
- Фиксированные авансовые платежи по НДФЛ физлица‑иностранца, который работает по патенту, зачтенные в счет НДФЛ.
- Налог на прибыль с дивидендов компаниям‑учредителям, подлежащий зачету при расчете налога физлица‑резидента — учредителя такой компании.
- Перечисленный в бюджет НДФЛ.
- НДФЛ, который излишне удержали, а также переплата по налогу из‑за изменения налогового статуса сотрудника.
Раздел 3 справки
В третьем разделе справки — информация по налоговым вычетам — стандартным, социальным и имущественным.
По каждому вычету приводится код вычета и сумма. Например, «126» — стандартный вычет на первого ребенка, «311» — имущественный вычет на покупку жилья, «324» — социальный вычет на лечение. Полный перечень кодов налоговых вычетов содержится в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ‑7‑11/387@. Если вычетов не было, оставьте поля пустыми.
Также укажите код вида уведомления, выданного ИФНС для получения вычета через работодателя, и реквизиты уведомления: его номер, дату выдачи и код налоговой, которая выдала документ.
Возможных кодов вида уведомления три:
- «1» — на имущественный вычет;
- «2» — на социальный;
- «3» — на фиксированные авансовые платежи (актуально для иностранцев, работающих по патенту).
Если от физлица не было уведомлений, оставьте поля пустыми.
Если в справку не получилось вписать все вычеты, то есть не хватило строк, то заполните второй лист справки. А именно такие реквизиты и разделы: «Номер справки», «Номер корректировки», раздел 3, а также ИНН, КПП работодателя и номер страницы. В остальных полях будут прочерки.
Раздел 4 справки
В последнем разделе справки показываются:
- сумма полученного дохода, с которого компания или ИП не смогли удержать НДФЛ;
- сумма неудержанного налога.
Приложение к справке
В приложении к справке отражаются:
- Уникальный номер справки.
- Ставка НДФЛ.
- КБК.
- Месяц получения дохода (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т. п.).
- Код дохода. Например, «2000» — зарплата, «2300» — больничные, «2010» — выплаты по ГПД. Коды видов доходов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ‑7‑11/387@ (Приложение № 1).
- Сумма дохода в указанном месяце.
- Код вычета.
- Сумма вычета в указанном месяце.
Новая форма 6‑НДФЛ с 2023 года: образец заполнения
Рассмотрим два примера. Общий для них сложный момент — понять, как отражать в новом отчете зарплату за декабрь прошлого года. В кейсах мы пояснили этот момент. Также разобраться с этим поможет наша другая статья — о том, как отражать в 6-НДФЛ в 2023 году зарплату за декабрь 2022.
Пример № 1. Зарплата выдается 5 и 20 числа
День выплаты зарплаты за декабрь 2022 выпал в компании на выходные, поэтому компания выплатила ее в последний рабочий день перед новым годом — 30 декабря 2022. Срок перечисления НДФЛ с зарплаты за декабрь 2022 — 9 января 2023, но весь доход и налог с зарплаты за декабрь компания отразила в 6‑НДФЛ за 2022 год. В таком случае в отчете за 1 квартал 2023 отражаются только доходы 2023 года и налог с них.
В первом квартале 2023 компания с учетом выходных делала выплаты 12 работникам по следующему графику.
В отчетный период с 1 по 22 января (по первому сроку перечисления налога):
- 20 января (аванс за январь) — 300 000 руб.
В отчетный период с 23 января по 22 февраля (по второму сроку перечисления налога):
- 3 февраля (окончательный расчет за январь) — 300 000 руб.;
- 20 февраля (аванс за февраль) — 300 000 руб.;
В отчетный период с 23 февраля по 22 марта (по третьему сроку перечисления налога):
- 3 марта (окончательный расчет за февраль) — 300 000 руб.;
- 20 марта (аванс за март) — 300 000 руб.
Также компания представляла трем работникам вычеты на первого ребенка ежемесячно при выплате зарплаты за первую часть месяца, то есть 20 числа каждого месяца.
Данные для заполнения отчета за 1 квартал 2023
| Отчетный период | Доход, руб. | Вычеты, руб. | НДФЛ с учетом вычетов, руб. |
|---|---|---|---|
| Первый (01.01–22.01) | 300 000 (20.01) |
4 200 | 38 454 |
| Итого по первому сроку | 300 000 | 4 200 | 38 454 |
| Второй (23.01–22.02) | 300 000 (03.02) |
– | 39 000 |
| 300 000 (20.02) |
4 200 | 38 454 | |
| Итого по второму сроку | 600 000 | 4 200 | 77 454 |
| Третий (23.02–22.03) | 300 000 (03.03) |
– | 39 000 |
| 300 000 (20.03) |
4 200 | 38 454 | |
| Итого по третьему сроку | 600 000 | 4 200 | 77 454 |
| Итого за 1 квартал | 1 500 000 | 12 600 | 193 362 |
Заполнение отчета за полугодие 2023
Во втором квартале 2023 компания с учетом выходных делала выплаты по следующему графику.
В период с 1 апреля по 22 апреля (по первому сроку перечисления налога):
5 апреля (окончательный расчет за март) — 300 000 руб.;
20 апреля (аванс за апрель) — 300 000 руб.
В отчетный период с 23 апреля по 22 мая (по второму сроку перечисления налога):
5 мая (окончательный расчет за апрель) — 300 000 руб.;
19 мая (аванс за май) — 300 000 руб.
В отчетный период с 23 мая по 22 июня (по третьему сроку перечисления налога):
5 июня (окончательный расчет за май) — 300 000 руб.;
20 июня (аванс за июнь) — 300 000 руб.
Все эти суммы / НДФЛ с них попадут в разделы 1 и 2 отчета за полугодие. Причем в разделе 1 отчета за полугодие будет фигурировать НДФЛ только с этих сумм, без учета налога с выплат, которые были в 1 квартале. В раздел 2 формы за полугодие включаются все суммы, которые показали в отчете за 1 квартал. А также суммы, уплаченные во втором квартале / НДФЛ с них.
Пример № 2. Зарплата выдается 10 и 25 числа
Зарплату за декабрь 2022 компания выплатила 10 января 2023. В таком случае вторая часть декабрьской зарплаты и НДФЛ с нее попадут в 6‑НДФЛ за 1 квартал 2023. Также в отчет за 1 квартал нужно включить НДФЛ, удержанный в январе с зарплаты за первую половину декабря. В нашем примере НДФЛ с аванса за декабрь равен 40 000 ₽. Строки 140 и 160 формы 6‑НДФЛ не совпадут на эту сумму, так как исчислен этот налог был в декабре. Исчисленный с декабрьского аванса НДФЛ в сумме 40 000 ₽ компания показала в разделе 2 отчета за 2022 год, а удержанный налог покажет в разделе 2 отчета за 1 квартал 2023. Также этот НДФЛ нужно включить при расчете показателей для полей 020 и 021 раздела 1.
В первом квартале 2023 компания с учетом выходных и праздника 23 февраля делала выплаты 12 работникам по следующему графику.
В отчетный период с 1 по 22 января (по первому сроку перечисления налога):
- 10 января (окончательный расчет за декабрь 2022) — 300 000 руб.
В отчетный период с 23 января по 22 февраля (по второму сроку перечисления налога):
- 25 января (аванс за январь) — 300 000 руб.;
- 10 февраля (окончательный расчет за январь) — 300 000 руб.;
- 22 февраля (аванс за февраль) — 300 000 руб.
В отчетный период с 23 февраля по 22 марта (по третьему сроку перечисления налога):
- 10 марта (окончательный расчет за февраль) — 300 000 руб.
В период с 23 по 31 марта:
- 24 марта (аванс за март) — 300 000 руб.
НДФЛ с суммы, выплаченной 24 марта, не попадет в раздел 1 отчета за 1 квартал. В первоквартальном отчете в разделе 1 отражаются суммы, которые подлежат перечислению в январе — марте, а эта сумма подлежит перечислению в бюджет по сроку 28 апреля. Компания отразит НДФЛ с этой выплаты в разделе 1 в отчете за полугодие. Раздел 2 отчета заполняется нарастающим итогом с начала года. В отчете за 1 квартал во втором разделе показываются доходы, выплаченные с 1 января по 31 марта, поэтому последняя мартовская выплата попадает в раздел 2 отчета за 1 квартал, как и НДФЛ с нее.
Также компания представляла трем работникам вычеты на первого ребенка ежемесячно при выплате зарплаты за первую часть месяца, то есть 25 числа каждого месяца.
6-НДФЛ за первое полугодие 2023 года: важные нюансы для бухгалтера
Не позже 25 июля нужно сдать 6-НДФЛ за полугодие. Форма и порядок заполнения расчета не изменились. Однако эта отчетность часто вызывает сложности. Неясно, к примеру, как отразить выплаты за период с 23 по 30 июня? Нужно ли их включать в строку 110? Об этом и не только расскажем в нашем обзоре.
Кто и куда сдает 6-НДФЛ
Отчет за полугодие 2023 года нужно сдать в свою налоговую. Обычно его направляют по ТКС.
Если у организации есть несколько обособленных подразделений, при отправке 6-НДФЛ можно выбрать, куда его подавать. При закрытии подразделения нужно учесть ряд особенностей.
Форма 6-НДФЛ
Расчет за полугодие заполните и сдайте по утвержденной форме.
Напомним: новый бланк 6-НДФЛ действует с отчетности за I квартал 2023 года.
Срок сдачи 6-НДФЛ за полугодие 2023 года
Расчет направьте не позднее 25 июля.
Правила заполнения 6-НДФЛ
В расчете за полугодие 2023 года заполните титульный лист, разделы 1 и 2. Включать в отчет справку о доходах и суммах НДФЛ не нужно. Ее вы заполняете только при составлении расчета за год отдельно по каждому физлицу, которое получило от вас доходы.
Код отчетного периода в 6-НДФЛ укажите 31.
По каждому ОКТМО заполните отдельный расчет 6-НДФЛ. Так, если у компании есть обособленное подразделение в другом городе, ей нужно заполнить отдельно расчет по головной организации и по подразделению.
Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за полугодие 2023 года
В разделе 1 расчета укажите НДФЛ, который вы должны перечислить за период с 23 марта по 22 июня, а также возвращенный во II квартале налог.
Обратите внимание: если вы удержали НДФЛ, но срок его уплаты наступит только в III квартале, в разделе 1 отчетности за полугодие налог не отражайте. Его нужно включить в раздел 1 расчета за 9 месяцев.
К примеру, аванс выплатили 23 июня, срок уплаты НДФЛ – 28 июля, значит в разделе 1 расчета за полугодие налог не показывайте, его нужно отразить в отчетности за 9 месяцев.
Укажите в данном разделе:
- в поле 020 — общий НДФЛ по всем физлицам, который нужно перечислить с апреля по июнь;
- в полях 021 – 023 — налог с разбивкой по первому, второму и третьему срокам уплаты за II квартал. Например, в поле 021 нужно указать данные за промежуток с 23 марта по 22 апреля 2023 года со сроком уплаты 28 апреля.
Поле 024 заполнять не нужно, показатели полей 021 – 024 должны соответствовать данным поля 020.
Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ за полугодие 2023 года
В раздел 2 расчета включите доходы, вычеты, а также исчисленный и удержанный налог за период с 1 января по 30 июня 2023 года нарастающим итогом. Так, укажите:
- в поле 100 — ставку, по которой исчислили налог (к примеру, 13);
- в поле 110 — доходы по всем физлицам, которые вы выплатили в I полугодии 2023 года (зарплата, отпускные, больничные, матпомощь, выплаты физлицам по ГПД и др.). Уменьшать их на налог и вычеты не нужно;
- в поле 112 — все доходы по трудовым договорам, в том числе премии, компенсации за неиспользованные отпуска;
- в поле 130 — вычеты по НДФЛ с начала года, в том числе стандартные, имущественные и социальные. Учтите: приводить имущественные вычеты отдельно в разделе 2 расчета не нужно;
- в поле 140 — исчисленный НДФЛ по ставке из поля 100 за I полугодие 2023 года. Срок уплаты налога значения не имеет;
- в поле 160 — НДФЛ, который удержали с начала года;
- в поле 170 — налог, который нельзя удержать до конца 2023 года (к примеру, если был доход в натуральной форме и нет денежных выплат);
- в поле 180 — излишне удержанный НДФЛ;
- в поле 190 — налог, который вы вернули физлицам с начала года.
При отражении в расчете различных выплат часто возникают вопросы. Так, бывает неясно, как отразить переходящие доходы. К примеру, если вы выплатили аванс или зарплату с 23 по 30 июня 2023 года, то их нужно отразить в разделе 2 расчета за полугодие. А вот переходящую зарплату за июнь, перечисленную в июле, в отчет за полугодие не включайте. Эту выплату и налог с нее вы покажете в отчетности за 9 месяцев.
Напомним: если зарплату за вторую половину декабря 2022 года вы перечислили в январе, то она также должна войти в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Как проверить 6-НДФЛ
Расчет за полугодие 2023 года рекомендуем проверить по контрольным соотношениям (КС). К примеру, можно сверить данные внутри 6-НДФЛ, а также проверить уплату налога.
Учтите: КС 1.26 используйте только при проверке годового расчета. Кроме того, больше не нужно применять междокументные КС 2.2 и 3.1.
Как корректировать ошибки в 6-НДФЛ
Если уже после сдачи расчета вы обнаружили ошибки или забыли указать данные, подайте уточненный 6-НДФЛ. Сделать это лучше как можно раньше, пока ошибку не выявила инспекция. Так можно избежать штрафа.
При корректировке ошибок в КПП или ОКТМО учтите некоторые особенности.
Нулевая форма 6-НДФЛ
Подавать нулевой расчет за полугодие 2023 года не нужно. Если с января по июнь начислений и выплат, с которых нужно платить налог, не было, вы не налоговый агент. Однако рекомендуем уведомить инспекцию о том, что вы не будете сдавать 6-НДФЛ, и указать причину. Иначе могут оштрафовать и заблокировать счета.
Как бюджетная организация заполняет и сдает форму 6-НДФЛ
Бюджетные организации заполняют и подают 6-НДФЛ за полугодие 2023 года в том же порядке, что и коммерческие. Однако есть особенности.
К примеру, в полях 141 и 155, где отражают данные о дивидендах, нужно указать «0», так как бюджетные организации дивиденды не платят.
Образцы заполнения 6-НДФЛ
- Образец заполнения расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года
- Образец заполнения учреждением расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года
Отчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года
Все работодатели являются налоговыми агентами по НДФЛ, а потому должны сдавать соответствующую отчетность. До 25 апреля требуется подать форму 6-НДФЛ по итогам 1 квартала, для чего надо использовать новый бланк документа.
Новый порядок расчета НДФЛ
С 2023 года налогоплательщики перечисляют бюджетные платежи на ЕНС через единый налоговый платеж. Срок перечисления — не позже 28-го числа после отчетного периода. Для расчета НДФЛ с зарплаты отчетным периодом является месяц. Расчет НДФЛ теперь нужно производить при каждом факте выплаты денег в счет зарплаты, т.е. налог также нужно считать и с авансов.
За 1 квартал работодатели отчитываются по выплатам, которые произвели:
- с 01.01. по 22.01.;
- с 23.01. по 22.02.;
- с 23.02. по 22.03.
6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года сдается в ИФНС по форме, регламентированной Приказом ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@ (в ред. от 29.09.2022 г.).
В новом бланке отчета:
- титульный лист с названием работодателя и его реквизитами;
- раздел 1 со сведениями об обязательствах работодателя;
- раздел 2 со сведениями о рассчитанных и уплаченных суммах;
- приложение 1 — справка о зарплате и удержаниях с сотрудников.
В основном корректировки внесли только в раздел 1 — не требуется фиксировать срок уплаты НДФЛ, т.к. он единый для всех работодателей с 2023 года. Добавили дополнительные строки — теперь они с 021 до 024, и в них фиксируются суммы уплаты НДФЛ по периодам начисления зарплаты. Строка 024 заполняет только в годовом отчете.
Кроме того, изменили наименование итоговой строки 020, а также поменяли штрихкоды отчета.
В поле 020 общей суммой указывается размер НДФЛ по всем сотрудникам за первые 3 месяца 2023 года. Сумма по данной графе должна быть равна сумме строк 021-024.
6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года
Отчет заполняется на основании информации о зарплате, авансах, больничных, отпускных, которые фактически выплачены работникам, а также суммах рассчитанного НДФЛ и предоставленных вычетов. В отчете нужно указать реквизиты работодателя. Показатели должны соответствовать сведениям налогового учета. Если выплаты отсутствуют, нужно ставить ноль.
В 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года указывается информация о работодателе на титульном листе, затем заполняются первый и второй разделы. Приложение нужно заполнять только в годовом отчете.
Требуется учитывать разные ставки НДФЛ — для резидентов 13% и для нерезидентов 30%. Кроме того, нужно указывать соответствующий КБК из Письма ФНС от 06.04.2021 г. № БС-4-11/4577@.
Раздел 1
В нем по строке 020 проставляют суммарный НДФЛ, который требуется заплатить за 1 квартал. Детализацию суммы указывают в строках 021-024:
- 021 — период удержания НДФЛ с 01.01. по 22.01.;
- 022 — период удержания НДФЛ с 23.01. по 22.02.;
- 023 — период удержания НДФЛ с 23.02. по 22.03.
НДФЛ, исчисленный и уплаченный после 22.03., будет указан в отчете за полугодие. С 2023 года работодатели обязаны рассчитывать и удерживать налог с фактически выплаченных сотрудникам авансов (п. 1 ст. 223 НК).
Аналогично действуют с отпускными, больничными и иными выплатами, т.е. надо отражать выплату в соответствующем месяце.
Теперь отчитываться нужно по факту выплаты сотруднику, а не по начислению. В письмах ФНС от 11.01.2023 г. № ЗГ-3-11/125@ и от 19.01.2023 г. № БС-4-11/517@ сказано, что когда зарплата начислена в декабре, а выплачена в январе, ее нужно показывать в 6-НДФЛ за первый квартал. Аналогично и с НДФЛ по ней.
Раздел 2
В нем указывается информация за весь квартал, а не только по 22.03. В разделе указываются общие сведения по всем работникам в разрезе фактически выплаченных им доходов и уплаченных сумм НДФЛ. Данные указывают нарастающим итогом с начала года. Здесь же нужно указывать сведения по работникам на ГПХ договорах.
Заполнение строк раздела 2:
- 110 — зарплата, премии, авансы, отпускные, больничные по всем работникам;
- 140 — исчисленный и уплаченный НДФЛ по всем работникам с начала года нарастающим итогом;
- 160 — общий НДФЛ, удержанный в 1 квартале (может не совпадать со строкой 140, если часть выплаты была в натуральном выражении);
- 170 — НДФЛ, который невозможно удержать до конца 2023 года (к примеру, с подарка);
- 180 — излишне уплаченный НДФЛ, который можно вернуть только в 2024 году.
При заполнении 6-НДФЛ можно ориентироваться на разъяснения из Письма ФНС от 06.03.2023 г. № ЗГ-3-11/3160@. Контрольные соотношения требуется проверять на основании Письма ФНС от 18.02.2022 г. № БС-4-11/1981@. Нужно учесть, что часть из них уже нельзя применять из-за ввода ЕНС.
Сроки и форма сдачи 6-НДФЛ
6-НДФЛ нужно сдавать в ИФНС по месту регистрации. Отчет можно подавать в бумажном виде при численности работников до 10 человек включительно. Если больше — только в электронном виде через оператора ЭДО, подписав документ электронной подписью.
С 2023 года действуют новые сроки сдачи 6-НДФЛ — до 25-го числа месяца после отчетного квартала (п. 2 ст. 230 НК). Дата сдачи отчета в ИФНС:
- число и время, которые отмечены оператором ЭДО в качестве подтверждения;
- отметка инспектора ИФНС при сдаче отчета лично или через представителя;
- число и время отправки заказного письма с описью вложения.
При несдаче или несвоевременной сдаче отчета применяется административная ответственность по КоАП и п. 1.2. ст. 126 НК. Штраф составляет 1 тыс .руб. за каждый месяц просрочки. Также ИФНС может заблокировать расчетный счет до выполнения работодателем обязанности по сдаче отчета.
1С-Отчетность
Электронная отчетность во все госорганы прямо из 1С
- Бесплатно для пользователей 1С:ИТС ПРОФ
- Встроен в 1С. Знакомый интерфейс и отчеты в 1 клик
- Все госорганы без доплат. ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, ФСРАР, РПН, ФТС, Банк России
- Выгрузки ЕГРЮЛ. Неограниченное кол-во официальных выписок
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Правила заполнения и сдачи 6‑НДФЛ в 2023 году
Сдавать нужно все разделы отчета, но справка-приложение прикладывается только к годовому 6-НДФЛ.
Расчет заполняется отдельно по каждому коду ОКТМО. Если у организации есть обособленные подразделения в других городах, то она заполняет отдельно расчеты по головному подразделению и по ним.
Если НДФЛ удерживался по нескольким ставкам, то разделы 1 и 2 заполняются отдельно для каждой ставки.
На всех листах расчета заполняются ИНН — КПП организации (ИНН для ИП).
По заполнению 6-НДФЛ есть единый утвержденный порядок. Рассмотрим правила для титульного листа, обоих разделов и приложения.
Шаг 1. Заполняем титульный лист
Порядок заполнения титульного листа 6-НДФЛ почти ничем не отличается от других форм:
- укажите ИНН и КПП (предприниматели в поле КПП ставят прочерк);
- номер корректировки «0—» для первичного отчета, а для уточненок «1—», «2—» и так далее по порядку;
- отчетный период: 21 — квартал, 31 — полугодие, 33 — девять месяцев, 34 — год. Если отчет подается при реорганизации, ликвидации ООО или снятии с учета ИП, то коды отличаются;
- календарный год — 2023 или другой год, за который подаете расчет;
- код налогового органа;
- код места представления «По месту нахождения (учета)»: 214 — по месту учета российской организации, 120 — по месту жительства ИП;
- наименование организации или ФИО ИП в строке «налоговый агент»;
- код ОКТМО;
- номер телефона;
- количество страниц в расчете.
Заключительный раздел « Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» содержит ФИО руководителя налогового агента или его уполномоченного представителя. Для представителя дополнительно указываются данные доверенности.
Шаг 2. Заполняем раздел 1 отчета 6-НДФЛ
В раздел 1 входят общие данные по всем получателям выплат. Нужно указать, сколько налога было удержано в последние три периода по НДФЛ. Аналогично указывается информация о суммах налога, возвращенных физлицам.
Для каждого КБК заполняется свой раздел 1.
В строке 010 указываем код бюджетной классификации (КБК), на который будете перечислять налог. Обратите внимание, что они отличаются для стандартной ставки 13 % и повышенной ставки 15 %.
В строках 020-024 указываем информацию о сумме НДФЛ, подлежащей перечислению за последние три месяца отчетного периода. Ее надо распределить по срокам перечисления (строки 021-024). В каждый срок была перечислена определенная сумма налога — ее укажите в соответствующей строке. Сумма из строки 020 должна быть равна сумме строк 021-024.
Вот как будут заполнены строки 021-024 по срокам уплаты во всех периодах:
| Строки | Первый квартал | Полугодие | Девять месяцев | Год |
|---|---|---|---|---|
| 021 | За период с 1 по 22 января | За 23 марта — 22 апреля | За 23 июня — 22 июля | За 23 сентября — 22 октября |
| 022 | За 23 января — 22 февраля | За 23 апреля — 22 мая | За 23 июля — 22 августа | За 23 октября — 22 ноября |
| 023 | За 23 февраля — 22 марта | За 23 мая — 22 июня | За 23 августа — 22 сентября | За 23 ноября — 22 декабря |
| 024 | Не заполняется | За 23 декабря — 31 декабря | ||
В строках 030-032 указываем сведения о возвращенных физлицам суммах НДФЛ. В строке 031 укажите дату, в которую перечислили налог физлицу, в строке 032 — сумму возврата. Общая сумма НДФЛ, возвращенного в последние три месяца, указывается в строке 030. Она должна быть равна сумме всех полей 032.
Если на одной странице раздела 1 оказалось недостаточно строк 031-032, дополните отчет еще одной страницей. При этом поле 030 для каждого КБК должно быть заполнено только на первой странице.
Шаг 3. Заполняем Раздел 2 отчета 6-НДФЛ
В разделе 2 укажите обобщенные по всем физлицам суммы дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ. Этот раздел заполняется нарастающим итогом — за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Отдельный раздел 2 необходимо заполнить для каждой применяемой ставки НДФЛ и для каждого КБК.
В строке 100 указываем ставку НДФЛ.
В строке 105 (010) указываем КБК, на который будем перечислять налог.
В строке 110 указываем сумму начисленного дохода с начала года, в том числе в строке 111 — сумму начисленных дивидендов, в строке 112 — выплаты по трудовым договорам (зарплата, премии, отпускные, компенсации, больничные за первые три дня и пр.), в строке 113 — выплаты по гражданско-правовым договорам, в строке 115 — сумма выплат высококвалифицированным специалистам из строк 112 и 113. Сумма строк 111-113 не обязательно должна быть равна строке 110;
В строке 120 указываем количество физлиц, в пользу которых были выплаты в отчетном периоде. Если сотрудника в течение года увольняли и снова принимали, число не корректируется. Обратите внимание, что число в поле 120 должно быть равно количеству разделов 2 справок о доходах к 6-НДФЛ по соответствующей ставке.
В новой строке 121 выделите из строки 120 количество высококвалифицированных специалистов.
В строке 130 указываем сумму налоговых вычетов по всем сотрудникам, включая суммы, уменьшающие налоговую базу по ст. 217 НК РФ, например, 4000 рублей для подарков сотрудникам и матпомощи;
В строке 140 — сумму исчисленного НДФЛ, в том числе в строке 141 — сумму НДФЛ с дивидендов, в строке 142 — НДФЛ с доходов высококвалифицированных специалистов;
В строке 150 — сумму фиксированных авансовых платежей, на которые была уменьшена сумма исчисленного налога с доходов иностранцев с патентом;
В строке 155 — сумма налога на прибыль с дивидендов в пользу организации-налогового агента, который зачтен в счет НДФЛ;
В строке 160 показываем общую сумму удержанного налога, а в строке 170 отмечаем сумму, которую удержать не смогли, например при выплате дохода в натуральной форме;
В строке 180 покажите сумму НДФЛ, которую удержали с сотрудников излишне. Например, если по ошибке не предоставили вычет.
В строке 190 указываем сумму, которую вернули сотрудникам по ст. 231 НК РФ с начала года.
Шаг 4. Заполняем приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
Приложение № 1 входит только в годовой расчет 6-НДФЛ. Первый раз его нужно было заполнить по итогам 2021 года и подать в налоговую до 1 марта 2022 года вместе с другими разделами расчета. В начале укажите номер справки и при необходимости номер корректировки сведений.
В разделе 1 пишем данные о получателе дохода: ФИО, ИНН, статус, дату рождения, гражданство;
В разделе 2 заполняем информацию о доходах и НДФЛ по итогам года. Вписываем общую сумму дохода без вычетов и удержаний, затем исключаем вычеты, рассчитываем НДФЛ и указываем суммы удержанного, перечисленного и излишне удержанного налога;
В разделе 3 прописываем информацию о стандартных, социальных и имущественных вычетах: код и сумму вычета, а затем данные налоговых уведомлений.
В разделе 4 придется что-то писать, только если налог не был удержан. Укажите сумму дохода, с которого не удержали НДФЛ, и сумму неудержанного налога.
Приложение к справке. Оно тоже заполняется по каждой ставке налога и каждому КБК отдельно. Укажите месяц получения дохода, код дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 и его сумму. В следующую строку пишите код вычета из приложения 2 к тому же приказу и его сумму. Напомним, что социальные, стандартные и имущественные вычеты мы уже учли в разделе 3, поэтому тут их суммы не указываются.
6-НДФЛ и другие отчеты можно сдавать в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета, начисления зарплаты и отправки отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.