Как выглядит электронная трудовая книжка

Как выглядит электронная трудовая книжка

С 2020 года предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде. Работник вправе оставить ведение бумажного варианта документа или отказаться от него, перейдя на электронную ТК. Независимо от выбора сотрудника в базу СФР (ранее — ПФР) поступают сведения, формирующие его электронную трудовую книжку с 2020 г. Как выглядит документ, где его можно увидеть и получить – расскажем об этом в нашем материале.

• Кто будет вести электронную трудовую книжку
• Как выглядит электронная трудовая книжка
• Форма электронной трудовой книжки для работодателей
• Электронная трудовая книжка 2023: как выглядит форма для работников
• Как получить из СФР сведения из электронной книжки

Кто будет вести электронную трудовую книжку

Законодательство возлагает на СФР (ранее — ПФР) обязанность по хранению сведений о трудовой деятельности всех граждан. Сам Фонд записи о трудовой деятельности не формирует. Все данные поступают от работодателей. Отчитаться компании и ИП, имеющие наемных работников, должны в оговоренные законом сроки.

В 2023 году сведения о приеме и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня, о прочих изменениях сообщают не позже 25 числа следующего месяца. При отсутствии кадровых изменений отчитываться в СФР не нужно.

Каждая запись в электронной книжке создается на основании информации, переданной в Социальный фонд работодателем.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Фактически, электронная трудовая книжка – это сведения о работе, хранящиеся в компьютерной базе СФР. Она содержит такие же данные, что и привычный бумажный экземпляр книжки (за исключением награждений и поощрений). Для всех участников документооборота: работодателей, сотрудников и Социального фонда разработаны свои формы, отражающие информацию о трудоустройстве каждого человека. Сведения в них одни и те же, только каждый работодатель отражает данные по периоду работы именно у него, а СФР формирует записи по всем местам работы человека.

Форма электронной трудовой книжки для работодателей

ИП и компании в 2023 году заполняют для СФР форму ЕФС-1 (утв. Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п ). На каждого сотрудника составляется отдельный документ. В бланке указывается фамилия, имя, отчество, СНИЛС работника, а также сведения о его трудовой деятельности.

Если сотрудников в отчетном месяце 25 и более, отчет передается электронно. Спецоператоры связи уже учли нововведения и дают возможность компаниям заполнить и отправить сведения по утвержденному формату.

У компаний с меньшей численностью есть выбор – они могут предоставить бумажные экземпляры утвержденной формы либо направить отчетность в электронном формате. Скачать бесплатную программу для подготовки сведений можно на официальном сайте СФР.

Электронная трудовая книжка 2023: как выглядит форма для работников

Для передачи сотрудникам Минтруд разработал форму «Сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем» СТД-Р (обновлена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ представляет собой фактически выписку из трудовой книжки. Трудовой кодекс РФ позволяет передавать сотруднику как бумажный документ, так и его электронную форму, подписанную усиленной ЭЦП.

Запросить форму у работодателя можно в любое время. Документ выдается в течение 3-х рабочих дней. В нем будет отражена информация по последнему месту трудоустройства (ст. 66.1 ТК РФ).

В обязательном порядке бланк выдается работнику при увольнении. При невозможности вручения формы сотруднику в день увольнения, СТД-Р нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением (иначе невыдача может расцениваться как нарушение трудовых прав работника).

Как получить из СФР сведения из электронной книжки

По запросу граждан электронная трудовая книжка доступна для просмотра и распечатки. Минтруд предписывает использовать форму СТД-СФР для предоставления гражданам сведений об их трудовой деятельности из информационной базы Социального фонда (Приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н).

Где можно будет получить документ:

• в любом МФЦ;
• в любых отделениях Социального фонда.

Запросить сведения можно и через личный кабинет СФР или портал Госуслуг. Для этого гражданин должен быть авторизован на указанных сайтах.

Итак, как выглядит электронная трудовая книжка? Фото ее представить нельзя, поскольку она не имеет физического носителя, а представляет собой информацию о работе человека в цифровом формате, предоставляемую работодателями и хранящуюся в базе СФР.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как выглядит электронная трудовая книжка и где ее искать – объяснение Пенсионного фонда

Несмотря на то, что с момента введения электронных трудовых книг уже прошло время, вопросы все еще возникают — и у работодателей, и у работников. ПФУ ответил на пять наиболее распространенных.

1. Как выглядит электронная трудовая книжка и на каком ресурсе ее искать?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. В ней отображается вся имеющаяся информация о приобретенном стаже, записи о принятии на работу, переводе, увольнении и т.д.

Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в течение срока, предусмотренного ч. 4 ст. 20 Закона о ЕСВ.

Посмотреть имеющуюся информацию о себе, в частности о страховом стаже, можно на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины в своем личном кабинете.

2. Может ли быть одновременно бумажная и электронная трудовая книжка?

После оцифровки оригинал бумажной трудовой книжки передается на хранение работнику. Если работник изъявит желание, то в бумажную трудовую книжку и в дальнейшем работодатель будет обязан вносить записи о принятии на работу, переводе и увольнении и т.д. параллельно с электронным вариантом трудовой книжки.

Все шаблоны и инструкции по кадровому учету у решении LIGA360:HR-менеджер. Закажите прямо сейчас, чтобы экономить рабочее время.

3. Какую информацию можно просмотреть в личном кабинете?

В личном кабинете застрахованного на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины предоставлена возможность пересмотра данных лица из Реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Для пользователей, определенных в системах Пенсионного фонда Украины как физические лица, при входе по КЭП (квалифицированная электронная подпись) предоставляются все данные, включая персонифицированные (ФИО, дата рождения, пол, данные паспорта), данные о заработной плате, страховом стаже, пенсии (для пенсионеров), электронную трудовую книжку, данные о периодах временной потери трудоспособности, документы лица, отправленные запросы и обращения и информация об их обработке и т.д.

При входе по логину и паролю (без КЭП) для просмотра предоставляются деперсонализированные данные.

4. Какие данные можно посмотреть страхователю?

После регистрации в кабинете страхователя для работодателя в разделе «Страхувальникам» открываются возможности для:

— просмотра отчетных сведений страхователя;

— запроса на подготовку бумажных документов;

— отправки обращения (вопросов, предложений, жалоб, ходатайств);

— получения данных страхователя из Единого реестра страхователей;

— просмотра всех своих обращений в органы Пенсионного фонда Украины;

— отправки запроса на получение электронных документов;

— получения данных из Электронного реестра листков нетрудоспособности сотрудников.

5. К электронной трудовой книжке имеет доступ только работодатель? Может ли работник контролировать, как вносит работодатель в нее записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрении и наградах за успехи в работе?

В личном кабинете застрахованного на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины застрахованному лицу предоставлена возможность просматривать информацию, имеющуюся в электронной трудовой книжке.

Чтобы минимизировать кадровые риски, необходима слаженная работа HR-департамента. Самая эффективная работа команд доступна на ІТ-платформе LIGA360. Получите максимальный функционал продуктов ЛІГА:ЗАКОН для удобной работы HR-отдела, совместно принимайте решения и оценивайте риски, обменивайтесь документами и новостями. Закажите презентацию LIGA360 прямо сегодня. Только до 25 ноября получите специальное предложение для корпоративного решения LIGA360 к 30-летию LIGA ZAKON.

1. Главная /
2. Новости /
3. Как выглядит электронная трудовая книжка и где ее искать – объяснение Пенсионного фонда /

Электронная трудовая книжка: что это такое и как ее завести

С января 2020 года вступил в силу закон о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Разберемся, в чем особенности этого нововведения.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.

В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

• Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
• В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
• Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
• Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
• Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
• Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
• Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
• Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
• Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
• Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:

• Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
• Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
• Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.

Как осуществляется переход работника на ЭТК?

Переходить ли на ЭТК — добровольный выбор каждого сотрудника. Работодатели обязаны письменно оповестить работников о возможности перехода до 31 октября 2020 года. Свой выбор работающие граждане должны сделать до 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник выбирает электронный формат, бумажную трудовую ему выдадут на руки. При этом документ не теряет своей значимости, и его обязательно нужно сохранить, так как в ЭТК будут содержаться сведения только с 2020 года. Следует иметь в виду, что в случае отказа от бумажной ТК, изменить свое решение работник уже не сможет.

Форма заявления на электронную трудовую книжку свободная. Оно может выглядеть, например, так:

Выбор работника будет учтен в базе данных, чтобы о нем был осведомлен ПФР, а также будущий работодатель.

Также у работника есть возможность сообщить работодателю, что он желает оставить бумажную трудовую книжку. Тогда в отделе кадров в соответствии с новыми федеральными законами от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ будут заполнять как электронную форму, так и продолжать вносить записи в бумажный документ вручную.

Если работник решил оставить бумажную ТК, ему следует написать заявление по такому образцу:

При новом трудоустройстве право сотрудника на ведение бумажной ТК сохранится. Если работник передумает, он всегда сможет перейти на электронный формат, написав заявление работодателю по основному месту работы.

Если работник не определится с выбором и не подаст письменного заявления в отдел кадров своей организации, за ним сохранится бумажная трудовая книжка.

Однако тем, кто впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажные трудовые заводить уже не будут.

Как работнику получить сведения из ЭТК?

Электронная трудовая книжка выглядит как выписка по форме СЗИ-ТД.

Каждый работающий гражданин вправе в нужный момент в течение трех дней получить по месту своей профессиональной деятельности сведения о работе, которые представляют собой выписку из электронной трудовой книжки. При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему этот документ в день увольнения.

При приеме на работу сотрудник, который решил оставить бумажную трудовую, предъявляет новому работодателю ее, а все, кто ранее писал заявления о выборе ЭТК, предоставляют по новому месту работы выписку по указанной выше форме.

Кроме получения сведений у работодателя по последнему месту работы в бумажном виде или электронной форме (если у работодателя имеется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись), можно получить информацию о своей трудовой деятельности другими способами:

• В МФЦ (многофункциональном центре, где предоставляются государственные и муниципальные услуги) документ выдается на бумажном носителе.
• В территориальном органе Пенсионного фонда РФ есть возможность получения ЭТК как в форме бумажного, так и электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.
• Авторизовавшись в своем личном кабинете на портале госуслуг и подав соответствующую заявку, работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в виде электронного документа, который будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Неважно, каким образом вы запросите нужные сведения из данной системы, в любом случае полученная выписка как на бумажном носителе, так и предоставленная в электронном виде будет являться полным аналогом трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка: как она выглядит?

Вопросе решен: с 2020 года начинается переход на электронные трудовые книжки. Новости про это уже облетели все СМИ. Но многих волнует вполне логичный вопрос – как выглядит электронная трудовая книжка? Придем пример и фото.

• Выписка из электронной книжки СЗИ-ТД
• Как работодателю перейти на электронные трудовые

Внедрение электронных трудовых книжек: этапы

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 г. При этом те, у кого есть бумажная трудовая книжка, могут в течение 2020 года подать своему работодателю заявление о том, что они хотят сохранить бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель должен будет одновременно вести электронную трудовую книжку и вносить записи в бумажную книжку.

Если работник не подаст такое заявление работодателю, то в конце 2020 года работодатель выдаст бумажную книжку на руки работнику. А с 2021 года будет вести только электронную трудовую книжку.

А вот те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, вообще не увидят бумажных трудовых книжек. На них сразу будут заводиться электронные книжки.

С 1 января 2020 года работодатели должны будут представлять в ПФР сведения для электронной трудовой книжки.

Также см.

Электронный формат трудовой книжки

Электронный формат трудовой книжки предусматривает, что при приеме на работу человек должен будет предъявлять бумажную трудовую книжку, только если она есть у него в наличии. Тот, кто ранее подал заявление о выборе электронных сведений о трудовой деятельности, обязан при приеме на работу представить выписку из своей электронной трудовой. Сведения в электронном формаате можно будет получить:

• у работодателя по последнему месту работы на бумаге;
• в МФЦ;
• в отделении ПФР;
• через портал госуслуг.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Далее расскажем про образец электронной трудовой книжки.

Работодатели сейчас выдают копии трудовых книжек по запросам сотрудников. Например, чтобы работник мог получить кредит. При увольнении работник получает оригинал бумажного документа. Также выдать оригинал книжки надо, если сотрудник оформляет пенсию.

Если ведется электронная трудовая книжка, то порядок будет другим. Каждый сотрудник сможет в любой момент в течение трех дней получить у своего работодателя сведения о работе — выписку из электронной трудовой. Если работник увольняется, то выписку надо будет предоставить ему непосредственно в день увольнения. Планируют, что такую выписку со сведениями будут выдавать по форме СЗИ-ТД.

• выписка из электронной базы данных – это и есть электронная трудовая книжка.
• как выглядит электронная трудовая книжка? Она выглядит в виде выписка по форме СЗИ-ТД.

• Предыдущая запись
• Следующая запись